办公室文书档案制度

PAGE办公室文书档案制度一、总则（一）目的为加强公司办公室文书档案管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文书档案由办公室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：归档的文书档案必须是真实、准确反映公司各项工作活动的原始材料。3.完整性原则：全面收集公司在各个方面形成的文书档案，保证档案内容的完整无缺。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及公司机密的文书档案进行妥善保管，防止泄密。二、文书档案管理职责（一）办公室职责1.负责制定和完善公司文书档案管理制度，并组织实施。2.对公司各部门形成的文书材料进行收集、整理、归档、保管和统计工作。3.负责文书档案的查阅、借阅服务，按照规定办理查阅、借阅手续。4.定期对文书档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。5.负责文书档案管理设施设备的配备、维护和管理，确保档案安全。6.组织开展文书档案管理培训工作，提高公司员工的档案管理意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门文书材料的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向办公室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门文书材料的日常收集、整理和保管工作，并协助办公室做好档案管理相关工作。3.严格遵守公司文书档案管理制度，在工作中妥善保管好本部门的文书材料，防止丢失和损坏。三、文书材料的形成与收集（一）文书材料的形成1.公司各部门及员工在各项工作活动中，应及时形成真实、准确、完整的文书材料，包括文件、报告、请示、批复、合同、协议、会议记录、工作计划、工作总结等。2.文书材料应使用钢笔或中性笔书写，字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色墨水书写。（二）文书材料的收集1.各部门兼职档案员应定期收集本部门的文书材料，确保材料的齐全和完整。2.对于重要会议、重大活动形成的文书材料，应在活动结束后及时收集整理，并交办公室归档。3.公司员工在外出参加会议、培训、考察等活动中形成的文书材料，应在返回后一周内交办公室归档。四、文书档案的整理（一）分类标准文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。1.年度：以文件形成的自然年度为依据进行分类。2.保管期限：文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。3.机构（问题）：按照公司内部机构设置或问题性质进行分类。（二）整理要求1.文书材料应按照分类标准进行有序排列，同一事由的文件应集中在一起。2.每份文件应编制页号，正面编在右上角，背面编在左上角。3.填写卷内文件目录，目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，字迹应清晰、工整。4.装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件，便于翻阅。5.编制案卷封面，封面应包括全宗名称、类目名称、案卷题名、年度、保管期限、件数、页数、归档号等项目，填写应准确、规范。五、文书档案的归档（一）归档时间各部门应在次年上半年将上一年度形成的文书材料整理归档完毕，并移交办公室。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对整理好的文书档案进行初步审核，确保材料齐全、完整、分类准确、编目规范。2.填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。3.办公室档案管理人员对接收的档案进行再次审核，无误后将档案入库保管，并在档案移交清单上签字。六、文书档案的保管（一）保管场所1.办公室应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.做好档案库房的温湿度记录，根据实际情况采取相应的调控措施，确保库房温湿度符合要求。七、文书档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅文书档案，应填写《文书档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到办公室办理查阅手续。2.办公室档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等，如需摘录或复制档案内容，应经办公室负责人批准。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还办公室，并在《文书档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅公司文书档案，应提前向公司提出申请，经公司领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案应填写《文书档案借阅申请表》，注明借阅单位或个人名称、地址、联系方式、借阅目的、内容、范围、期限等，经公司领导签字同意后，到办公室办理借阅手续。3.办公室档案管理人员应根据借阅申请表，提供相应的档案，并与借阅人员签订《文书档案借阅承诺书》，明确双方的权利和义务。4.借阅人员应严格遵守保密规定，不得将档案转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如需摘录或复制档案内容，应经办公室负责人批准。5.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。6.借阅人员归还档案时，应确保档案完整无损，如有损坏或丢失，应照价赔偿，并承担相应的法律责任。八、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.办公室应定期对文书档案进行鉴定，成立由办公室负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成的鉴定小组，负责档案鉴定工作。2.鉴定小组应根据国家有关规定和公司实际情况，对档案的保管价值进行评估，提出鉴定意见。3.鉴定工作应坚持全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）销毁程序1.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核、公司领导批准后，进行销毁。2.销毁档案应填写《文书档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、年度、保管期限等，经公司领导签字同意后，方可实施销毁。3.销毁档案