档案室管理收发制度

PAGE档案室管理收发制度一、总则（一）目的为加强公司档案室文件收发管理，确保文件传递的及时、准确、安全，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在文件收发过程中的相关活动。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规及行业标准，确保文件收发工作合法合规。2.遵循准确、及时、安全、保密的原则，保障文件信息的完整性和保密性。3.实行统一管理、分级负责，明确各部门及人员在文件收发中的职责。二、文件收文管理（一）收文渠道1.公司设立专门的文件接收邮箱及传真号码，用于接收外部来文。各部门应指定专人负责定期查看邮箱及传真，确保文件及时收取。2.对于通过邮寄方式送达的文件，由公司收发室统一签收。收发室工作人员应在收到邮件后，立即进行登记，并根据文件内容及时分发给相关部门。（二）收文登记1.所有收到的文件均需进行详细登记。登记内容包括文件名称、文号、发文单位、收文日期、密级、份数等信息。2.收文登记应使用统一的登记表，登记表应妥善保存，以备查询。（三）文件初审1.收文人员在收到文件后，应首先对文件进行初审。初审内容包括文件的完整性、合法性、时效性等。2.对于不符合要求的文件，收文人员应及时与发文单位联系，要求其补充或更正相关信息。（四）文件传阅1.经初审合格的文件，应按照规定进行传阅。传阅顺序一般为公司领导、相关部门负责人等。2.传阅文件应使用专门的传阅夹，传阅人员应在传阅夹上签字，注明传阅日期。3.传阅过程中，传阅人员应认真阅读文件内容，并根据工作需要提出意见和建议。（五）文件办理1.根据文件内容和领导批示，相关部门应及时办理文件。办理结果应及时反馈给发文单位或相关领导。2.文件办理过程中，如需存档的文件，应按照档案管理规定进行整理和归档。三、文件发文管理（一）发文流程1.公司各部门拟制发文时，应填写《发文审批表》，详细注明发文事由、主送单位、抄送单位、文件内容等信息。2.《发文审批表》经部门负责人审核签字后，报公司领导审批。3.经领导审批同意的发文，由档案室进行编号、排版、印制等工作。4.印制完成的文件，应加盖公司公章，并按照规定进行分发。（二）发文登记1.所有发出的文件均需进行登记。登记内容包括文件名称、文号、发文日期、主送单位、抄送单位、份数等信息。2.发文登记应与收文登记分开进行，使用专门的发文登记表。（三）文件校对1.文件印制前，应进行严格的校对。校对人员应认真核对文件内容，确保文件准确无误。2.校对过程中发现的问题，应及时与拟文部门沟通，进行修改。（四）文件盖章1.文件盖章应严格按照公司印章管理规定进行操作。盖章人员应认真核对文件内容和审批手续，确保盖章文件合法有效。2.盖章后的文件应进行登记，并妥善保存盖章记录。（五）文件分发1.文件分发应按照《发文审批表》上注明的主送单位、抄送单位进行。分发过程中应确保文件准确无误地送达相关单位。2.对于重要文件，应采用专人送达或挂号邮寄等方式，确保文件安全送达。四、文件归档管理（一）归档范围1.公司各类文件，包括收文、发文、会议纪要、合同协议、工作报告等，均应按照规定进行归档。2.归档文件应具有保存价值，能够反映公司的工作历程和业务活动。（二）归档时间1.收文归档应在文件办理完毕后的[X]个工作日内完成。2.发文归档应在文件发出后的[X]个工作日内完成。3.其他文件应根据其形成时间和性质，及时进行归档。（三）归档要求1.归档文件应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.归档文件应按照分类方案进行整理，采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存。3.纸质档案应装订整齐，编目准确，便于查阅。电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份。（四）档案保管1.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等，确保档案安全。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，并做好记录。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理。（五）档案查阅1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案室查阅。2.查阅档案时，查阅人员应遵守档案室的相关规定，不得擅自涂改、抽取、销毁档案。3.对于涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。五、文件保密管理（一）保密制度1.公司建立健全文件保密制度，明确保密责任和保密措施。2.所有涉及公司机密的文件，均应按照保密级别进行管理，严格限制知悉范围。（二）保密措施1.文件收发过程中，应采取必要的保密措施，如加密传输、专人传递等，确保文件信息安全。2.档案室应设置专门的保密区域，对机密文件进行单独存放，并配备必要的保密设备。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。（三）保密教育1.公司定期组织员工进行保密教育，提高员工的保密意识和保密技能。2.员工应自觉遵守公司保密制度，不得私自传播、泄露公司机密文件。六、文件销毁管理（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的文件，应按照规定进行销毁。2.因工作失误或其他原因形成的重复文件、错误文件等，也应进行销毁。（二）销毁程序1.文件销毁前，应填写《文件销毁申请表》，注明销毁文件的名称、文号、数量等信息。2.《文件销毁申请表》经部门负责人审核签字后，报公司领导审批。3.经领导审批同意的文件销毁申请，由档案室组织实施销毁工作。销毁过程中应进行详细记录，确保销毁工作彻底、安全。（三）销毁方式1.文件销毁方式应根据文件性质和保密要求选择。一般可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。2.对于涉及公司机密的文件，应采用专门的保密销毁设备进行销毁，确保文件信息无法恢复。七、监督与考核（一）监督检查1.公司设立专门的文件收发管理监督小组，定期对各部门文件收发管理工作进行检查。2.监督检查内容包括文件收发登记、传阅、办理、归档等环节的工作情况，以及保密制度的执行情况等。（二）考核评价1.公司将文件收发管理工作纳入部门绩效考核体系，对工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。2.对于违反本制度规定或工作失误给公司造成损失的部门和