惠城区档案年检制度文件

PAGE惠城区档案年检制度文件一、总则（一）目的为加强惠城区档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本档案年检制度。（二）适用范围本制度适用于惠城区内所有机关、企事业单位、社会团体等组织（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：档案管理工作必须严格遵守国家有关档案管理的法律法规和政策要求。2.真实完整原则：各单位应确保档案内容真实、准确、完整，如实反映各项工作活动。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对档案进行分类、整理、保管和利用，提高档案管理水平。4.安全保密原则：加强档案安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失，维护档案的保密性和安全性。二、档案年检的组织与实施（一）年检组织成立惠城区档案年检工作领导小组，负责统筹协调档案年检工作。领导小组由区档案局相关负责人担任组长，成员包括各相关部门的业务骨干。领导小组下设办公室，设在区档案局，负责档案年检的具体组织实施工作。（二）年检时间每年[具体时间区间]开展档案年检工作。各单位应在规定时间内完成自查，并向区档案年检工作领导小组办公室报送年检材料。（三）年检方式1.书面审查：各单位按照本制度要求，填写《惠城区档案年检申请表》，并提交相关年检材料，包括档案管理制度、档案目录、档案整理情况说明等。2.实地检查：区档案年检工作领导小组办公室根据各单位报送的材料，选取部分单位进行实地检查。实地检查内容包括档案库房建设、档案保管条件、档案整理质量、档案利用情况等。三、档案管理要求（一）档案管理制度1.各单位应建立健全档案管理制度，明确档案管理机构和人员职责，规范档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作流程。2.档案管理制度应符合国家法律法规和行业标准要求，并根据实际情况及时修订完善。（二）档案收集与整理1.各单位应按照档案形成规律和特点，及时收集各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.档案整理应遵循统一的分类标准和编号规则，做到分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。3.归档文件应齐全完整、真实准确，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。（三）档案保管1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合国家规定标准。3.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立档案检索工具，便于查找利用。（四）档案利用1.各单位应建立档案利用制度，明确档案利用范围、利用方式和利用审批程序。2.档案利用应遵循保密原则，严格控制档案查阅人员范围，查阅档案应办理登记手续，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。3.因工作需要查阅档案的人员，应在档案管理人员的监督下进行查阅，并不得擅自将档案带出档案库房。（五）档案鉴定与销毁各单位应定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。对已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。档案销毁应编制销毁清册，经单位负责人批准后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。四、档案年检内容（一）档案管理制度建设1.检查各单位档案管理制度是否健全，是否涵盖档案管理工作的各个环节。2.查看档案管理制度是否符合法律法规和行业标准要求，是否及时修订完善。（二）档案收集与整理1.核对各单位档案收集是否齐全完整，是否存在应归档未归档的文件材料。2.检查档案整理是否符合规范要求，分类是否准确，编号是否清晰，编目是否完整。（三）档案保管1.实地查看各单位档案库房建设情况，是否满足档案保管要求。2.检查档案库房安全防护设施是否齐全有效，温湿度是否符合标准。3.查看档案存放是否有序，检索工具是否完善。（四）档案利用1.查阅各单位档案利用登记记录，检查档案利用审批程序是否规范。2.了解档案利用效果，是否满足单位工作需要。（五）档案鉴定与销毁1.检查各单位档案鉴定工作是否定期开展，鉴定标准是否明确。2.查看档案销毁清册及监销记录，销毁程序是否合规。五、档案年检程序（一）各单位自查各单位按照本制度要求，对本单位档案管理工作进行全面自查，填写《惠城区档案年检申请表》，并准备相关年检材料。自查结束后，将申请表和年检材料报送区档案年检工作领导小组办公室。（二）材料审查区档案年检工作领导小组办公室对各单位报送的年检材料进行审查，重点审查档案管理制度建设、档案收集与整理、档案保管、档案利用及档案鉴定与销毁等方面是否符合要求。对材料不齐全或不符合要求的单位，通知其限期补充完善。（三）实地检查区档案年检工作领导小组办公室根据材料审查情况，选取部分单位进行实地检查。实地检查人员应按照档案年检内容要求，认真查阅档案资料，实地查看档案库房等设施，详细记录检查情况。（四）综合评定区档案年检工作领导小组办公室根据材料审查和实地检查情况，对各单位档案管理工作进行综合评定，确定年检结果。年检结果分为“合格”、“基本合格”和“不合格”三个等次。（五）结果反馈区档案年检工作领导小组办公室将年检结果反馈给各单位。对年检结果为“合格”的单位，予以通报表扬；对年检结果为“基本合格”的单位，下达整改通知书，要求其限期整改；对年检结果为“不合格”的单位，责令其停业整顿，直至整改合格。六、整改要求（一）整改期限各单位应根据区档案年检工作领导小组办公室下达的整改通知书要求，在规定期限内完成整改工作。整改期限一般不超过[具体时长]。（二）整改措施1.针对年检中发现的问题，各单位应制定详细的整改措施，明确整改责任人、整改目标和整改期限。2.整改措施应具有针对性和可操作性，确保能够有效解决档案管理工作中存在的问题。（三）整改报告各单位完成整改工作后应向区档案年检工作领导小组办公室提交整改报告，报告内容包括整改工作开展情况、整改措施落实情况、整改取得的成效等。区档案年检工作领导小组办公室将对整改报告进行审核，对整改不到位的单位，责令其继续整改。七、奖励与处罚（一）奖励对档案管理工作成绩突出的单位，区档案年检工作领导小组将给予表彰和奖励。奖励方式包括通报表扬、颁发荣誉证书、给予一定的物质奖励等。（二）处罚1.对年检结果为“不合格”且整改后仍不符合要求的单位，由区档案局依法依规进行处罚。处罚方式包括警告、罚款、暂停档案业务等。2.对违反档案管理法律法规，造成档