社保局档案室管理制度

PAGE社保局档案室管理制度一、总则（一）目的为加强社保局档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社保局各部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社保局档案室对全局各类档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映社保局各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。4.高效利用原则：充分发挥档案的作用，为社保局各项工作提供及时、准确的信息支持，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整和安全。3.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案利用效率。4.组织档案鉴定、销毁工作，按照规定程序处理到期档案。5.提供档案查阅、借阅服务，为社保局各项工作提供档案信息支持。6.对本局各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。（二）部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照档案室要求，定期将本部门整理好的档案移交档案室归档。3.协助档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时归还档案材料。4.配合档案室开展档案鉴定、销毁等工作，提供相关档案信息。（三）档案形成人员职责1.严格按照档案管理要求，及时将办理完毕的文件材料收集齐全，整理规范，移交本部门兼职档案员。2.对所形成档案的真实性、准确性和完整性负责，确保档案内容符合实际工作情况。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局形成的各类文件、报告、请示、批复、会议记录纪要、统计报表、业务档案等。3.本局与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。4.本局工作人员在工作中形成的重要书信、手稿、照片、音像资料等。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期收集本部门的档案材料，确保档案收集的及时性。2.档案形成人员应在文件材料办理完毕后，及时将其整理好，移交兼职档案员，不得积压。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案材料，应一式多份，分别保存于不同载体，如纸质、电子等。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制档号，填写卷内目录、备考表，装订成册。2.业务档案：根据业务类别，按照业务流程进行分类整理，建立业务档案数据库，实现数字化管理。3.会计档案：按照会计档案管理办法的规定，进行分类整理，装订成册，编制会计档案保管清册。4.照片档案：按照时间顺序、重要程度等进行分类整理，编写照片说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等，装入照片档案册。5.音像档案：按照内容、时间等进行分类整理，标注录制时间、地点、内容简介等，刻录成光盘保存。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案安全。2.档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案柜、档案架应坚固耐用，符合档案保管要求，便于档案的存放和查找。2.档案装具应定期进行检查和维护，发现问题及时修复或更换。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：本局制定的重要政策法规文件、全局性的统计报表、重要会议记录纪要、涉及重大权益的合同协议等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括：一般性的业务文件、年度统计报表、一般性会议记录纪要等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括：临时性的文件材料及不需要长期保存的一般性文件等。（四）档案保管要求1.档案应按照分类方案和编号顺序依次排列上架存放，不得随意堆放。2.对电子档案应进行备份，存储于不同介质，并定期进行检查和维护，确保数据安全。3.定期对档案进行清查核对，做到账实相符，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案的利用（一）查阅利用1.本局工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.档案室工作人员应根据查阅人的申请，提供相应的档案，并做好查阅登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等。3.查阅档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘抄档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。4.涉及机密、秘密的档案，查阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）借阅利用1.本局工作人员因特殊原因需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由和归还时间，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅档案一般不得超过规定期限，并应按时归还。如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换档案内容。4.借阅人归还档案时，档案室工作人员应认真检查档案是否完好无损，如有问题应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）档案利用统计1.档案室应建立档案利用统计台账，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据，不断改进档案利用服务。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、业务骨干和相关部门人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应剔除销毁；对仍有一定保存价值但保管期限已满的档案，可进行短期保存或延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组对拟鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.填写《档案鉴定审批表》，详细说明档案的基本情况、鉴定意见和销毁理由，经档案室负责人审核，报局领导审批。3.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁时间等。（四）销毁实施1.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。2.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复，如焚烧、粉碎等。3.销毁过程应进行现场监督，并由监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。4.《档案销毁清册》应永久保存，作为档案销毁的凭证。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务水平，为社保局各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化处理1.对本局保存的重要档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.按照档案整理要求，对数字化档案进行分类、编号、著录等处理，建立档案数据库。（三）系统功能1.档案信息管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，满足档案管理工作的实际需求。2.实现档案信息的在线检索和利用，方便工作人员随时随地查阅档案资料。3.具备数据备份和恢复功能，确保档案数据的安全可靠。（四）安全管理1.加