公安局档案移交制度

PAGE公安局档案移交制度一、总则（一）目的为了加强公安局档案管理，规范档案移交工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等相关法律法规，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门在工作活动中形成的，具有保存价值的各种门类和载体的档案向档案管理部门的移交。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移交工作必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.及时准确原则：各部门应及时整理、核对档案，确保移交档案的内容准确、完整，避免延误和错误。3.安全保密原则：在档案移交过程中，要采取必要的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。二、档案移交的主体与职责（一）移交部门职责1.负责收集、整理本部门在工作活动中形成的各类档案材料，确保档案齐全、完整、准确。2.按照档案整理的规范要求，对档案进行分类、编号、编目等整理工作，编制档案移交清单。3.定期将整理好的档案向档案管理部门移交，并协助档案管理部门做好档案的接收、核对工作。4.对已移交的档案如有补充或变更，应及时通知档案管理部门，并办理相关手续。（二）档案管理部门职责1.负责制定档案移交的具体流程和标准，指导各部门做好档案整理工作。2.接收各部门移交的档案，对移交档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量。3.对接收的档案进行妥善保管，建立健全档案管理制度，确保档案的安全和有效利用。4.定期对档案进行清查、盘点，对发现的问题及时与移交部门沟通解决。三、档案移交的范围与内容（一）文书档案1.上级机关来文，包括命令、决定、指示、通知、通报等。2.本局制发的文件，如请示、报告、批复、通知、通告、决定、规定等。3.本局召开会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本局的工作计划、总结、统计报表等。5.本局与其他单位签订的合同、协议、意向书等。6.本局干部任免、调配、奖惩等人事文件。7.本局财务预决算、审计报告等文件。（二）业务档案1.刑事侦查档案，包括案件受理、立案、侦查、破案等各个环节形成的材料。2.治安管理档案，如特种行业管理、公共秩序管理、危险物品管理等方面的文件。3.出入境管理档案，涵盖护照、签证、居留许可等办理过程中的相关材料。4.交通管理档案，包括交通事故处理、车辆和驾驶员管理等方面的记录。5.其他各类业务工作中形成的具有保存价值的文件材料。（三）声像档案1.本局组织的重要活动、会议、事件等拍摄的照片、录像带、录音带等。2.反映本局工作成果、荣誉表彰等方面的声像资料。3.其他具有历史和文化价值的声像材料。（四）电子档案1.本局办公自动化系统中形成的电子文件，如电子公文、电子邮件等。2.业务系统中产生的电子数据，如案件信息、户籍数据、交通违法记录等。3.其他以电子形式存在的具有保存价值的文件材料。四、档案移交的时间与频率（一）定期移交1.文书档案应在次年上半年完成上一年度文件材料的整理和移交工作。2.业务档案应根据不同业务的特点和要求，按照规定的时间周期进行移交。一般情况下，每季度或每半年移交一次阶段性形成的档案材料，年度终了后完成全年业务档案的集中移交。3.声像档案应在相关活动结束后及时整理，并在一个月内移交档案管理部门。4.电子档案应定期进行备份，并按照与纸质档案相对应的时间要求进行移交。（二）特殊情况移交1.因工作需要，临时形成大量急需归档的档案材料，移交部门应及时整理并向档案管理部门移交。2.本局机构变动、职能调整等原因，涉及档案归属变更的，相关部门应在变动确定后，及时将档案移交至新的档案管理部门。五、档案移交的程序与要求（一）移交准备1.移交部门按照档案整理规范，对拟移交的档案进行全面整理，确保档案分类准确、编号清晰、编目完整、装订整齐。2.编制档案移交清单，清单应详细列出档案的类别、名称、数量、起止时间等信息，并一式两份，移交部门和档案管理部门各执一份。3.对电子档案，应确保数据的完整性和可读性，按照规定的格式和存储介质进行整理，并在移交清单中注明电子档案的存储位置和相关说明。（二）移交手续办理1.移交部门将整理好的档案及编制的移交清单一并提交给档案管理部门。2.档案管理部门对移交档案进行核对，核对内容包括档案的数量、清单信息与实际档案是否一致，档案的整理质量是否符合要求等。3.经核对无误后，移交部门和档案管理部门在移交清单上签字确认，完成档案移交手续。（三）档案接收1.档案管理部门接收移交档案后，应按照档案保管的要求，对档案进行妥善存放。文书档案应按照年度、保管期限等进行分类上架；业务档案应根据业务类别进行专门存放；声像档案应采用合适的存储方式进行保管；电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。2.建立档案接收台账，详细记录档案的移交时间、移交部门、档案名称、数量等信息，以便于查询和管理。六、档案移交的监督与检查（一）内部监督1.本局纪检监察部门负责对档案移交工作进行监督检查，确保移交工作符合法律法规和本局规定，防止出现违规操作和腐败行为。2.档案管理部门定期对各部门档案移交情况进行检查，对发现的问题及时向移交部门反馈，并督促其整改。检查内容包括档案整理质量、移交时间是否及时、移交手续是否完备等。（二）外部监督1.接受上级档案管理部门的业务指导和监督检查，积极配合上级部门对本局档案移交工作的抽查和评估。2.如有必要，可邀请专业档案机构或专家对本局档案移交工作进行咨询和指导，确保档案管理工作的科学性和规范性。七、档案移交的责任追究（一）对移交部门的责任追究1.移交部门未按照本制度规定及时整理、移交档案，导致档案延误归档或丢失的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予批评教育，并责令限期改正。2.移交档案时故意隐瞒重要信息、提供虚假材料或篡改档案内容的，视情节轻重，对相关责任人员给予警告、记过、记大过等处分；造成严重后果的，依法依规追究其法律责任。（二）对档案管理部门的责任追究1.档案管理部门未认真履行职责，对移交档案审核不严，导致接收的档案存在重大问题的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予批评教育，并要求其采取措施予以纠正。2.