文书档案库管理制度

PAGE文书档案库管理制度一、总则（一）目的为加强公司文书档案库的管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类文书档案的管理，包括但不限于文件、报告、合同、协议、信函、会议纪要等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：文书档案库由公司指定的部门统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司的各项活动和业务情况。3.完整性原则：保证档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善文书档案库管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类文书档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。（二）各部门职责1.负责本部门文书档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责本部门档案管理工作，确保档案的及时收集和妥善保管。3.严格遵守公司档案管理制度，按照规定的程序和要求办理档案的借阅、查阅等手续。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.认真履行档案管理职责，做好档案的日常管理工作，确保档案的安全和完整。3.严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。5.协助各部门做好档案的收集、整理等工作，提供档案利用服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围与要求1.各部门应及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的各类文书材料，包括纸质文件、电子文件等。2.收集的文书材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对于重要文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。（二）整理原则与方法1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.文书档案的整理采用年度机构（问题）保管期限分类法。即先将档案按年度分开，再按机构（问题）进行分类，最后根据保管期限分为永久、长期、短期三类。3.对每份文件进行编号、编目，填写文件目录卡片，注明文件的题名、日期、文号、责任者、页数、保管期限等信息。4.按照分类方案对文件进行装订，去除文件上的金属物，采用左侧装订方式，保持文件的整齐美观。5.编制档案盒封面、盒脊项目，注明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等内容，将整理好的文件装入档案盒，并在盒内放置备考表，注明盒内文件情况和整理人、检查人等信息。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.行政类：包括公司行政事务管理方面的文件，如公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事任免、行政事务通知等。2.业务类：涵盖公司各类业务活动中形成的文件，如市场营销文件、项目管理文件、财务文件、技术文件、合同协议等。3.党群类：涉及公司党群工作的文件，如党组织文件、工会文件、共青团文件以及各类党群活动资料等。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号年度保管期限机构（问题）件号”的结构。2.全宗号：由公司档案管理部门统一编制，代表公司档案全宗。3.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。4.保管期限：分别用“永久”“长期”“短期”表示。5.机构（问题）：根据公司内部机构设置或业务分类进行编号，如“行政部”用“XZ”表示，“市场营销部”用“SC”表示等。6.件号：按文件排列顺序从“1”开始依次编号。例如：某份行政类文件，全宗号为“01”，年度为“2023”，保管期限为“长期”，机构为“行政部”，件号为“001”，其编号为“012023长期XZ001”。五、档案的保管与保护（一）保管环境要求1.档案库应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间，配备必要的消防器材和温湿度调节设备。2.档案库温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案架应排列整齐，便于通风和查阅，档案架与墙壁之间应保持一定距离，以利空气流通。（二）档案存放方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，一个档案盒对应一个存放位置，便于查找和管理。2.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。同时，建立电子档案的存储目录和索引，方便查询和利用。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查，查看档案是否有破损、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时采取措施进行处理。2.对重要档案和易损档案，应采取特殊的保护措施，如复制备份、加固装订、使用防虫防霉药剂等。3.严格限制非档案管理人员进入档案库，档案管理人员进入档案库时应随手关门，防止灰尘等进入。4.做好档案库的清洁卫生工作，定期打扫地面、擦拭档案架，保持档案库环境整洁。六、档案的借阅与查阅（一）借阅权限与范围1.公司内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门办理借阅手续。2.涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准后方可借阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司总经理批准，并签订保密协议后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，查阅范围严格限定在批准的范围内，并不得摘抄、复制档案内容。（二）借阅手续办理1.借阅人凭批准后的《档案借阅申请表》到档案管理部门领取档案，档案管理人员应认真核对申请表内容与档案信息是否一致，并在档案借阅登记薄上详细记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、归还日期等信息。2.如果借阅的是电子档案，档案管理人员应将电子档案复制到移动存储设备或通过网络共享给借阅人，并设置相应的访问权限和使用期限。3.借阅人应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自复印、拍照、摘录档案内容。（三）借阅期限与归还1.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长，但最长不得超过[X]个工作日。2.借阅人应在规定的归还日期前将档案归还至档案管理部门，档案管理人员应认真核对归还档案的数量、完整性和质量，确认无误后在借阅登记薄上注明归还日期，并办理注销手续。3.如发现借阅的档案有损坏、丢失等情况，借阅人应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。赔偿标准按照档案的重要性和损失程度由公司研究确定。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与标准1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、各相关部门业务骨干以及公司分管领导组成，负责对档案进行定期鉴定。2.档案鉴定工作应依据国家有关档案鉴定的规定和公司档案管理制度，结合公司实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面综合考虑档案的保存价值。3.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，经鉴定工作小组鉴定后，可予以销毁。（二）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清查，列出需要鉴定的档案清单，并提交给档案鉴定工作小组。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限是否已满以及是否还有保存价值。3.对于确定为无保存价值的档案，鉴定工作小组应填写《档案销毁审批表》，注明档案名称、编号、数量、形成时间、销毁原因等信息，经公司分管领导批准后进行销毁。（三）销毁方式与监督1.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，对于纸质档案一般采用焚烧或粉碎的方式销毁；对于电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。2.档案销毁时，应指定专人负责监督，确保销毁过程符合规定要求，防止档案信息泄露。3.销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁审批表》上签字确认，并将销毁情况记录在档案销毁登记薄上，以备查考。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析，填写档案统计报表。2.统计内容包括档案的数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等方面，通过统计数据及时掌握档案管理工作的动态，为档案管理决策提供依据。3.档案统计报表应准确、及时、完整，统计人员应认真核对数据，确保统计结果的真实性和可靠性。统计报表应定期报送公司领导和上级档案管理部门。（二）移交工作1.公司内部机构调整、人员变动或业务终止时，相关部门应及时将涉及的档案整理后移交至档案管理部门。2.移交档案时，移交部门应编