村级档案管理制度条例

PAGE村级档案管理制度条例一、总则（一）目的为加强村级档案管理，确保村级档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在村级各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本村实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内的各类档案管理，包括但不限于村务管理、财务收支、组织建设、农业生产、村民事务等方面形成的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则村级档案由村档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自分散保存。2.真实完整原则档案内容必须真实反映本村各项工作的实际情况，确保档案的完整性，不得遗漏重要文件材料。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的安全，同时严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及人员职责（一）档案管理机构设立村档案室，作为村级档案管理的专门机构，负责本村档案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、分类、编目等工作，确保档案的规范化管理。2.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和霉变。3.按照规定的程序办理档案的查阅、借阅手续，对档案的利用情况进行登记和统计。4.积极开展档案信息开发工作，为村级各项工作提供档案信息服务。5.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级党委、政府及有关部门下发的与本村工作相关的文件、指示、通知等。2.本村党组织、村委会形成的各类文件材料，包括工作计划、总结、报告、决议、会议记录、纪要等。3.本村财务收支凭证、账目、报表等财务档案。4.本村组织建设方面的文件材料，如党员名册、党组织关系介绍信、干部任免文件等。5.本村农业生产、农村经济发展等方面的文件材料，如土地承包合同、农业科技资料、农产品销售记录等。6.本村村民事务办理过程中形成的文件材料,如宅基地申请、计划生育证明、低保申请材料等。7.本村各类活动形成的文件材料，如文化活动记录、体育比赛资料、志愿者活动记录等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将办理完毕的文件材料移交村档案室，不得积压或擅自销毁。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，格式规范。3.对重要文件材料应进行备份，防止原件损坏或丢失。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，一般可分为党群工作类、村务管理类、财务工作类、农业农村工作类、村民事务类等类别。2.对每一类档案进行编号，编制档案目录，建立档案索引，便于查找和利用。3.对纸质档案进行装订、编页，去除金属物，确保档案的整齐美观。4.对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，并进行定期备份。四、档案的保管（一）保管场所村档案室应具备专门的档案保管场所，保持整洁、通风、干燥，温度和湿度适宜，配备必要的防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠等设施设备。（二）档案装具使用符合档案保管要求的档案柜、档案盒等装具，对档案进行分类存放。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：反映本村重大历史事件、重要决策、重要人事任免等具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：保管期限为10年至50年的档案，主要包括本村一般性工作文件、财务账目等。3.短期保管的档案：保管期限为1年至10年的档案，如临时性工作文件、短期统计报表等。（四）档案清查定期对档案进行清查，每年至少一次，检查档案的保管状况，核对档案数量，发现问题及时处理，并做好清查记录。五、档案的利用（一）利用范围本村村民、工作人员以及其他因工作需要查阅档案的单位和个人，可以按照规定查阅、借阅本村档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经村档案室负责人批准后，方可查阅。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经村主要领导批准。3.借阅档案应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等，经村档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。4.查阅、借阅档案应在村档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经村档案室负责人同意，并登记复印内容。（三）利用监督档案管理人员应对档案的利用情况进行监督，发现违规行为及时制止，并报告村档案室负责人。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由村档案室负责人组织相关人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.《档案销毁清册》经村主要领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，销毁过程应进行现场监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存备查。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现村级档案的信息化管理，提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅和利用。（二）信息化管理措施1.建立村级档案管理信息系统，将档案的目录信息和部分重要档案的电子文件录入系统，实现档案信息的计算机检索和管理。2.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其操作和