规范扶贫档案管理制度

PAGE规范扶贫档案管理制度一、总则（一）目的为了加强扶贫档案管理，确保扶贫工作资料的完整性、准确性和规范性，为扶贫工作的决策、监督和考核提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织参与的所有扶贫项目及相关工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映扶贫工作的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖扶贫工作的各个环节和方面，保证档案资料的全面性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行整理、归档和保管，确保档案管理的一致性。4.保密性原则：对涉及扶贫对象隐私、敏感信息等严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善扶贫档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好扶贫档案的收集、整理、归档工作。3.集中保管扶贫档案，建立档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。4.定期对扶贫档案进行检查、鉴定和统计，对破损、变质档案及时进行修复和处理。（二）各部门职责1.明确专人负责本部门扶贫工作档案的收集、整理和初步审核，确保档案资料的及时、准确和完整。2.在规定时间内将整理好的档案移交档案管理部门，并配合档案管理部门做好档案的核对、补充等工作。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失档案资料。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心。2.按照档案管理规范对档案进行分类、编号、装订、上架等操作，确保档案排列有序、便于查找。3.负责档案的日常维护和安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。4.积极为公司/组织各部门提供档案查阅、借阅等服务，严格执行查阅、借阅手续。三、档案分类与归档（一）扶贫项目档案1.项目申报材料：包括项目申请书、可行性研究报告、项目实施方案等。2.项目审批文件：上级部门对项目的批复、立项文件等。3.项目实施过程资料：项目招投标文件、合同协议、物资采购清单及凭证、工程进度记录、质量验收报告等。4.项目资金管理资料：资金预算、拨款凭证、财务报表、审计报告等。5.项目成效资料：项目受益情况统计、脱贫成果评估报告、群众满意度调查等。（二）扶贫对象档案1.基本信息档案：扶贫对象的个人基本情况登记表，包括姓名、性别、年龄、家庭住址、联系方式、贫困原因等。2.帮扶记录档案：帮扶责任人与扶贫对象的帮扶计划、帮扶措施落实情况记录、走访慰问记录等。3.脱贫档案：扶贫对象脱贫申请书、脱贫认定表、脱贫成效证明等。（三）扶贫工作文件与会议档案1.上级有关扶贫工作的政策文件、领导讲话、工作部署等。2.公司/组织内部关于扶贫工作的会议纪要、工作安排、总结汇报等文件。（四）其他档案与扶贫工作相关的图片、影像资料、荣誉证书、媒体报道等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成的时间顺序和类别，及时收集本部门在扶贫工作中产生的各类资料。2.收集的档案资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（二）整理要求1.档案管理人员对收集到的档案资料进行统一整理，按照分类标准进行分类。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.去除档案资料中的金属物，对破损的纸张进行修补，对字迹模糊的进行复制或抄写清晰。4.按照一定的顺序对档案资料进行排列，如项目档案按照项目实施流程排列，扶贫对象档案按照个人信息、帮扶记录、脱贫档案的顺序排列。5.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。五、档案归档与保管（一）归档要求1.整理好的档案资料应及时移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门对归档的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或修正。3.归档的档案应装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。4.按照档案保管期限的要求，将档案分别存放在不同层次的档案架上，便于管理和查阅。（二）保管期限1.扶贫项目档案：长期保存，直至项目结束后[X]年。2.扶贫对象档案：长期保存，直至扶贫对象脱贫后[X]年。3.扶贫工作文件与会议档案：根据文件性质和重要程度确定保管期限，一般分为永久、长期和短期。4.其他档案：根据实际情况确定保管期限，重要的图片、影像资料等应长期保存。（三）保管环境要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.定期对档案库房进行检查和维护，确保档案保管环境的安全可靠。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅扶贫档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后交档案管理部门。2.档案管理部门根据申请内容，确定查阅范围，并安排专人陪同查阅，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案资料。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.外单位因工作需要借阅扶贫档案的，应提前向公司/组织提出书面申请，说明借阅理由、借阅期限等，经公司/组织负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，并提交有效身份证明，经档案管理部门审核后，签订《档案借阅承诺书》。3.档案管理部门按照借阅申请要求，提供相应的档案资料，并登记借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自更改、涂抹、污损档案内容。如需延期借阅，应提前向档案管理部门办理续借手续。5.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案资料，档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对扶贫档案进行鉴定，确保档案的保管价值与实际需求相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案保管期限的规定和实际工作需要，对档案进行逐卷审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.《档案销毁清册》经公司/组织负责人批准后，方可进行销毁。（三）销毁方式1.对纸质档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢