养老服务站档案制度

PAGE养老服务站档案制度一、总则（一）目的为加强养老服务站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在养老服务工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本养老服务站内各类档案的管理，包括但不限于服务对象档案、服务活动档案、人员档案、设施设备档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则养老服务站的档案由专门的档案管理部门或人员进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则档案内容应真实反映养老服务站的工作实际情况，数据准确无误，资料完整齐全。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。对涉及服务对象隐私等敏感信息的档案，严格保密。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，为养老服务工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善养老服务站档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.建立档案目录数据库，实现档案的信息化管理，方便档案的检索和利用。4.定期对档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的质量和完整性。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。7.对到期档案进行鉴定和销毁，办理相关手续。（二）各部门职责1.负责本部门形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.配合档案管理部门做好档案的管理工作，按照档案管理制度的要求提供相关资料和信息。3.对本部门查阅、借阅的档案负责保管，按时归还，不得擅自转借、复印或涂改档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备一定的档案管理专业知识和技能。2.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等。4.对档案管理工作中发现的问题及时向上级汇报，并提出改进建议。5.保守档案机密，维护档案安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.服务对象档案包括服务对象的基本信息、健康状况、服务需求、服务记录、评估报告等。2.服务活动档案包括各类服务活动的策划方案、组织实施记录、活动总结、服务对象反馈等。3.人员档案包括工作人员的个人简历、培训记录、考核评价、奖惩情况等。4.设施设备档案包括养老服务站的设施设备清单、采购合同、安装调试记录、维护保养记录、报废处理记录等。5.其他档案包括上级部门文件、政策法规、会议记录、财务报表、统计资料等与养老服务站工作相关的各类文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对电子文件应同时收集其元数据等相关信息，确保电子档案的可读性和可用性。（三）整理方法1.分类按照档案的类别和性质，将档案分为服务对象档案、服务活动档案、人员档案、设施设备档案、其他档案等几大类。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，便于档案的查阅和检索。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、灭火器、除湿机等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案的类别和编号顺序，将档案整齐存放在档案架或档案柜中。2.对电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份，备份介质应异地存放。（四）安全管理1.建立档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，严禁无关人员进入档案库房。2.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、目的、时间等信息。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，批准后方可查阅。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。4.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得擅自涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、目的、时间、归还日期等信息。2.档案管理部门对借阅申请进行严格审核，经批准后方可借阅。3.借阅档案时，借阅人员应出具有效身份证件，并办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录或传播档案内容。5.借阅人员应按时归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。6.档案管理部门应定期对借阅档案进行催还和检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.鉴定工作应遵循国家有关法律法规和行业标准，结合养老服务站的实际情况进行。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（三）鉴定内容1.档案的保存价值根据档案的形成时间、内容、来源等因素，判断档案是否具有保存价值。2.档案的完整性检查档案是否齐全、完整，有无缺页、损坏等情况。3.档案的准确性核实档案内容是否真实、准确，数据是否可靠。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定原则和标准，确定档案的存毁意见。3.档案鉴定小组形成鉴定报告，报养老服务站领导审批。（五）销毁规定1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.销毁档案时，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、时间等信息。3.档案销毁申请表经养老服务站领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁。4.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。5.销毁档案时，应安排专人监销，监销人员应在销毁记录上签字确认。6.销毁记录应包括销毁档案的名称、数量、时间、地点、方式、监销人员等信息，保存期限不少于[X]年。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为养老服务工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化管理系统功能1.档案录入实现档案信息的快速录入，包括档案的基本信息、内容摘要等。2.档案检索提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.档案借阅管理实现档案借阅申请、审批、登记、归还等环节的信息化管理，提高借阅管理的效率和准确性。4.档案统计分析对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理设置用户权限管理，确保档案信息的安全，防止未经授权的访问和操作。（三）数据备份与恢复1.定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。2.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据出现故障时能够及时恢复数据。（四）信息化管理培训1.对档案管理人员进行信息化管理培训，提高其信息化管理技能和水平。2.对其他工作人