人事档案制度电子化

PAGE人事档案制度电子化一、总则（一）目的为了适应公司数字化转型的发展需求，规范人事档案电子化管理工作，提高人事档案管理的效率和质量，确保人事档案信息的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工人事档案的电子化管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保人事档案电子化管理工作合法合规。2.准确性原则：保证人事档案电子信息与纸质档案内容一致，准确无误地反映员工真实情况。3.安全性原则：采取有效措施保障人事档案电子信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.便捷性原则：优化电子化管理流程，提高查询、借阅、统计等工作的便捷性，为公司人力资源管理提供有力支持。二、人事档案电子化管理职责分工（一）人力资源部门1.负责制定和完善人事档案电子化管理制度，并组织实施。2.负责员工人事档案电子信息的收集、整理、录入、审核和维护。3.负责建立人事档案电子信息数据库，确保数据的安全存储和有效利用。4.负责按照规定提供人事档案电子信息的查询、借阅服务。5.负责定期对人事档案电子化管理工作进行总结和评估，不断改进工作。（二）信息技术部门1.负责提供人事档案电子化管理所需的技术支持和系统维护，确保系统的稳定运行。2.负责制定人事档案电子信息安全策略，采取加密、备份、访问控制等技术措施，保障信息安全。3.协助人力资源部门进行人事档案电子信息的录入和数据转换工作。（三）员工本人1.配合人力资源部门做好人事档案电子信息的收集和更新工作，如实提供相关资料。2.妥善保管个人账号和密码，不得泄露给他人，确保个人人事档案电子信息安全。三、人事档案电子化内容（一）个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。（二）学历学位信息包括最高学历、毕业院校、所学专业、学位证书编号、学历证书编号等。（三）工作经历包括入职时间、离职时间、工作单位、职位、工作职责等。（四）培训经历包括培训课程名称、培训时间、培训机构等。（五）考核评价包括年度考核结果、绩效评估报告等。（六）薪酬福利信息包括工资、奖金、津贴、补贴、社会保险、住房公积金等。（七）奖惩情况包括奖励名称、奖励时间、颁发单位，以及处分原因、处分时间、处分单位等。（八）劳动合同包括劳动合同签订时间、期限、主要条款等。（九）其他重要信息如职业资格证书、荣誉证书、健康状况等。四、人事档案电子化管理流程（一）信息收集1.人力资源部门定期向员工收集人事档案更新信息，员工应在规定时间内提交相关资料。2.对于新入职员工，人力资源部门在办理入职手续时，同步收集其人事档案相关信息。（二）信息整理1.人力资源部门对收集到的人事档案信息进行初步整理，核对资料的完整性和准确性。2.将整理后的信息按照规定格式进行分类，为录入电子系统做好准备。（三）信息录入1.人力资源部门指定专人负责将整理好的人事档案信息录入电子系统，确保录入数据准确无误。2.在录入过程中，对关键信息进行二次核对，如有疑问及时与员工本人或相关部门沟通确认。（四）信息审核1.录入完成后，由人力资源部门负责人对人事档案电子信息进行审核，重点审核信息的真实性、准确性和完整性。2.审核通过后，在电子系统中进行确认，并对审核结果进行记录。（五）信息维护1.人力资源部门定期对人事档案电子信息进行维护，及时更新员工的最新信息。2.对于员工岗位变动、薪酬调整、奖惩变更等情况，应在电子系统中及时进行修改和记录。（六）信息查询与借阅1.公司内部人员因工作需要查询人事档案电子信息的，需填写查询申请表，经所在部门负责人批准后，到人力资源部门办理查询手续。2.外单位因工作需要借阅人事档案电子信息的，需提交正式函件，说明借阅目的和范围，经公司领导批准后，由人力资源部门指定专人负责提供，并做好借阅登记。3.查询和借阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播或泄露人事档案电子信息。五、人事档案电子信息安全管理（一）系统安全1.信息技术部门定期对人事档案电子化管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时修复发现的问题。2.安装防火墙、入侵检测系统等安全防护软件，防止外部非法入侵。（二）数据安全1.对人事档案电子信息进行加密存储，确保数据在传输和存储过程中的安全性。2.定期对人事档案电子信息进行备份，备份数据存储在不同介质和地点，防止数据丢失。3.严格控制数据访问权限，根据工作需要设置不同的用户角色和权限，确保只有授权人员能够访问相关信息。（三）人员安全1.加强对参与人事档案电子化管理工作的人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.与相关人员签订保密协议，明确其在人事档案电子信息安全方面的责任和义务。（四）应急处理1.制定人事档案电子信息安全应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.定期组织应急演练，确保在发生安全事故时能够迅速采取有效措施，减少损失。六、监督与检查（一）内部监督1.人力资源部门定期对人事档案电子化管理工作进行自查，检查制度执行情况、信息准确性和安全性等。2.公司内部审计部门定期对人事档案电子化管理工作进行审计，监督工作流程的合规性和信息管理的有效性。（二）外部监督1.积极配合上级主管部门和相关监管机构的检查，及时整改发现的问题。2.关注行业动态和法律法规变化，不断完善人事档案电子化管理制度，确保公司管