甘肃档案数字化制度

PAGE甘肃档案数字化制度一、总则（一）目的为了加强甘肃档案数字化管理，提高档案利用效率，确保档案信息安全，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及档案行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于甘肃地区本公司/组织内各类档案的数字化工作，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案数字化应确保档案内容真实、准确，与原始档案一致。2.完整性原则：全面涵盖各类档案，保证数字化过程中档案信息无遗漏。3.安全性原则：采取有效措施保障档案数字化过程及存储信息的安全，防止信息泄露、篡改等。4.规范性原则：遵循国家及行业相关标准规范，确保数字化工作流程、数据格式等统一规范。二、档案数字化工作流程（一）档案整理1.档案收集各部门按照档案管理要求，定期将应归档的文件材料收集齐全，移交至档案管理部门。档案管理部门对接收的档案进行初步审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.分类编号依据档案分类方案，对档案进行分类，并赋予唯一的编号。编号应遵循系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的管理和检索。3.装订编目对纸质档案进行整理装订，去除金属物等影响扫描的物品。同时，按照档案编目规则，编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限等信息。（二）数字化加工1.扫描准备根据档案的纸张类型、幅面大小等，选择合适的扫描设备和扫描参数。对扫描设备进行调试，确保扫描图像清晰、完整。2.扫描操作按照扫描顺序，对档案进行逐页扫描。扫描过程中要注意保持档案的平整，避免出现褶皱、模糊等情况。对于破损、褪色严重的档案，应先进行修复处理后再扫描。3.图像处理对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，提高图像质量。图像应符合相关标准要求，分辨率不低于规定值，色彩模式一般为24位真彩色。4.数据挂接将处理后的图像数据与对应的档案目录信息进行挂接，建立准确的索引关系。通过档案管理系统，实现档案信息的快速检索和查询。（三）质量检测1.抽检比例按照一定比例对数字化档案进行抽检，抽检比例不低于[X]%。2.检测内容检查图像的清晰度、完整性、准确性，以及数据挂接的正确性等。对不符合质量要求的档案，及时进行整改。3.结果反馈质量检测部门将检测结果反馈给数字化加工部门，数字化加工部门根据反馈意见进行整改，直至达到质量标准。（四）存储备份1.存储方式数字化档案数据应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等。存储设备应具备冗余备份功能，防止数据丢失。2.备份策略制定定期备份策略，对数字化档案数据进行备份。备份数据应存储在异地，以防止本地灾害等原因导致数据丢失。同时，定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。（五）验收交付1.验收申请数字化加工完成后，档案管理部门向公司/组织内部的验收小组提交验收申请。验收小组由档案管理、信息技术等相关人员组成。2.验收流程验收小组按照验收标准对数字化档案进行全面检查，包括档案整理、数字化加工、质量检测、存储备份等环节。验收合格后，出具验收报告。3.交付使用验收合格的数字化档案正式交付档案管理部门使用，纳入公司/组织的档案管理系统进行管理。三、人员管理（一）人员职责1.档案管理人员负责档案的收集、整理、编目等前期工作，对数字化加工过程进行监督，参与质量检测和验收工作。2.数字化加工人员按照操作规程进行档案数字化加工，确保加工质量，对加工过程中出现的问题及时反馈并处理。3.质量检测人员制定质量检测方案，对数字化档案进行抽检，出具质量检测报告，督促整改质量问题。4.系统管理人员负责档案管理系统的维护和管理，保障系统的正常运行，确保数字化档案数据的安全存储和有效利用。（二）人员培训1.培训计划制定年度人员培训计划，根据不同岗位需求，确定培训内容和培训方式。培训内容包括档案管理知识、数字化技术、信息安全等方面。2.培训实施定期组织人员参加内部培训或外部培训课程，邀请专家进行讲座。鼓励员工自主学习，提高业务水平。培训结束后，对员工进行考核，考核结果与绩效挂钩。四、设备管理（一）设备配置根据档案数字化工作需求，配备合适的扫描设备、存储设备、图像处理软件等。设备应具备良好的性能和稳定性，符合相关标准要求。（二）设备维护1.日常维护安排专人负责设备的日常维护，定期对设备进行清洁、保养，检查设备的运行状况。2.故障维修建立设备故障报修机制，设备出现故障时，及时通知维修人员进行维修。维修人员应做好维修记录，对故障原因进行分析总结，并采取相应的预防措施。3.设备更新：根据技术发展和工作需要，及时更新老化、性能落后的设备，确保档案数字化工作的顺利开展。五、安全管理（一）安全制度1.建立健全安全管理制度，明确安全责任，规范安全操作流程。2.对涉及档案数字化的工作人员进行安全培训，提高安全意识，使其熟悉安全防范措施。（二）安全措施1.物理安全档案数字化场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施。存储设备应存放在安全的环境中，设置访问权限，防止未经授权的人员接触。2.网络安全档案管理系统应采取防火墙、入侵检测、加密传输等网络安全措施，防止网络攻击和数据泄露。对系统用户进行身份认证和权限管理，严格控制用户对档案数据的访问。3.数据安全对数字化档案数据进行加密存储，定期进行数据备份和恢复演练。建立数据安全审计机制，对数据访问、操作等进行记录和审计，及时发现和处理安全隐患。六、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对档案数字化工作进行自查，检查工作流程执行情况、质量标准落实情况等。2.公司/组织内部审计部门定期对档案数字化工作进行审计，重点检查经费使用