体育局档案三合一制度

PAGE体育局档案三合一制度一、总则（一）目的为加强体育局档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合体育局实际情况，制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于体育局机关各部门、直属单位及其工作人员在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：体育局档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整与安全。2.真实准确原则：档案内容应真实反映体育局各项工作活动的实际情况，数据准确无误。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，满足工作需要。二、档案分类方案（一）党群工作类1.党组织建设：包括党组织设置、换届选举、党员名册、党组织活动记录等。2.宣传工作：如体育局组织的各类宣传活动资料、宣传报道稿件、宣传栏资料等。3.纪检监察：党风廉政建设文件、纪检监察工作记录、违纪违规案件处理材料等。（二）行政管理类1.局务会议：会议纪要、决议、通知等相关文件。2.工作计划与总结：年度、季度、月度工作计划和总结，专项工作规划与总结。3.人事管理：人员招聘、调配、考核、奖惩、工资福利、教育培训等方面的文件材料。4.财务管理：财务预算、决算、财务报表、经费支出审批文件等。5.后勤管理：办公用品采购、固定资产管理、车辆管理、办公场所维护等相关资料。（三）业务工作类1.体育赛事组织：赛事策划方案、竞赛规程、运动员和裁判员名单、赛事成绩记录、赛事总结等。2.群众体育活动：全民健身活动计划、活动方案、参与人员名单、活动照片和视频等资料。3.竞技体育发展：运动员选拔、培养、训练计划与记录、教练员队伍建设资料、体育后备人才培养情况等。4.体育产业管理：体育产业发展规划、体育市场监管文件、体育企业扶持政策及相关项目资料等。5.体育科研与教育：体育科研项目申报、研究成果、学术交流活动资料，体育教育培训教材、学员档案等。（四）特殊载体类1.照片档案：反映体育局工作活动、重大赛事、重要会议等具有保存价值的照片。2.音像档案：包括录音带、录像带、光盘等记录体育局工作动态、赛事精彩瞬间等内容的音像资料。3.电子档案：以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表等，按照电子档案管理要求进行分类存储。三、档案编号方案（一）编号规则1.一级编号：采用年度编号，以公元纪年为标识，如“20XX”表示年份。2.二级编号：根据档案分类方案进行编号，党群工作类用“A”表示，行政管理类用“B”表示，业务工作类用“C”表示，特殊载体类用“D”表示。3.三级编号：在二级编号基础上，按照具体类目进行细分编号。例如，党群工作类中的党组织建设用“A1”表示，宣传工作用“A2”表示等；行政管理类中的局务会议用“B1”表示，工作计划与总结用“B2”表示等；业务工作类中的体育赛事组织用“C1”表示，群众体育活动用“C2”表示等；特殊载体类中的照片档案用“D1”表示，音像档案用“D2”表示，电子档案用“D3”表示。4.四级编号：对于同一类目下数量较多的档案，采用流水号进行编号，从“001”开始依次递增。（二）编号示例如“2023B2005”表示2023年度行政管理类中的工作计划与总结类目下的第5份档案。四、档案整理要求（一）纸质档案整理1.装订：去除文件上的金属物，采用左侧装订方式，确保文件整齐牢固。2.分类排序：按照档案分类方案和编号顺序，对纸质文件进行分类整理，同一类目的文件按时间顺序排列。3.编目：编制档案目录，包括档号、文号、题名、日期、页数、保管期限等内容，目录应清晰准确，便于查找。（二）照片档案整理1.冲印与标注：对数码照片进行冲印，照片应清晰、完整。在照片背面或通过电子标注方式注明照片内容、拍摄时间、地点、人物等信息。2.分类成册：按照照片内容分类，每册照片数量不宜过多，一般以3050张为宜，并编制照片册目录。（三）音像档案整理1.转录与标注：将音像资料转录至耐久性好的存储介质上，并标注音像内容、录制时间、地点、录制人等信息。2.编目建册：建立音像档案目录，对音像档案进行分类编目，每盘（张）音像档案单独编号。（四）电子档案整理1.数据备份：定期对电子档案进行备份，采用异地备份等方式确保数据安全。2.元数据管理：建立电子档案元数据，包括文件编号、题名、日期、格式、来源等信息，以便于检索和利用。3.存储与分类：按照电子档案分类方案进行存储，不同类别的电子档案存储在相应的文件夹或数据库中，并设置清晰的目录结构。五、档案保管期限划分（一）永久保管1.本机关制定的法规政策性文件材料：如体育局出台的各类体育工作相关政策、规定等。2.本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料：重要会议的决议、重大活动的总结报告等。3.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料：涉及体育事业发展战略、重大项目规划等文件。4.本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示：对体育工作中关键问题的请示及上级的重要批复。5.本机关机构演变、人事任免等文件材料：机构改革文件、干部任免决定等。6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料：涉及体育局重大资产变动的相关文件。7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料：对体育局业务工作有重大指导意义的上级文件。8.同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料：涉及重要业务往来的文件。（二）定期保管1.30年保管本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料：日常工作中的一般性业务文件，如工作简报、一般性通知等。本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料：普通会议和活动的相关文件。本机关人事管理工作形成的一般性文件材料：一般性的人事考核、培训记录等。本机关一般性事务管理文件材料：办公用品采购申请、一般性后勤保障文件等。本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示：一般性工作问题的请示与批复。上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料：对体育局业务工作有一定指导作用的一般性上级文件。同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料：一般性业务往来文件。2.10年保管本机关职能活动中形成的短期文件材料：时效性较短的工作文件，如临时性工作安排通知等。本机关召开会议、举办活动等形成的短期文件材料：短期会议和活动的相关文件。本机关人事管理工作形成的短期文件材料：临时性人事工作文件，如短期培训通知等。本机关一般性事务管理文件材料：临时性后勤事务文件，如某次活动的场地布置方案等。本机关关于短期问题的请示与上级机关的批复、批示：短期工作问题的请示与批复。上级机关制发的属于本机关主管业务的短期文件材料：对体育局业务工作有短期指导作用的上级文件。同级机关、下级机关关于短期业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料：短期业务往来文件。六、档案利用制度（一）查阅利用范围1.体育局工作人员因工作需要，可查阅、借阅与其工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅体育局档案的，须经体育局相关部门负责人批准，并办理查阅手续。（二）查阅利用手续1.内部查阅：填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、档号、查阅目的等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅：查阅单位须出具正式介绍信，说明查阅档案的内容、用途等，经体育局分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.借阅：因工作需要借阅档案的，填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏。2.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，如需带出查阅地点，须经档案管理部门负责人批准。3.查阅、借阅档案的人员，对所查阅、借阅档案的内容负有保密义务，不得泄露档案信息。七、档案鉴定与销毁制度（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门相关人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准依据档案保管期限划分标准，对到期档案进行逐卷（件）鉴定，确定档案的存毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行登记，编制《档案销毁清册》，注明档案的档号、题名、日期、保管期限等内容。2.审批：《档案销毁清册》经体育局分管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁实施：由档案管理部门指定专人负责销毁档案，销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底。4.监销：销毁档案时，应邀请纪检监察等部门人员进行监销，并在销毁清册上签字确认。八、档案信息化建设（一）硬件设施配备必要的计算机、服务器、存储设备、网络设备等硬件设施，满足档案信息化管理的需要。（二）软件系统选用功能完善、安全可靠的档案管理软件系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等全过程信息化管理。（三）数据录入与维护及时将纸质档案、电子档案等数据录入档案管理软件系统，并定期进行数据维护，确保数据的准确性和完整性。（四）安全保障建立健全档案信息化安全管理制度，采取防火墙、数据加密、用户认证等安全措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。九、档案人员职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订等日常管理工作。2.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。3.按照档案利用制度，为利用者提供档案查阅、借阅等服务，并做好利用记录。4.负责档案鉴定、销毁工作的组织实施，严格按照鉴定标准和销毁程序进行操作。5.推进档案信息化建设，做好档案数据的录入、维护和安全管理工作。6.开展档案业务培训和指导工作，提高全局档案管理水平。（二）各部门兼职档案员职责1