融创档案管理制度

PAGE融创档案管理制度一、总则（一）目的为加强融创档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于融创公司总部及各下属子公司、分公司、项目部等所有部门和员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的完整性。4.规范性原则：档案管理工作应严格按照国家有关法律法规和行业标准进行，确保档案管理工作的规范化和标准化。5.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和业务规范，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司的档案资料。3.指导和监督公司各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训和考核。4.开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.参与公司重大活动和项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。6.定期对公司档案进行清查和盘点，确保档案的安全。（二）各部门职责1.各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.兼职档案员应接受档案管理部门的业务指导和培训，严格按照档案管理规定开展工作。3.各部门应积极配合档案管理部门的工作，及时将本部门形成的档案资料移交档案管理部门，并确保档案资料的真实、完整和准确。（三）员工职责1.员工应遵守公司档案管理制度，妥善保管和使用本人在工作中形成的档案资料。2.在工作中形成的应归档的文件材料，应及时整理并移交本部门兼职档案员。3.未经档案管理部门同意，不得擅自销毁、涂改、伪造或转借档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、终止过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司各项业务活动中形成的文件，包括项目策划、设计、施工、销售、客服等环节的文件资料。3.公司行政管理活动中形成的文件，如公文、会议纪要、工作计划、工作总结等。4.公司财务活动中形成的文件，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.公司人力资源管理活动中形成的文件，如员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。6.公司技术研发活动中形成的文件，如技术方案、研究报告、专利文件等。7.公司对外交往活动中形成的文件，如合同协议、往来信函、招投标文件等。8.公司其他活动中形成的具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的档案资料，并确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件和紧急文件，应及时移交档案管理部门，不得积压。3.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，不得使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为行政管理类、经营管理类、财务管理类、人力资源管理类、技术管理类、项目管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录索引，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份。3.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、终止过程中形成的重要文件，公司年度财务报告、审计报告，公司重大项目的立项、审批、验收文件等。3.长期保管的档案保管期限为15年至50年，主要包括公司各项业务活动中形成的重要文件，公司行政管理活动中形成的重要文件，公司人力资源管理活动中形成的重要文件等。4.短期保管的档案保管期限为5年至15年，主要包括公司一般性业务活动中形成的文件，公司行政管理活动中形成的一般性文件，公司人力资源管理活动中形成的一般性文件等。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。2.清查和盘点工作应每年至少进行一次，清查和盘点结果应形成报告，报公司领导审阅。3.如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关法律法规和公司档案管理制度的规定，对档案进行鉴定。2.坚持全面的观点，从公司的整体利益出发，综合考虑档案的历史价值、现实价值和未来价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、相关业务部门和法务部门等人员组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定方案，组织实施档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、内容重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐件审查。2.对于保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有保存价值，如已失去保存价值，应提出销毁意见。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格审查其保密期限和保密措施，确保档案信息的安全。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批。2.档案销毁申请表应注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.经公司领导批准后，档案管理部门应组织专人对档案进行销毁，并在销毁清册上签字确认。4.销毁清册应包括档案名称、数量、保管期限、销毁时间、销毁人员等信息，销毁清册应永久保存。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案信息的正确使用和安全。2.档案利用应优先满足公司内部工作需要，为公司的决策、管理、业务开展等提供支持和服务。3.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案的利用，应严格按照公司保密制度的规定进行审批和管理。（二）利用方式1.查阅：公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.借阅：公司内部员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：公司内部员工因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理部门负责复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期。4.出具证明：公司因对外提供证明等需要利用档案的，应填写《档案出具证明申请表》，经公司领导审批后，由档案管理部门出具证明。出具的证明应加盖公司公章，并注明用途和有效期。（三）利用审批1.档案利用审批应严格按照规定的程序进行，确保审批的准确性和严肃性。2.审批人应认真审查档案利用申请，根据档案利用的目的、范围、方式等因素，决定是否批准申请。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案的利用申请，审批人应严格审查申请人的保密承诺和保密措施，确保档案信息的安全。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制、出具证明等利用情况进行详细登记。2.档案利用登记应包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、利用方式、档案名称、数量、保管期限等信息。3.档案利用登记应定期进行整理和归档，以便查阅和统计。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和服务水平，为公司提供便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储。2.档案管理系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理系统，实现档案的在线收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等功能。3.档案信息安全管理：建立健全档案信息安全管理制度，采取加密存储、身份认证、访问控制、数据备份等措施，确保档案信息的安全和保密。（三）信息化管理要