档案存放室规章制度

PAGE档案存放室规章制度一、总则（一）目的为加强公司档案存放室的管理，确保档案的安全、完整与有效利用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司内所有涉及档案存放、保管、查阅、借阅等相关工作的部门和人员。（三）基本原则1.档案管理应遵循真实性、完整性、系统性、安全性的原则，确保档案能够准确反映公司各项活动的真实情况。2.严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，依法依规进行档案管理工作。二、档案存放室管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案存放室的各项管理制度，并组织实施。2.对公司各部门形成的各类档案进行集中统一管理，确保档案的及时收集、整理、归档。3.负责档案存放室的日常管理工作，包括档案的存放、保管、安全防护等。4.建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和时效性。（二）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等具体工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的存放和保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。4.按照规定的程序和要求，为档案查阅、借阅人员提供服务，做好登记和跟踪工作。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。（三）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。2.明确本部门兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和监督，确保档案的及时收集和整理。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项经营活动、行政管理、技术研发、生产运营等过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等各类材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。3.公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等。4.公司财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。5.公司的荣誉证书、资质证书、专利证书等各类证书档案。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得擅自修改、涂抹或伪造。3.对于重要的文件和资料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保两者内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档一体化管理的要求，实现电子档案与纸质档案的同步整理。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为行政管理类、经营管理类、技术研发类、财务类、人事类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的存放与保管（一）存放环境要求1.档案存放室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.档案存放架应牢固、整齐，便于档案的存放和取用，且应与地面保持一定距离，防止受潮。（二）存放方式1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放在档案架上，不同类别的档案应分开存放，并设置明显的标识。2.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管措施1.建立档案保管台账（见附件一），详细记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息，并定期进行核对，确保账实相符。2.定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时采取措施进行处理，并做好记录（见附件二）。3.加强档案存放室的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，严禁无关人员进入档案存放室。4.对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识，确保档案保管工作的安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》（见附件三），注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，查阅人员不得擅自将档案带出查阅室。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》（见附件四）上签字确认。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》（见附件五），注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案，并办理借阅登记手续，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、预计归还时间等信息（见附件六）。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如需复制或摘录档案，应另行填写申请，经档案管理部门负责人批准后方可进行。4.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。如逾期未还，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。（三）特殊情况查阅与借阅1.涉及公司机密或重要商业秘密的档案，查阅和借阅应严格按照公司保密制度执行，经公司主管领导批准后方可进行。2.外单位人员查阅或借阅公司档案，应持有单位介绍信，并经公司主管领导批准，档案管理部门应按照规定的程序办理相关手续，并对查阅或借阅过程进行全程监督。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则。2.以国家有关档案保管期限表和公司档案管理制度为依据，结合公司实际情况，对档案进行科学合理的鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，分析其内容、来源、时间等因素，确定其保存价值。2.综合分析法：结合公司的发展历史、业务范围、工作重点等因素，对档案进行综合分析，判断其是否具有保存价值。（四）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，并编制《档案销毁清册》（见附件七），注明档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中，应安排专人进行监督，并在《档案销毁登记表》（见附件八）上签字确认。5.销毁完毕后，《档案销毁清册》和《档案销毁登记表》应作为档案资料进行保存，保存期限为[X]年。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数字化扫描1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保扫描图像清晰、完整。2.扫描后的电子文件应进行格式转换和存储，存储格式应便于长期保存和利用，一般可采用PDF格式。（三）数据录入与挂接1.对扫描后的电子文件进行数据录入，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，确保数据准确无误。2.将录入的数据与电子文件进行挂接，建立电子档案数据库，实现档案的快速检索和利用。（四）系统功能要求1.档案信息化管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，满足档案管理工作的实际需求。2.系统应具有权限管理功能，不同人员根据其工作职责和权限，只能访问和操作相应的档案信息。3.系统应具备数据备份和恢复功能，定期对档案数据进行备份，确保数据安全。（五）安全管理1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设施，防止网络攻击和数据泄露。2.对档案管理