档案室统计报表制度

PAGE档案室统计报表制度一、总则（一）目的为了加强公司档案室的管理，规范统计报表工作，确保档案信息的准确、及时、完整，为公司的决策、管理和业务活动提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位涉及档案管理及统计报表工作的相关人员。（三）基本原则1.真实性原则统计报表数据必须如实反映档案管理的实际情况，不得虚报、瞒报、漏报。2.准确性原则统计报表数据应准确无误，计算方法正确，逻辑关系清晰。3.及时性原则按照规定的时间和程序及时报送统计报表，不得延误。4.完整性原则统计报表应涵盖档案管理的各个方面，不得遗漏重要信息。二、统计报表的内容与分类（一）档案数量统计报表1.年度档案数量统计表统计当年新增档案的数量，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等各类档案的数量。统计当年档案整理、归档的数量。统计当年档案销毁的数量及原因。2.月度档案数量变动表反映每月新增档案、整理归档档案、销毁档案的数量变化情况。对月度档案数量变动进行简要分析，说明变动原因。（二）档案利用情况统计报表1.年度档案利用情况统计表统计当年档案查阅、借阅的人次和卷次。区分不同部门、不同类型档案的利用情况。统计档案复制、摘录的数量及用途。2.季度档案利用效果分析表对季度内档案利用情况进行综合分析，评估档案利用对公司业务的支持效果。分析档案利用的热点和趋势，提出改进档案服务的建议。（三）档案保管状况统计报表1.年度档案保管状况检查表检查档案库房的温湿度、清洁卫生、安全防护等情况，记录检查结果。统计档案载体的损坏、霉变、褪色等情况，分析原因并提出处理措施。检查档案装具的完好情况，统计需要更换或维修的数量。2.月度档案保管安全报告表报告每月档案保管过程中的安全事件，如火灾、水灾、失窃等情况，说明处理结果。对档案保管环境的日常巡查情况进行记录，及时发现并报告潜在的安全隐患。三、统计报表的填报要求（一）填报人员各部门指定专人负责档案统计报表的填报工作，填报人员应具备档案管理相关知识和统计技能，熟悉本部门的档案情况。（二）数据来源1.档案管理系统从公司的档案管理系统中提取相关数据，确保数据的准确性和一致性。2.日常工作记录根据档案整理、借阅、利用等日常工作的记录进行统计。3.实地检查通过对档案库房、档案装具等进行实地检查获取相关数据。（三）填报方法1.按照规定的报表格式和内容进行填报，不得擅自更改报表项目和格式。2.数据应填写清晰、准确、完整，不得使用模糊不清或易产生歧义的表述。3.对于统计报表中的各项指标，应按照规定的计算方法进行计算，确保数据的准确性。（四）审核与修正1.填报人员完成报表后，应进行自我审核，确保数据的准确性和完整性。2.部门负责人对本部门填报的统计报表进行审核，审核无误后签字确认。3.档案室对各部门报送的统计报表进行汇总审核，如发现数据问题，及时反馈给填报部门进行修正。四、统计报表的报送程序（一）报送时间1.月度档案数量变动表应于次月5日前报送至档案室。2.季度档案利用效果分析表应于每季度末月20日前报送至档案室。3.年度档案数量统计表、年度档案利用情况统计表、年度档案保管状况检查表应于次年1月15日前报送至档案室。（二）报送方式1.纸质报表各部门应将审核签字后的纸质统计报表报送至档案室。2.电子报表同时报送电子版本的统计报表，电子报表格式为Excel文档，文件名应注明部门名称、报表名称及报送时间。（三）汇总与分析1.档案室收到各部门报送的统计报表后，应及时进行汇总，形成公司整体的档案统计报表。2.对汇总后的统计报表进行分析，撰写统计分析报告，为公司档案管理决策提供依据。五、统计报表的管理与保存（一）档案管理部门职责1.负责统计报表制度的制定、修订和解释。2.组织实施统计报表工作，对各部门的填报情况进行指导和监督。3.负责统计报表的汇总、分析和报告工作。4.负责统计报表资料的整理、归档和保存。（二）报表保存期限统计报表资料应按照档案管理的规定进行保存，保存期限为[X]年。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅统计报表资料的，应填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.外单位人员查阅统计报表资料的，应按照公司相关规定办理查阅手续，经公司主管领导批准后方可查阅。3.统计报表资料一般不得外借，如有特殊情况需要外借的，应经档案管理部门负责人批准，并限期归还。六、统计报表工作的监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门的统计报表工作进行监督检查，检查内容包括报表填报的及时性、准确性、完整性等。2.对监督检查中发现的问题，及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。（二）考核机制1.将统计报表工作纳入公司档案管理工作考核体系，对统计报表工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对统计报表工作不认真、填报数据不准确、延误报送等情况的部门和个人，按照公司相关规定进行批评教育和