治安大队档案管理制度

PAGE治安大队档案管理制度一、总则（一）目的为加强治安大队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在治安工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于治安大队各科室及全体工作人员在履行职责过程中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：治安大队档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映治安工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家秘密、警务工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门治安大队设立档案管理室，负责大队档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.制定档案管理制度和工作流程，指导各科室档案员开展工作。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。6.积极开展档案信息开发利用工作，为治安工作提供参考依据。（三）各科室档案员职责1.负责本科室档案的收集、整理和初步归档工作。2.按照档案管理部门的要求，及时将本科室档案移交档案管理室。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.治安案件办理过程中形成的各类文件材料，包括案件受理登记表、立案决定书、调查笔录、证据材料、处罚决定书等。2.治安防范工作中形成的计划、方案、总结、报告等文件材料。3.队伍建设方面的文件材料，如人员任免、考核、培训等相关资料。4.各类会议记录、纪要、简报等文件材料。5.与其他单位或部门的往来文件、信函、协议等。6.其他与治安大队工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，严禁使用圆珠笔、铅笔等书写。3.对于电子文件，应按照规定进行整理和存储，确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为治安案件类、治安防范类、队伍建设类、综合管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间各科室应在每年年底前将本年度形成的档案移交档案管理室归档。对于重大案件或紧急事项形成的档案，应在案件办结或事项处理完毕后及时归档。（二）归档要求1.档案应按照分类编号顺序进行排列，确保档案的系统性和完整性。2.归档的档案应编制移交清单，双方签字确认。3.档案管理室应对归档的档案进行认真核对，发现问题及时通知相关科室进行整改。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映治安大队主要职能活动和历史面貌的，对治安工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映治安大队一般工作活动，在较长时间内对治安工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对治安工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）保管措施1.档案管理室应配备专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.档案应存放在专用的档案柜架上，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.建立档案库房管理制度，严格限制无关人员进入库房，确保档案的安全。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围因工作需要，治安大队内部工作人员可以查阅档案。外部单位或个人查阅档案，应按照规定履行审批手续。（二）查阅程序1.内部查阅：查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理室查阅。2.外部查阅：外部单位或个人查阅档案，应提前向治安大队提交查阅申请函，说明查阅目的、范围和时间等信息。经治安大队负责人批准后，查阅人持有效证件到档案管理室查阅。查阅申请函和批准文件应留存档案管理室备案。（三）借阅程序1.内部借阅：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.外部借阅：外部单位或个人借阅档案，参照外部查阅程序办理审批手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，应经治安大队负责人批准。（四）查阅、借阅要求1.查阅、借阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.查阅、借阅的档案应妥善保管，不得转借他人，严禁在档案上圈划、批注、污损。3.查阅、借阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理室，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现问题应及时查明原因并处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理室应定期对保管期满的档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理人员、业务骨干和相关领导参加。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对已失去保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经治安大队负责人批准后，方可进行档案销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，销毁过程应进行现场监督，并由监销人在《档案销毁清册》上签字确认。3.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应定期报送治安大队领导和上级档案管理部门，为档案管理决策提供依据。