设计院档案归档制度

PAGE设计院档案归档制度一、总则（一）目的为加强设计院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于设计院各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：设计院档案由综合档案室集中统一管理，各部门应积极配合，确保档案的及时收集、整理和归档。2.真实性原则：归档的档案应真实反映设计院各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集设计院工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，避免遗漏重要信息。4.规范性原则：档案的整理、分类、编号、装订等应符合国家有关档案管理的规范和标准，确保档案管理的科学性和系统性。二、档案分类及归档范围（一）行政管理类档案1.上级文件：包括国家、地方政府及行业主管部门下发的与设计院相关的各类文件、通知、规定等。2.院发文件：设计院发布的各类规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、通知、通报等。3.会议档案：设计院各类会议的会议记录、会议纪要、会议决议、参会人员名单等。4.人事档案：员工的入职登记表、劳动合同、薪资档案、考核记录、培训记录、奖惩记录、离职手续等相关资料。5.资质证照档案：设计院的营业执照、资质证书、执业资格证书、组织机构代码证、税务登记证等各类证照的原件及复印件。6.印章档案：设计院各类印章的启用、变更、停用记录及印模等相关资料。7.行政事务档案：办公用品采购记录、固定资产台账、办公设备维修记录、车辆使用记录、接待工作记录等。（二）项目管理类档案1.项目前期文件：项目立项申请书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等相关文件。2.设计合同档案：与业主签订的各类设计合同、补充协议等，包括合同文本、合同审批表、合同执行情况记录等。3.项目设计文件：项目设计任务书、设计方案、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等，以及与设计文件相关的计算书、图纸会审记录、技术交底记录等。4.项目过程文件：项目进度计划、项目协调会记录、项目质量控制记录、项目安全管理记录、项目成本控制记录等。5.项目验收文件：项目竣工验收报告、业主反馈意见、项目总结报告等。（三）技术资料类档案1.标准规范档案：国家、行业及地方现行的各类设计标准、规范、规程、图集等资料。2.科研项目档案：设计院承担的科研项目的立项报告、研究方案、实验数据、研究成果、科研经费使用记录等相关资料。3.技术交流档案：设计院参加国内外技术交流活动的会议资料、交流材料、调研报告等。4.设计成果档案：设计院获得的各类设计奖项、优秀设计作品的相关资料，包括获奖证书、设计说明、图纸等。（四）财务档案1.会计凭证：各类原始凭证、记账凭证，包括发票、收据、报销单及对应的记账凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账、辅助账等各类账簿。3.财务报表：月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。4.财务审计档案：内部审计报告、外部审计报告、审计工作底稿等相关资料。5.财务预算档案：年度财务预算报告、预算执行情况分析报告等。（五）声像档案1.照片档案：设计院在各类活动、项目建设过程中拍摄的具有保存价值的照片，包括领导视察、项目开工仪式、工程建设进度、竣工验收等方面的照片。2.录像档案：设计院相关活动的录像资料，如会议录像、项目汇报录像、技术交流录像等。3.电子文档档案：设计院在工作中形成的各类电子文档，如文档、表格（包括设计图纸的电子版本）、演示文稿、数据库文件等，应按照规定的格式和命名规则进行存储和归档。三、档案归档要求（一）归档时间1.行政管理类档案应在文件形成或事件结束后的[X]个工作日内归档。2.项目管理类档案应按照项目进度分阶段及时归档，项目竣工验收后[X]个工作日内完成项目全部档案的归档工作。3.技术资料类档案应在资料形成或获取后的[X]个工作日内归档。4.财务档案应按照会计年度及时归档，年度终了后[X]个月内完成全年财务档案的整理归档工作。5.声像档案应在活动结束或拍摄完成后的[X]个工作日内整理归档，电子文档档案应定期进行备份归档，确保数据的安全性和完整性。（二）归档质量要求1.档案应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备，不得缺页、破损或模糊不清。2.归档的文件材料应按照规定进行分类、编号、装订，统一使用A4纸张，左侧装订，装订应牢固整齐，便于查阅。3.电子文档应采用通用格式存储，并确保数据的真实性、完整性和可读性。同时，应建立电子文档的备份制度，定期进行备份存储，防止数据丢失。4.声像档案应注明拍摄时间、地点、人物、事件等详细信息，并进行分类整理，存储介质应符合长期保存的要求。（三）归档手续1.各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作，并填写《档案归档登记表》，详细记录档案的名称、数量、来源、归档时间等信息。2.档案移交时，移交人应与档案管理人员进行核对，双方在《档案归档登记表》上签字确认，明确档案的交接责任。3.档案管理人员应对接收的档案进行认真检查，如发现不符合归档要求的档案，应及时退回移交部门，要求其补充或更正后重新归档。四、档案整理与编号（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。（二）分类方法按照本制度规定的档案分类标准，对各类档案进行分类整理，同一类档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。（三）编号规则1.行政管理类档案：采用“行政[年份][流水号]”的编号方式，如“行政2023001”，其中“行政”表示行政管理类档案，“年份”为档案形成年份的后两位数字，“流水号”为该类档案的顺序编号。2.项目管理类档案：采用“项目[项目编号][阶段代码][流水号]”的编号方式，如“项目202301A001”，其中“项目”表示项目管理类档案，“项目编号”为项目的唯一编号，“阶段代码”根据项目进度分为前期（A）、设计（B）、过程（C）、验收（D）等阶段，“流水号”为该阶段档案的顺序编号。3.技术资料类档案：采用“技术[资料类别代码][年份][流水号]”的编号方式，如“技术G2023001”，其中“技术”表示技术资料类档案，“资料类别代码”根据资料内容分为标准规范（G）、科研项目（K）、技术交流（J）、设计成果（S）等类别，“年份”为资料形成年份的后两位数字，“流水号”为该类资料的顺序编号。4.财务档案：采用“财务[年份][类别代码][流水号]”的编号方式，如“财务2023Z001”，其中“财务”表示财务档案，“年份”为档案形成年份的后两位数字，“类别代码”根据财务档案内容分为会计凭证（Z）、会计账簿（B）、财务报表（D）、财务审计（S）、财务预算（Y）等类别，“流水号”为该类档案的顺序编号。5.声像档案：采用“声像[档案类别代码][年份][流水号]”的编号方式，如“声像P2023001”，其中“声像”表示声像档案，“档案类别代码”根据声像档案内容分为照片（P）、录像（L）、电子文档（E）等类别，“年份”为档案形成年份的后两位数字，“流水号”为该类档案的顺序编号。（四）编目与装订1.档案整理完成后，应编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容，以便于查阅和检索。2.档案应按照编号顺序进行装订，装订时应在每卷档案首页附上档案目录，并在档案右上角加盖档案编号章。五、档案保管与保护（一）保管场所及设施1.综合档案室应具备专门的档案保管场所，确保档案存放环境安全、整洁、干燥、通风，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案保管场所应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、防鼠板、吸尘器等。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应分类存放，标识清晰，不得随意堆放。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案保管期限，分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管的档案：涉及设计院重大权益、具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如设计院的发展规划、重要会议记录、重大项目设计文件、资质证照档案等。2.长期保管的档案：在较长时间内对设计院工作具有查考利用价值的档案，如项目管理类档案中的设计合同、项目过程文件、项目验收文件等，技术资料类档案中的标准规范档案、科研项目档案等，行政管理类档案中的重要文件、人事档案等。3.短期保管的档案：在较短时间内对设计院工作具有一定查考利用价值的档案，如行政管理类档案中的一般性文件、行政事务档案等，财务档案中的月度财务报表等。（三）档案鉴定与销毁1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由综合档案室牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、性质、利用情况等因素，确定档案是否仍具有保存价值。对于确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报经设计院主管领导批准后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。销毁后的档案应及时清理记录，确保档案信息的安全。（四）档案数字化管理1.逐步推进档案数字化管理工作，对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。2.数字化扫描的档案应保证图像清晰、完整，符合档案管理的相关标准和要求。扫描后的电子档案应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查询和使用。3.加强电子档案的安全管理，采取加密存储、定期备份、访问控制等措施，防止电子档案信息泄露、篡改或丢失。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.设计院内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人批准后，到综合档案室查阅。2.涉及设计院机密或重要档案的查阅，需经设计院主管领导批准后方可查阅。3.外部单位查阅设计院档案，应持有单位介绍信，注明查阅内容和目的，经设计院主管领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅登记档案管理人员应对查阅档案的人员进行详细登记，记录查阅时间、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、编号、查阅目的等信息，并要求查阅人在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用方式1.档案查阅一般应在综合档案室内进行，如需借出档案，应严格履行借阅手续，经设计院主管领导批准后，限期归还。借出期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.档案管理人员应对借出的档案进行跟踪管理，确保档案按时归还。归还时，应认真检查档案的完整性和