社区减灾档案管理制度

PAGE社区减灾档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区减灾档案管理，有效收集、整理、保管和利用减灾工作中形成的各类档案资料，提高社区应对灾害的能力，保障社区居民生命财产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内开展的各类减灾工作所形成的档案管理，包括但不限于自然灾害预防、应急处置、恢复重建等工作过程中产生的文件、资料、图表、数据等各种形式的记录。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映社区减灾工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集和整理减灾工作各环节产生的档案资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对档案进行分类、编号、整理和保管，确保档案管理工作的规范化。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于检索、查询和利用，提高档案的使用价值。二、档案管理职责（一）社区减灾工作领导小组1.负责制定和修订社区减灾档案管理制度，指导和监督档案管理工作。2.协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理部门1.具体负责社区减灾档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.建立健全档案管理工作流程和操作规范，确保档案管理工作的标准化。3.定期对档案管理人员进行培训，提高其业务水平和综合素质。（三）各减灾工作业务部门1.负责本部门在减灾工作中形成的档案资料的收集、整理和移交工作。2.配合档案管理部门做好档案管理的相关工作，提供必要的支持和协助。（四）档案管理人员1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等。3.做好档案的检索、查询和利用工作，为社区减灾工作提供及时、准确的档案信息服务。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。三、档案收集（一）收集范围1.自然灾害预防工作档案，包括灾害风险评估报告、应急预案、宣传培训资料、物资储备清单等。2.应急处置工作档案，包括灾害预警信息、应急响应记录、救援行动报告、受灾情况统计等。3.恢复重建工作档案，包括恢复重建计划、资金使用情况、工程建设资料、受灾群众安置记录等。4.其他与社区减灾工作相关的文件、资料、图表、数据等。（二）收集要求1.各业务部门应在工作结束后及时将形成的档案资料收集整理，移交档案管理部门。2.档案资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性和完整性。（三）收集时间1.常规性工作档案应在每季度末收集整理并移交。2.临时性工作档案应在工作结束后一周内收集整理并移交。3.重大灾害事件档案应在事件处置结束后及时收集整理并移交，确保档案的时效性。四、档案整理（一）分类标准1.灾害类型分类：按照自然灾害的种类，如地震、洪水、台风、火灾等进行分类。2.工作阶段分类：分为预防、应急、恢复重建等阶段进行分类。3.文件形式分类：分为纸质文件、电子文件、照片、音像资料等。（二）整理方法1.纸质文件应按照分类标准进行排序，去除重复、无效的文件，进行编号、编目。2.电子文件应按照规定的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构，进行分类存储。3.照片应注明拍摄时间、地点、事件等信息，并进行编号整理。4.音像资料应进行文字说明，注明录制时间、内容、时长等信息，并进行分类存储。（三）编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。2.档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便检索查询。五、档案归档（一）归档原则1.遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.按照分类标准进行归档，确保档案的系统性和完整性。（二）归档方法1.纸质档案应按照分类顺序进行装订，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并建立备份，按照分类目录进行存储。3.照片、音像资料等应按照类别进行整理，装入相册或光盘，并在相册或光盘上标明相关信息。（三）归档时间1.每年上半年对前一年度的档案进行归档整理。2.重大灾害事件档案应在事件处置结束后一个月内完成归档。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备。（二）保管期限1.永久保管：涉及社区重大灾害事件、重要政策文件、长期保存的基础数据等档案。2.定期保管：分为30年、10年两种期限。一般性的灾害预防、应急处置、恢复重建等档案保管期限为30年；时效性较强、短期使用的档案保管期限为10年。（三）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。七、档案利用（一）利用范围1.社区减灾工作决策：为社区减灾工作领导小组提供决策依据。2.灾害预防与应对：为制定灾害预防措施、开展应急演练、处置灾害事件提供参考。3.恢复重建规划：为制定恢复重建计划、安排资金使用、评估重建效果提供支持。4.宣传教育：为开展社区减灾宣传教育活动提供素材。5.其他需要：满足上级部门检查、审计、社会公众查询等其他需要。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件进行查阅。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可提供档案的复印件或电子副本。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、档案编号、查阅页数、借阅期限等信息。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对保管期满的档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.严格按照档案保管期限的规定进行鉴定，避免随意销毁档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对保管期满的档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对保管期满的档案进行逐一审查，根据档案的重要性、保存价值等因素，提出鉴定意见。2.对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应编制销毁清单。（四）销毁程序1.销毁清单经档案鉴定小组组长审核、社区减灾工作领导小组批准后，方可进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字，并将销毁清单归档保存。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立社区减灾档案信息管理系统，实现档案的电子化管理和信息化利用。2.提高档案管理工作效率，方便档案的检索、查询和利用。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行数据录入和挂接。2.系统建设：开发档案信息管理系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅登记、统计分析等功能。3.安全管理：建立健全档案信息安全管理制度，采取数据备份、加密存储、用户认证等措施，保障档案信息的安全。（三）信息化管理要求