强化档案资料管理制度

PAGE强化档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥档案资料在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管、利用和销毁等工作。2.真实准确原则：档案资料应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保内容真实、数据准确、手续完备。3.完整系统原则：档案资料应全面收集，保持其内在联系和系统性，不得随意残缺或遗漏。4.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和保密规定，确保档案资料的安全，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。二、档案资料管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案资料管理制度。2.负责公司/组织各类档案资料的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案资料的规范化管理。3.建立健全档案资料的保管制度，配备必要的档案保管设备，定期对档案资料进行检查、清点和维护，确保档案资料的安全。4.负责档案资料的开发利用工作，为公司/组织各项工作提供档案信息服务，积极开展档案资料的编研工作，编写各类档案资料汇编、参考资料等。5.负责对公司/组织各部门档案资料管理工作进行监督、指导和检查，定期组织档案工作培训，提高档案管理人员的业务水平。6.按照国家有关规定，做好档案资料的鉴定、销毁工作，确保档案资料的时效性和有效性。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集、整理和保管工作，确保档案资料的及时归档和妥善保管。2.严格按照公司/组织档案资料管理制度的要求，做好本部门档案资料的分类、编号、装订等工作，保证档案资料的质量。3.积极配合档案管理部门的工作，及时将本部门形成的档案资料移交档案管理部门，并提供必要的档案信息和利用服务。4.加强对本部门员工的档案意识教育，提高员工对档案资料管理工作重要性的认识，确保档案资料管理工作的顺利开展。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，严格遵守档案工作纪律和职业道德规范，保守档案机密。2.认真学习和掌握档案管理业务知识，不断提高业务水平，熟练运用档案管理软件进行档案资料的管理和利用。3.负责档案资料的日常管理工作，包括档案资料的收集、整理、分类、编目、上架、借阅、归还等，确保档案资料的有序存放和方便利用。4.定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时报告并采取相应措施，确保档案资料的安全和完整。5.积极开展档案资料的编研工作，为公司/组织提供有价值的档案信息服务，协助各部门做好档案资料的利用工作。三、档案资料的收集与归档（一）收集范围1.公司/组织在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，包括但不限于以下几类：行政管理类：公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度等。业务经营类：市场调研报告、营销方案、合同协议、订单、财务报表、审计报告、统计资料等。人事管理类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核资料、薪酬福利资料等。技术研发类：科研项目资料、技术方案、设计图纸、实验报告、专利证书等。基本建设类：工程建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收资料等。声像档案类：照片、录音带、录像带、光盘等记录公司/组织重要活动、工作场景、领导视察等的声像资料。2.国家法律法规和行业标准规定应归档保存的其他文件资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案资料收集范围的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料，确保档案资料的齐全完整。2.档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料书写。3.对于电子文件，应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）归档程序1.各部门档案管理人员应定期对本部门收集的档案资料进行整理，按照档案资料的分类标准进行分类、编号、装订，并编制档案资料目录。2.在档案资料整理完毕后，各部门档案管理人员应及时将档案资料移交档案管理部门，并填写档案资料移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门收到各部门移交的档案资料后，应进行认真核对和检查，对不符合要求的档案资料，应及时退回原部门进行补充或更正。4.档案管理部门对接收的档案资料进行统一编号、编目、上架，建立健全档案资料的检索体系，方便档案资料的查询和利用。四、档案资料的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件资料之间的有机联系，便于档案资料的管理和利用。2.区分文件资料的不同价值，按照重要程度和保存期限进行分类整理，确保重要文件资料得到妥善保管。3.便于档案资料的数字化管理和信息共享，采用科学合理的分类方法和编号系统，提高档案资料管理的效率和水平。（二）分类方法1.年度分类法：将档案资料按年度分开，每一年度的档案资料集中排列在一起。2.组织机构分类法：按照公司/组织内部的组织机构进行分类，每个组织机构形成的档案资料集中在一起。3.问题分类法：根据档案资料反映的问题进行分类，将同一问题的档案资料归为一类。4.保管期限分类法：根据档案资料的保存价值，将档案资料分为永久、长期、短期三种保管期限。（三）编号规则1.档案资料编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则，确保编号的科学性和实用性。2.档案资料编号采用“全宗号年度保管期限类别顺序号”的结构形式，具体编号方法如下：全宗号：由档案管理部门统一编制，用于标识公司/组织全宗档案。年度：采用公元纪年，用四位数字表示，如“202X”。保管期限：分别用“永久”“长期”“短期”表示。类别：根据档案资料的分类方法，用大写字母表示不同的类别，如“A”表示行政管理类，“B”表示业务经营类等。顺序号：按照档案资料在同一类别中的排列顺序，用四位数字表示，不足四位的前面补零。3.例如，一份行政管理类的永久档案资料，其编号为：01202X永久A0001。（四）编目要求1.档案资料编目应包括案卷封面、卷内目录、备考表等内容，确保编目信息的准确、完整。2.案卷封面：应填写全宗号、年度、保管期限、类别、案卷题名、编制单位、编制日期等项目，案卷题名应简明扼要地概括卷内档案资料的主要内容。3.卷内目录：应按卷内档案资料排列顺序逐件填写序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，序号应与档案资料的排列顺序一致，文号应填写文件的发文字号，责任者应填写文件的制发单位或个人，题名应填写文件的标题，日期应填写文件的形成日期，页号应填写该份文件在卷内的起止页码，备注应填写需要说明的事项。4.备考表：应填写卷内档案资料的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，以及对卷内档案资料的整理情况进行说明，备考表应置于卷尾。五、档案资料的保管与保护（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等，确保档案资料的妥善保管。（二）保管方式1.档案资料应按照分类编号顺序上架存放，保持排列整齐，便于查找和利用。2.对于纸质档案资料，应采用装订成册、盒装等方式进行保管，防止档案资料的散失和损坏。3.对于电子档案资料，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并按照电子文件管理的规定进行存储和管理，确保电子档案资料的安全可靠。4.对于声像档案资料，应按照其载体形式分别进行保管，如照片应冲洗或扫描后进行归档保存，录音带、录像带、光盘等应妥善存放，并定期进行检查和维护。（三）保护措施1.定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时采取措施进行处理，确保档案资料的安全和完整。2.对破损、褪色的档案资料应及时进行修复或复制，对字迹模糊或易褪色的档案资料应进行字迹加固处理。3.加强对档案库房的安全管理，严格执行档案库房的出入制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。4.做好档案资料的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等工作，定期对档案保管设备进行维护和检查，确保设备的正常运行。5.按照国家有关规定，定期对档案资料进行鉴定，对已失去保存价值的档案资料，应按照规定的程序进行销毁处理。六、档案资料的利用与借阅（一）利用原则1.档案资料的利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，确保档案资料的利用符合国家法律法规和公司/组织的规定。2.档案资料的利用应有利于公司/组织的各项工作，为公司/组织的决策、管理、科研、生产等提供有力的支持。3.档案资料的利用应保证档案资料的安全和完整，不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案资料。（二）利用方式1.查阅：公司/组织内部员工因工作需要查阅档案资料时，应填写档案资料查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.借阅：公司/组织外部单位或个人因特殊需要借阅档案资料时，应填写档案资料借阅申请表，注明借阅单位或个人名称、借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经公司/组织主管领导签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅档案资料时，应按照档案管理部门的规定，缴纳一定的押金，并签订档案资料借阅协议，明确双方的权利和义务。3.复制：公司/组织内部员工因工作需要复制档案资料时，应填写档案资料复制申请表，注明复制目的、复制内容、复制份数等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门应按照规定的程序和要求，对复制的档案资料进行审核和登记，并收取一定的复制费用。（三）利用程序1.查阅程序：查阅人持档案资料查阅申请表到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据查阅申请表的内容，在档案管理系统中查询相关档案资料，并将档案资料提供给查阅人查阅。查阅人应在档案管理部门指定的查阅场所进行查阅，不得将档案资料带出查阅场所。查阅时应保持档案资料的整洁，不得在档案资料上涂改、圈划、批注等。查阅完毕后，查阅人应将档案资料归还档案管理人员，并在档案资料查阅登记表上签字确认。2.借阅程序：借阅人持档案资料借阅申请表到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员根据借阅申请表的内容，在档案管理系统中查询相关档案资料，并对借阅人的身份和借阅资格进行审核。审核通过后，档案管理人员将档案资料借给借阅人，并按照规定收取押金和签订档案资料借阅协议。借阅人应按照档案资料借阅协议的规定，按时归还档案资料。借阅期限届满，借阅人应持档案资料到档案管理部门办理归还手续，档案管理人员对归还的档案资料进行检查和清点，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应按照档案资料借阅协议的规定追究借阅人的责任。3.复制程序：复制人持档案资料复制申请表到档案管理部门办理复制手续，档案管理人员根据复制申请表的内容，在档案管理系统中查询相关档案资料，并对复制的内容和份数进行审核。复制的内容应符合国家法律法规和公司/组织的规定，不得涉及国家机密和公司/组织的商业秘密。审核通过后，档案管理人员按照规定的程序和要求，对复制的档案资料进行复制，并收取一定的复制费用。复制完成后，档案管理人员将复制的档案资料交给复制人，并在档案资料复制登记表上签字确认。（四）利用登记1.档案管理部门应建立健全档案资料利用登记制度，对档案资料的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名、利用部门、利用目的、利用内容、归还时间等。2.档案资料利用登记记录应妥善保管，保存期限与档案资料的保管期限相同，以便于日后查阅和统计分析。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案资料的鉴定应遵循全面审查、客观公正、准确及时的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。2.档案资料的鉴定应根据国家有关法律法规和公司/组织的规定，结合档案资料的形成背景、内容价值、保管状况等因素进行综合判断。3.档案资料的鉴定应充分听取档案形成部门和相关业务部门的意见，确保鉴定结果符合公司/组织的实际情况和工作需要。（二）鉴定组织1.公司/组织应成立档案资料鉴定小组，负责对档案资料进行定期鉴定。鉴定小组由档案管理部门、相关业务部门和纪检监察部门等人员组成，组长由公司/组织主管领导担任。2.鉴定小组应制定档案资料鉴定工作方案，明确鉴定的范围、方法、程序和标准等，确保鉴定工作有序进行。（三）鉴定内容1.档案资料的鉴定内容主要包括档案资料的真实性、完整性、准确性、系统性、时效性、保密性等方面。2.对档案资料的形成背景、内容价值、保管状况等进行全面审查，判断档案资料是否仍具有保存价值，是否需要继续保管或销毁。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案资料，应填写档案资料销毁申请表