公务员档案管理制度

PAGE公务员档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公务员档案管理，确保档案真实、完整、规范、安全，充分发挥档案在公务员管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规，结合本单位实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位全体公务员档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公务员的历史和现实情况。2.完整性原则：全面收集公务员各个方面的档案材料，保证档案的齐全完整。3.规范性原则：严格按照规定的程序、标准和要求进行档案管理，确保档案整理规范、分类准确、编目清晰。4.保密性原则：严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。（四）管理职责1.组织人事部门负责制定和完善公务员档案管理制度，并组织实施。负责公务员档案的收集、整理、鉴别、归档、保管、查阅、转递等日常管理工作。负责对档案管理人员进行培训和业务指导。2.档案管理人员负责具体承办公务员档案的各项管理业务。严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密。定期对档案进行检查、核对，确保档案安全。二、档案内容与分类（一）履历材料1.公务员登记表。2.个人经历（学历、学位、工作经历等）材料。3.各类组织出具的证明材料。（二）自传材料个人撰写的自传。（三）考察、考核、鉴定材料1.年度考核登记表。2.任职考察材料。3.工作鉴定材料。4.优秀公务员、先进工作者等表彰奖励材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件。2.培训结业证书复印件。3.专业技术职务任职资格证书、聘任文件复印件。（五）政审材料1.政治历史情况审查材料（包括入党、入团、参军等）。2.亲属关系证明材料。（六）党团材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书等。2.入团志愿书、入团申请书等。（七）工资、任免、出国（境）等材料1.工资材料：工资变动审批表、工资发放明细等。2.任免材料：任免审批表、任职通知等。3.出国（境）材料：出国（境）审批表、护照复印件等。（八）其他可供组织参考的材料1.体检表。2.违纪违法处理材料。3.其他有保存价值材料。三、档案收集与整理（一）收集1.组织人事部门定期收集公务员新形成的档案材料，并及时进行整理归档。2.公务员所在部门或个人应主动将应归档的材料送交组织人事部门。3.对于重要的、紧急的档案材料，应及时收集，确保档案的时效性。（二）整理1.分类：按照档案内容分类标准，对收集到的档案材料进行分类。2.排序：同一类材料按照形成时间先后顺序排列。3.编目：编制档案目录，包括类别、序号、题名、日期、页号等信息。4.装订：将排列好的档案材料进行装订，保持整齐美观。四、档案鉴别与归档（一）鉴别1.对收集到的档案材料进行认真鉴别，确保材料真实、完整、有效。2.剔除不应归档的材料，如重复材料、与档案内容无关的材料等。3.对有疑问的材料，及时进行核实或补充。（二）归档1.将经过鉴别整理后的档案材料归入相应类别档案中。2.在档案目录中注明每份材料的存放位置。3.建立档案索引，方便快速查找档案。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等设施设备。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。2.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、内容完整。3.对破损、褪色的档案材料及时进行修复或复制。（三）档案信息化管理1.建立公务员档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储和查询。2.对档案材料进行数字化扫描，建立电子档案数据库。3.严格遵守电子档案管理规定，确保电子档案安全。六、档案查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅档案的，须填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报组织人事部门审批。2.查阅档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅完毕后，应及时将档案归还，并在《档案查阅登记表》上签字。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和组织人事部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，并在《档案借阅登记表》上签字。七、档案转递（一）转递条件1.公务员因工作调动、辞职、退休等原因离开本单位的，应及时办理档案转递手续。2.档案转递应符合组织人事管理规定和档案管理要求。（二）转递程序1.组织人事部门开具《档案转递通知单》，并密封档案。2.通过机要交通或专人送取的方式将档案转递至接收单位。3.接收单位收到档案后，应在《档案转递回执》上签字盖章，并及时反馈给组织人事部门。（三）转递要求1.档案转递应严格按照规定的程序和要求进行，确保档案安全、准确转递。2.转递过程中，应注意保护档案材料的完整性和保密性。八、档案保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.查阅、借阅档案人员应签订保密承诺书，不得擅自传播档案信息。3.对涉及国家机密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取特殊保密措施。（二）安全措施1.加强档案库房安全管理，配备必要的安全设施设备，如监控系统、报警装置等。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.制定档案安全应急预案，提高应对突发事件的能力。九、档案管理人员职责与纪律（一）职责1.认真履行档案管理各项职责，确保档案管理工作规范、有序进行。2.不断提高业务水平，熟练掌握档案管理知识和技能。3.积极主动为公务员和其他部门提供档案服务。（二）纪律1.严格遵守档案管理工作纪律，不得擅自离岗、脱岗。2.不得利用职务之便谋取私利，不得违规操作档案管理业务。3.对违反档案管理规定的行为，应及时制止并报告上级部门。十、监督与检查（一）监督机制1.建立健全档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.组织人事部门负责对档案管理工作进行内部监督，接受上级部门和有关部门的外部监督。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案管理工作流程的规范性。3.档案材料的收集、整理、保管、查阅、转递等情况。4.档案管理人员的工作纪律和业务水平。（三）问题整改1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。