扶贫办档案室管理制度

PAGE扶贫办档案室管理制度一、总则（一）目的为加强扶贫办档案室管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在扶贫工作中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于扶贫办机关各科室及所属事业单位在各项扶贫工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：扶贫办档案室对全办档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：归档的档案必须是真实反映扶贫工作实际情况的原始材料，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理扶贫工作中形成的各类档案，保证档案资料的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本办档案管理制度并组织实施。2.负责全办档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各科室及所属事业单位的档案业务工作，开展档案工作培训和宣传。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.推进档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）各科室及所属事业单位职责1.负责本科室及所属事业单位档案的收集、整理和初步立卷工作，并按规定定期向档案室移交。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本科室及所属事业单位档案工作的日常管理，确保档案资料的及时归档和安全保管。3.配合档案室做好档案的鉴定、统计、利用等工作，提供档案利用所需的相关信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与扶贫工作有关的文件、指示、规定等。2.本办制定的扶贫工作计划、方案、总结、报告、统计报表等。3.扶贫项目申报、审批、实施、验收等过程中形成的文件、资料、合同、协议等。4.扶贫资金管理方面的文件、账目、报表等。5.扶贫工作调研、考察、会议等活动中形成的文件、记录、纪要等。6.反映扶贫工作成果和经验的典型材料、宣传报道等。7.其他与扶贫工作有关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各科室及所属事业单位应及时将办理完毕的文件材料进行收集整理，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整，载体应符合耐久性要求，禁止使用易褪色的书写材料。3.对电子文件应同时收集其元数据和相关背景信息，确保电子档案的可读性和可用性。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、来源、内容等进行分类，一般分为综合类、项目类、资金类、宣传类等类别。2.对每一类档案进行编号，编号应科学合理、便于查找。3.按照档案的分类顺序，对每份档案进行装订、编目、装盒，编制档案目录。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案室应配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，并定期进行检查和维护。（二）档案存放1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行排列存放，便于查找和利用。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和更新。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：反映扶贫工作重大历史事件、重要政策制定、重要项目实施等具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对扶贫工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对扶贫工作有参考价值的档案，保管期限为1年至10年。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.清查中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级主管部门报告。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合扶贫工作实际，对档案进行科学鉴定。2.确保鉴定工作的客观性、准确性和公正性，避免随意销毁档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干及有关领导组成，负责对档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，确定其是否仍具有保存价值。2.对已到保管期限的档案，重点审查其是否涉及重要事项、是否仍有查考利用价值等。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应经分管领导审批后，报上级主管部门备案。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。六、档案的利用（一）利用范围1.为扶贫工作决策提供参考依据。2.为扶贫项目申报、审批、实施、验收等工作提供资料支持。3.为扶贫工作研究、宣传、培训等活动提供素材。4.为社会各界了解扶贫工作情况提供信息服务。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案室查阅档案原件或复印件。2.借阅：对确需借出档案室的档案，应办理借阅手续，并限期归还。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案的复制件。（三）利用手续1.利用者需填写档案利用登记表，注明利用目的、内容、期限等。2.查阅档案时，应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.借阅档案时，利用者应妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.复制档案时，需经档案室负责人批准，并按规定收取复制费用。（四）利用反馈1.利用者在利用档案后，应及时将利用情况反馈给档案室，以便对档案利用效果进行跟踪和评估。2.档案室应定期对档案利用情况进行统计分析，总结经验，改进档案管理工作。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立扶贫办档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，为扶贫工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等，形成电子档案。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合扶贫办档案管理的信息系统，实现档案的分类管理、编目、检索、借阅、统计等功能。3.数据安全管理：建立数据备份、恢复、安全防护等机制，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应符合国家有关信息化标准和规范，具