矿用产品档案管理制度

PAGE矿用产品档案管理制度一、总则（一）目的为加强矿用产品档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在矿山生产、经营、管理中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有矿用产品档案的管理，包括但不限于各类采矿设备、选矿设备、安全监测设备、运输设备等产品从采购、验收、使用、维护、报废全过程中形成的文件资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：矿用产品档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容应真实反映矿用产品的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：涵盖产品从选型、采购到报废整个生命周期的各类文件资料，保证档案的全面性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司矿用产品档案管理制度。2.负责接收、整理、保管、统计和提供利用矿用产品档案，定期对档案进行检查、鉴定和销毁。3.指导和监督各部门对矿用产品档案的形成、积累和整理工作，确保档案的质量。4.参与矿用产品的选型、采购、验收等工作，负责审核相关档案资料的完整性和准确性。（二）各部门职责1.负责本部门矿用产品档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.在矿用产品的采购、验收、使用、维护、报废等过程中，及时形成并妥善保管相关文件资料，按照规定定期向档案管理部门移交。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握矿用产品相关知识，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等，确保档案的规范化管理。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，及时准确地提供所需档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.矿用产品采购阶段：采购合同、技术协议、招投标文件、产品样本、说明书、合格证、质量检验报告等。2.矿用产品验收阶段：验收报告、验收记录、开箱检验记录等。3.矿用产品使用阶段：操作规程、维护保养记录、运行日志、故障维修记录、零部件更换记录等。4.矿用产品维护阶段：维护计划、维护记录、维修工单、维修费用统计等。5.矿用产品报废阶段：报废申请、报废鉴定报告、报废处理记录等。（二）收集要求及流程1.各部门应明确专人负责矿用产品档案资料的收集工作，确保在产品生命周期各阶段及时收集相关文件资料。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式通用、存储介质可靠，并按照规定进行备份。4.收集的档案资料应定期移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）整理方法1.分类：按照矿用产品的类别、型号、规格等进行分类，如采矿设备类、选矿设备类、安全监测设备类等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和取用。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，进行备份存储，并建立电子档案索引，方便检索。3.对于重要的矿用产品档案，应采取异地备份等措施，防止因自然灾害等原因导致档案丢失。（三）保管期限1.矿用产品档案的保管期限根据其重要程度和使用价值分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括：产品采购合同、技术协议、重大设备的验收报告、产品的核心技术资料等。3.长期保管的档案包括：一般设备的验收报告、维护保养记录、运行日志等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括：临时性的文件资料，保管期限为[X]年。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对矿用产品档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况。2.清查内容包括档案的完整性、准确性、保管期限、存储状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.清查结果应形成清查报告，上报公司领导，并作为档案管理工作考核的依据。五、档案的利用与借阅（一）利用范围公司内部各部门因生产、经营、管理等工作需要，可以查阅、借阅矿用产品档案。（二）利用流程1.查阅档案：查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.借阅档案：借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。3.档案管理部门应对查阅、借阅情况进行登记，记录查阅、借阅人员姓名、部门、时间、档案名称等信息。（三）利用要求1.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。2.查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期，应办理续借手续。3.档案原件一般不得外借，如有特殊情况需要外借，应经公司领导批准，并采取必要的保护措施。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对矿用产品档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查档案的内容、价值和保管期限，确保鉴定结果的准确性。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表等组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定方法1.审查档案内容：检查档案是否完整、准确，是否反映了矿用产品的实际情况，是否具有保存价值。2.评估档案价值：根据档案的重要程度、使用频率、历史意义等因素，评估档案的价值。3.确定保管期限：根据档案的价值和相关规定，确定档案的保管期限是否需要调整。（三）销毁流程1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，编制档案销毁清单。2.档案销毁清单经公司领导审批后，由档案管理部门负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立矿用产品档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案的快速检索、借阅审批、统计分析等功能，为公司决策提供支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质矿用产品档案进行数字化扫描，形成电子档案，存储在档案管理信息系统中。2.系统功能模块：档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，满足档案管理的各项需求。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案管理信息系统的数据安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的信息化设备和专业技术人员，负责档案管理信息系