装修施工档案管理制度

PAGE装修施工档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司装修施工档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于查阅、利用和保存，为装修施工项目提供可靠的依据和支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司承接的所有装修施工项目，包括住宅装修、商业装修、办公装修等各类装修工程。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映装修施工过程和实际情况，不得虚假记录或篡改。2.完整性原则：涵盖装修施工项目从前期准备到竣工验收全过程的各类文件资料，确保无遗漏。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、文字等应清晰、规范，避免模糊或歧义。4.及时性原则：各项文件资料应及时收集、整理和归档，确保档案的时效性。5.保密性原则：对于涉及公司机密、客户隐私等敏感信息的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善装修施工档案管理制度，并监督执行。2.统筹规划装修施工档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案管理工作进行检查和评估，提出改进措施和建议。4.负责档案管理人员的培训和考核，提高其业务水平和综合素质。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目装修施工档案的收集、整理和初步审核工作。2.确保项目施工过程中各项文件资料的及时形成和妥善保管，对资料的真实性和完整性负责。3.配合档案管理部门做好档案的归档和移交工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.具体负责装修施工档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。2.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。3.严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和保密，防止档案损坏、丢失或泄露。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理问题。三、档案收集（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、设计任务书、招投标文件、合同协议等。2.设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更通知、图纸会审记录等。3.施工过程文件：施工组织设计、施工方案、技术交底记录、工程进度计划、材料设备采购清单及质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、检验检测报告、施工日志等。4.工程变更文件：工程变更申请、变更审批文件、变更后的图纸及说明等。5.竣工验收文件：竣工验收申请报告、竣工验收记录、工程质量评估报告、竣工图、工程决算书等。6.其他文件：与装修施工项目相关的会议纪要、来往信函、照片、影像资料等。（二）收集要求1.各部门和岗位应按照职责分工，及时将各自工作中形成的文件资料收集齐全，移交项目负责人。2.项目负责人应定期对项目文件资料进行检查和督促，确保各类文件资料无遗漏。3.对于外来文件，如设计单位、监理单位、供应商等提供的数据、图纸、文件等，应及时签收并妥善保管。四、档案整理（一）分类标准装修施工档案按照项目前期文件、设计文件、施工过程文件、工程变更文件、竣工验收文件、其他文件等六大类进行一级分类。每大类下再根据文件的性质、内容等进行二级分类，如施工过程文件可分为施工组织管理、施工技术、质量控制、安全管理等小类。（二）整理方法1.对收集到的文件资料进行分类筛选，剔除无关或重复的文件。2.按照分类标准对文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.对文件进行排序，同一类文件按照时间顺序或重要程度排列。4.编制文件目录，目录应包含文件编号、名称、日期、来源等信息，方便查阅。5.对图纸类文件应进行折叠、装订，使其规格统一，便于保存和查阅。五、档案归档（一）归档时间1.项目前期文件应在项目立项后及时归档。2.设计文件在设计完成并经审核后归档。3.施工过程文件应随工程进度同步归档，每月定期整理归档一次。4.工程变更文件在变更确定后及时归档。5.竣工验收文件在工程竣工验收合格后一个月内归档。6.其他文件随时形成随时归档。（二）归档流程1.项目负责人对整理好的档案进行审核，确保档案内容完整、准确、规范。2.将审核通过的档案移交档案管理人员，档案管理人员进行再次核对和检查。3.档案管理人员按照档案分类和编号顺序，将档案装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、项目名称、起止日期等信息。4.建立档案台账，记录档案的归档日期、编号、名称、保管期限等信息，便于查询和统计。六、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应分类存放，不同类别的档案应分开保管，便于查找和管理。2.对重要的档案应进行备份，备份方式可采用电子存储或纸质复制等，备份应与原件分开保管，并定期进行检查和更新。（三）档案标识1.档案盒或档案柜应标明档案类别、项目名称、起止日期、保管期限等信息，便于识别和查找。2.对于电子档案，应在文件名中体现档案类别、项目名称、日期等关键信息，并建立电子档案索引目录，方便检索。（四）保管期限装修施工档案的保管期限根据档案的重要性和性质分为短期、中期和长期。具体如下：1.短期保管档案：保管期限为5年，主要包括一般性的施工记录、材料检验报告等。2.中期保管档案：保管期限为10年，包括工程变更文件、分项分部工程质量验收记录等。3.长期保管档案：保管期限为永久，主要包括项目前期文件、设计文件、竣工验收文件、工程决算书等重要文件。（五）档案清查1.档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，如发现档案有损坏、丢失或其他问题，应及时采取措施进行处理，并记录清查结果。3.对清查中发现的问题应及时报告档案管理部门负责人，并提出整改建议，确保档案的安全和完整。七、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅装修施工档案，如工程管理、质量检查、技术支持、成本核算等。2.外部单位因审计、调查、纠纷处理等需要查阅相关档案，应按照规定办理查阅手续。3.客户因了解装修施工情况等需要查阅部分档案，应经公司同意并办理相关手续。（二）利用流程1.内部查阅：查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门审核通过后，安排档案管理人员提供档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人姓名、部门、查阅时间、档案名称、查阅用途等信息。2.外部查阅：外部单位查阅档案时，应提交单位介绍信、查阅人身份证明等相关证明材料，并填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。经公司相关部门负责人审核同意后，报公司分管领导批准。档案管理部门按照批准意见提供档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅单位名称、查阅人姓名、身份证明号码、查阅时间、档案名称、查阅用途等信息。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，查阅完毕后及时收回档案。3.客户查阅：客户查阅档案时，应经公司业务部门同意，并填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。档案管理部门审核通过后，安排档案管理人员提供档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括客户姓名、联系方式、查阅时间、档案名称、查阅用途等信息。客户查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅完毕后及时归还档案。（三）利用限制1.涉及公司机密、客户隐私等敏感信息的档案，未经公司批准，不得查阅、复制或传播。2.档案利用过程中，不得对档案进行涂改、损坏、抽取、撤换等操作。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并在规定的范围内进行。3.查阅人应在规定的时间内归还档案，如需延长查阅时间，应提前办理续借手续。八、档案销毁（一）销毁条件档案保管期满，且确无保存价值的，可进行销毁。对于涉及未了结债权债务关系或其他重要事项的档案，应在相关事项处理完毕后，再行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。申请表应包括档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核签字后，报公司分管