城建项目档案管理制度

PAGE城建项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强城建项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，保障城建项目的顺利实施和后续维护管理，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织承担的所有城建项目档案管理工作，包括项目规划、设计、施工、监理、验收等各个阶段形成的各类文件材料。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映城建项目的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集项目各阶段形成的文件材料，保证档案的完整性。3.系统性原则：对档案进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性和逻辑性。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关法律法规、行业标准及本公司/组织的相关规定，确保管理规范。5.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应严格保密，防止信息泄露。（四）管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善城建项目档案管理制度，并组织实施。指导、监督和检查各部门的档案管理工作，确保档案管理工作符合要求。负责收集、整理、保管和统计城建项目档案，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理。负责档案的鉴定、销毁和移交工作，确保档案的安全和有效利用。组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。2.项目建设部门职责负责本部门在城建项目实施过程中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，并定期向档案管理部门移交。协助档案管理部门做好项目档案的验收工作，确保项目档案符合要求。负责对项目档案的真实性、完整性和准确性负责，不得擅自修改、伪造或销毁档案。3.项目设计单位职责负责本单位在项目设计过程中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，并按规定向建设单位移交。确保设计文件的质量和规范性，为项目档案的形成提供准确的基础资料。配合建设单位和档案管理部门做好项目档案的相关工作。4.项目施工单位职责负责本单位在项目施工过程中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，包括施工技术文件、施工管理文件、施工质量验收文件等，并按规定向建设单位移交。严格按照工程建设标准和规范进行施工，确保施工文件的真实性和完整性。配合建设单位和档案管理部门做好项目档案的验收和移交工作。5.项目监理单位职责负责本单位在项目监理过程中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要等，并按规定向建设单位移交。对项目施工过程进行全程监理，确保施工质量和进度符合要求，同时监督施工单位做好文件材料的收集和整理工作。配合建设单位和档案管理部门做好项目档案的验收和移交工作。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目规划阶段：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、规划设计任务书等。2.项目设计阶段：包括初步设计文件、施工图设计文件、设计变更通知等。3.项目施工阶段：包括施工组织设计、施工技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.项目监理阶段：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、监理通知单、工程质量评估报告等。5.项目验收阶段：包括竣工验收报告、工程质量保修书、竣工结算报告等。6.其他与项目相关的文件材料，如项目招投标文件、合同协议、往来信函、会议记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰可辨，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。4.收集的文件材料应按照分类标准进行初步整理，便于后续的归档工作。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：根据城建项目档案的内容和性质，分为工程前期文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件等几大类，每大类下再根据具体情况进行细分。2.组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则进行组卷，如按项目阶段、专业、时间顺序等。卷内文件应排列有序，厚度适中。3.编目：对每卷档案编制卷内目录，包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容。同时，编制案卷目录，包括案卷号、题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。三、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照案卷号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，并定期进行数据校验和备份更新，确保数据的安全性和完整性。3.对重要的档案应进行异地备份，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。（三）保管期限1.城建项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织和国家具有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映本公司/组织一般职能活动，在较长时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映本公司/组织局部职能活动，在较短时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。2.具体保管期限应根据国家有关规定和项目实际情况确定，并在档案整理过程中明确标注。（四）档案的清点与检查1.定期对档案进行清点，确保档案的数量准确、存放位置正确。2.每年对档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况、载体质量等，发现问题及时处理。3.对检查情况应进行记录，并建立档案检查台账。四、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅档案，须经本公司/组织相关部门批准，并按规定办理查阅、借阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密等重要档案，严格按照保密规定进行利用，限制查阅范围和使用方式。（二）利用方式1.查阅：本公司/组织内部人员查阅档案，可直接到档案管理部门办理查阅手续。外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅档案时，应在查阅登记薄上如实填写查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.借阅：本公司/组织内部人员借阅档案，须填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。外单位人员借阅档案，除按上述查阅要求办理外，还须经本公司/组织分管领导批准，并签订保密协议。借阅档案应妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、拍照、摘录档案内容。3.出具证明：因工作需要，可根据档案内容出具档案证明。档案证明应加盖档案管理部门印章，并注明用途和有效期限。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用日期、利用人姓名、单位、利用方式、利用内容、归还日期等。3.档案利用登记薄应妥善保管，以备查询和统计。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关规定和本公司/组织的实际情况，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目建设部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、价值、保管状况等进行全面审查，确定档案是否仍有保存价值。2.对于已无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案的题名、文号、日期、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁清册应经档案鉴定小组审核签字，并报本公司/组织分管领导批准。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责监销。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息彻底销毁，无法恢复。3.销毁完毕后，监销人应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的城建项目档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储和网络化管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅、利用和统计分析。3.实现档案信息资源的共享，为公司/组织的决策提供支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，将其转化为电子档案，建立档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本公司/组织的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.信息安全管理：建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止信息泄露、篡改和