小学人事档案管理制度

PAGE小学人事档案管理制度一、总则（一）目的为了加强小学人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高学校人事管理工作的效率和质量，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体教职工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案应如实反映教职工的真实情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集教职工的各类人事信息，保证档案材料的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保人事档案信息不被泄露。4.动态管理原则：随着教职工工作情况的变化，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的人事档案管理部门，负责全校人事档案的集中统一管理。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、鉴别、归档、保管、查阅、转递等工作。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.对档案材料进行定期检查和核对，发现问题及时处理。4.积极为学校各项工作提供档案信息服务，根据需要编制档案检索工具和参考资料。5.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏、泄密等情况的发生。三、档案内容及分类（一）履历材料包括教职工的个人基本情况登记表、履历表、学历学位证书、教师资格证书、专业技术职务任职资格证书等。（二）自传材料教职工撰写的自传及相关材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表、考核评语及结果。2.聘期考核材料。3.各类先进评选表彰材料。4.干部考察、民主评议等材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件、学历认证报告。2.参加各类培训的结业证书、培训记录等。3.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件、职称证书等。（五）政审材料1.入党、入团志愿书及相关审批材料。2.政治历史情况审查材料。3.其他政审材料。（六）党团材料1.党员、团员登记表。2.党团组织关系转移材料。3.党内、团内表彰奖励材料。（七）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资条等。2.任免文件、任职通知等。3.出国（境）审批表、护照复印件等。（八）其他可供组织参考的材料1.教职工的获奖证书、荣誉称号证书复印件。2.科研成果、论文发表情况材料。3.健康体检表、残疾证明等。四、档案收集与整理（一）收集1.档案管理人员应主动与各部门沟通协调，及时收集教职工产生的各类档案材料。2.教职工应按照要求及时将个人相关材料提交至档案管理部门。3.对于新入职教职工，在入职手续办理过程中，相关部门应将其档案材料及时移交档案管理部门。（二）整理1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案材料目录。3.剔除重复、无效的档案材料，确保档案材料的精炼和准确。4.将整理好的档案材料按照顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、姓名、类别等信息。五、档案鉴别与归档（一）鉴别1.档案管理人员对收集到的档案材料进行认真鉴别，确保材料的真实性、完整性和有效性。2.对不符合要求的档案材料，应及时与相关部门或人员沟通，要求补充或更正。（二）归档1.经鉴别合格的档案材料，按照档案整理顺序及时归档。2.建立档案归档登记制度，详细记录档案材料的归档时间、内容、份数等信息。3.将归档后的档案按照类别、年度等进行存放，便于查找和管理。六、档案保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制。（三）安全保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。2.非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。3.档案库房应安装监控设备，确保档案安全。4.对涉及个人隐私和敏感信息的档案材料，应采取特殊的保密措施。七、档案查阅与借阅（一）查阅1.本校教职工因工作需要查阅本人档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅本校人事档案的，须持有单位介绍信，经学校主管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字。（二）借阅1.本校教职工因特殊原因需要借阅本人档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损。4.借阅期满后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案借阅登记表》上签字。八、档案转递（一）转递条件1.教职工因工作调动、辞职、退休等原因离开本校的，档案管理部门应及时办理档案转递手续。2.转递档案应符合国家有关规定和接收单位的要求。（二）转递程序1.档案管理人员根据教职工的人事变动情况，填写《档案转递通知单》，并密封档案。2.将档案通过机要交通或专人送取等方式转递至接收单位。3.接收单位收到档案后，应在《档案转递回执》上签字盖章，并及时将回执返回本校档案管理部门。4.档案管理人员应及时跟踪档案转递情况，确保档案安全、准确地送达接收单位。九、档案信息化管理（一）建立档案信息数据库学校应建立人事档案信息数据库，将档案内容录入数据库，实现档案信息的电子化管理。（二）数据维护1.定期对档案信息数据库进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。2.对新产生的档案材料及时进行数字化处理，并录入数据库。3.做好数据库的安全保密工作，防止数据丢失、损坏、泄露等情况的发生。（三）信息利用1.利用档案信息数据库，为学校人事管理工作提供便捷的信息查询和统计分析服务。2.根据需要生成各类档案报表和统计数据，为学校决策提供参考依据。十、档案统计与分析（一）统计1.档案管理人员应定期对档案的数量、类别、保管期限等进行统计，填写档案统计报表。2.统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报。（二）分析1.对档案统计数据进行分析，了解档案管理工作的现状和存在的问题。2.根据分析结果，提出改进档案管理工作的建议和措施，不断提高档案管理水平。十一、档案管理人员培训与考核（一）培训1.学校应定期组织档案管理人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。2.培训内容包括档案管理法律法规、业务知识和