如何建立用人制度档案

PAGE如何建立用人制度档案一、总则（一）目的为了规范公司用人制度档案的建立与管理，确保公司用人信息的完整性、准确性和安全性，为公司人力资源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的用人制度档案管理。（三）基本原则1.合法性原则：用人制度档案的建立与管理必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.准确性原则：确保档案信息真实、准确、完整，如实反映员工的用人情况。3.保密性原则：严格保护员工个人信息及用人相关资料的安全与隐私，防止信息泄露。4.规范性原则：档案的建立、整理、存储、查阅等环节应遵循统一的规范和标准。二、用人制度档案的内容（一）员工基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、婚姻状况、联系方式等。2.教育背景：学历、学位、毕业院校、专业、入学时间、毕业时间等。3.工作经历：以往工作单位、职位、入职时间、离职时间、工作职责及业绩等。（二）招聘与入职资料1.招聘信息：招聘渠道、招聘职位、招聘要求、应聘人员简历等。2.入职手续：入职申请表、劳动合同、入职体检报告、员工入职登记表等。（三）培训与发展资料1.培训记录：参加的内部培训、外部培训课程名称、培训时间、培训效果评估等。2.职业发展规划：员工个人制定的职业发展规划、公司给予的职业发展建议等。（四）绩效考核资料1.考核方案：公司制定的绩效考核方案、考核指标、权重等。2.考核结果：月度、季度、年度绩效考核成绩、考核评语、绩效面谈记录等。（五）薪酬福利资料1.薪酬体系：公司薪酬结构、薪资标准、薪资调整记录等。2.福利情况：社保、公积金缴纳记录、福利待遇享受情况等。（六）岗位变动资料1.岗位调动申请：员工岗位调动的申请报告、审批流程记录。2.晋升与降职：晋升或降职的决定文件、相关考核评估资料。（七）奖惩记录1.奖励情况：获得的公司内部奖励、外部荣誉证书、奖励原因及奖励金额等。2.惩罚记录：违反公司规定受到的警告、罚款、降职、辞退等处罚记录及原因说明。（八）离职资料1.离职申请：员工离职申请表、离职原因说明。2.离职手续办理记录：工作交接清单、离职证明开具记录等。三、用人制度档案的建立流程（一）资料收集1.人力资源部门：负责收集员工招聘、入职、培训、考核、薪酬福利、岗位变动、奖惩、离职等环节产生的各类资料。2.各部门：协助人力资源部门提供相关资料，如员工考核评价结果、岗位调动申请等。3.员工本人：按要求提供个人基本信息、学历证书、工作经历证明等相关资料。（二）资料整理1.人力资源部门专人：对收集到的资料进行分类、编号、排序，确保资料的完整性和准确性。2.审核资料：对整理后的资料进行审核，检查资料是否齐全、真实、有效，如有问题及时与相关部门或员工沟通核实。（三）档案录入1.建立电子档案：将整理好的资料录入公司人力资源管理系统，建立电子用人制度档案。2.数据备份：定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。（四）档案归档1.纸质档案归档：将审核通过的纸质资料按照档案管理要求进行装订、编目，存入专门的档案柜。2.档案存放标识：在档案柜上标明档案类别、年份、员工姓名等信息，便于查找。四、用人制度档案的查阅与使用（一）查阅权限1.人力资源部门：人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工用人制度档案。2.相关部门负责人：涉及员工绩效考核、岗位调动、薪酬调整等工作的部门负责人，经人力资源部门负责人批准后可查阅相关档案。3.公司高层管理人员：公司高层管理人员因决策需要，可查阅员工用人制度档案，但需在人力资源部门备案。4.员工本人：员工本人可查阅自己的用人制度档案，但需提前向人力资源部门提出申请，经批准后在指定地点查阅。（二）查阅流程1.查阅申请：查阅人填写《用人制度档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请审批：申请表经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。3.查阅登记：人力资源部门安排专人陪同查阅，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等。4.查阅限制：查阅人不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料，如需复印相关资料，需经人力资源部门负责人批准。（三）档案使用1.人力资源决策支持：用人制度档案为公司人力资源规划、招聘、培训、绩效考核、薪酬管理等决策提供依据。2.员工职业发展：员工可根据自己的用人制度档案了解自身发展情况，为职业发展规划提供参考。五、用人制度档案的保管与维护（一）保管期限1.长期保管：员工的基本信息、劳动合同、培训记录、绩效考核资料等重要档案应长期保管。2.定期销毁：离职员工的部分档案资料，如招聘信息、入职申请表等，在规定期限（如两年）后可定期销毁，但需做好销毁记录。（二）保管环境1.档案库房：设立专门的档案库房，保持库房干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗。2.档案柜：使用符合档案保管要求的档案柜存放档案，确保档案存放整齐、有序。（三）档案维护1.定期检查：人力资源部门定期对用人制度档案进行检查，查看档案是否完好无损，如有问题及时处理。2.更新维护：随着员工信息的变化，及时更新用人制度档案中的相关内容，确保档案信息的时效性。六、用人制度档案的保密与安全（一）保密措施1.人员培训：对涉及用人制度档案管理的工作人员进行保密培训，提高保密意识。2.保密协议：与接触档案的工作人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.限制访问：严格控制档案查阅权限，非授权人员不得接触档案资料。（二）安全管理1.防火防盗：档案库房配备防火、防盗设施，如灭火器、监控设备等。2.数据安全：加强电子档案数据的安全管理，设置访问密码、定期杀毒、防止数据泄露。七、用人制度档案的信息化管理（一）系统建设1.选用合适的人力资源管理系统：确保系统功能满足用人制度档案管理的需求，具备资料录入、查询、统计、分析等功能。2.系统维护：定期对人力资源管理系统进行维护和升级，保证系统的稳定性和安全性。（二）数据共享1.内部数据共享：实现人力资源管理系统与公司其他部门系统的数据共享，提高工