路政文书档案管理制度

PAGE路政文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强路政文书档案管理，确保路政文书档案的完整、准确、系统和安全，提高路政工作效率和管理水平，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织路政部门在路政管理活动中形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则路政文书档案由路政部门指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则归档的路政文书档案应真实反映路政管理活动的实际情况，内容准确无误。3.分类科学原则按照路政文书档案的来源、时间、内容等因素进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则加强路政文书档案的安全保护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、路政文书档案管理职责（一）路政部门职责1.负责路政文书档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.制定路政文书档案管理工作流程和规范，明确各岗位人员职责。3.定期对路政文书档案进行清理和鉴定，及时销毁过期或无用的档案。4.配合公司/组织内部审计、纪检监察等部门对路政文书档案的查阅和检查工作。（二）档案管理人员职责1.负责路政文书档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、装订、编目、上架保管等。2.建立路政文书档案管理台账，记录档案的收进、移出、查阅、借阅等情况。3.严格遵守档案管理规章制度，确保档案的安全和保密。4.积极为路政部门及其他相关部门提供档案查阅和利用服务，及时准确地查找和提供所需档案资料。（三）路政执法人员职责1.在路政执法过程中，及时收集和整理与执法活动相关的文书资料，确保资料的完整和准确。2.按照规定的时间和要求，将执法文书档案移交档案管理人员进行归档。3.不得擅自销毁、涂改、伪造路政文书档案。三、路政文书档案的收集与整理（一）收集范围1.路政管理法律法规、规范性文件、政策文件等。2.路政执法工作计划、总结、报告、统计报表等。3.路政许可申请材料及审批文件，包括申请书、现场勘查记录、审批决定书等。4.路政处罚决定书、听证材料、行政复议决定书、行政诉讼判决书等。5.路政巡查记录、路政案件处理文书、路政设施维护记录等。6.路政宣传资料、培训教材、会议纪要等。7.其他与路政管理活动相关的文书资料。（二）收集要求1.路政执法人员应在执法活动结束后及时将相关文书资料收集齐全，确保资料的完整性。2.收集的路政文书档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文档，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并进行备份保存。（三）整理方法1.分类路政文书档案按照路政管理业务类别进行分类，主要包括路政许可、路政处罚、路政巡查、路政设施管理等类别。每个类别下再根据文书的性质、时间等因素进行细分。2.编号为便于管理和查找，对路政文书档案进行编号。编号采用分类流水号的方式，每个类别从001开始依次编号。3.装订将路政文书档案按照编号顺序进行装订，采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。4.编目编制路政文书档案目录，目录应包括档案编号、类别、题名、日期、保管期限等内容。编目应准确、清晰，便于查阅。四、路政文书档案的归档与保管（一）归档时间路政文书档案应在次年上半年完成归档工作。对于一些时效性较强的档案，应及时归档。（二）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的路政文书档案进行核对，确保档案的完整性和准确性。2.将核对无误的档案按照编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围等信息。3.将档案盒存放在档案架上，并在档案架上标明档案类别、存放位置等信息。（三）保管期限路政文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案涉及路政管理重大决策、重要政策文件、路政许可和处罚的典型案例、路政设施建设和改造的重要资料等，应永久保管。2.长期保管的档案路政执法工作计划、总结、统计报表、路政巡查记录、路政设施维护记录等，保管期限为10年。3.短期保管的档案路政宣传资料、培训教材、会议纪要等，保管期限为5年。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对电子文档应进行备份存储，并定期进行数据维护，确保数据的安全和可用。五、路政文书档案的查阅与利用（一）查阅范围本公司/组织内部路政部门及其他相关部门因工作需要可以查阅路政文书档案。外部单位查阅路政文书档案应按照相关法律法规和规定办理审批手续。（二）查阅程序1.本公司/组织内部人员查阅路政文书档案，应填写《路政文书档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，并经所在部门负责人签字同意后，交档案管理人员办理查阅手续。2.外部单位查阅路政文书档案，应提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅内容等信息，并加盖单位公章。经公司/组织领导审批同意后，交档案管理人员办理查阅手续。3.档案管理人员根据查阅申请，为查阅人员提供相应的档案资料，并在《路政文书档案查阅登记簿》上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用要求1.路政文书档案的利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害公司/组织利益和他人合法权益。2.查阅人员应爱护档案资料，不得涂改、伪造、损毁档案。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理人员。3.档案管理人员应对路政文书档案的查阅和利用情况进行跟踪和统计，定期向上级领导汇报。六、路政文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则路政文书档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、准确及时的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。（二）鉴定组织成立路政文书档案鉴定小组，由路政部门负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对路政文书档案的保管期限进行鉴定。（三）鉴定方法1.定期鉴定每年对路政文书档案进行一次定期鉴定，根据档案的保管期限和实际利用情况，确定档案是否需要继续保存。2.随时鉴定对于一些特殊情况的档案，如涉及重大事件、法律纠纷等，应随时进行鉴定，及时确定档案的保管期限和处置方式。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的路政文书档案，应编制《路政文书档案销毁清单》，注明档案编号、类别、题名、日期、保管期限等信息。2.《路政文书档案销毁清单》经路政部门负责人审核签字后，报公司/组织领导审批。