学校教代会档案制度范本

PAGE学校教代会档案制度范本一、总则（一）目的为加强学校教职工代表大会（以下简称“教代会”）档案管理，确保教代会工作中形成的各类文件、资料得到妥善保存和有效利用，为学校民主管理、决策提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校教代会工作中产生的所有档案资料，包括会议文件、提案材料、代表发言记录、决议决定、反馈意见等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：教代会档案由学校档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映教代会工作的实际情况，数据准确，手续完备。3.便于利用原则：档案整理应科学合理，便于查询、借阅和使用，以满足学校民主管理和工作研究的需要。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和学校档案管理制度，制定教代会档案管理的具体办法和工作流程。2.负责教代会档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的齐全完整和安全。3.对教代会档案进行分类编目，编制检索工具，积极开发档案信息资源，为学校教代会工作及相关决策提供服务。4.定期对教代会档案进行鉴定，按照规定进行销毁处理，并做好相关记录。5.指导和监督教代会各工作机构及相关人员做好档案的形成、积累和整理工作。（二）教代会工作机构职责1.负责本机构在教代会工作中形成的各类文件、资料的收集、整理和初步分类，并及时移交学校档案管理部门。2.配合档案管理部门做好教代会档案的整理、归档和利用工作，提供必要的协助和支持。3.在教代会召开期间，指定专人负责会议文件、资料的收集和保管，确保会议结束后及时移交档案管理部门。（三）教代会代表职责1.代表本人在教代会工作中形成的提案、发言材料等文件资料，应及时整理并提交所在代表团或工作机构，由其统一移交档案管理部门。2.积极配合档案管理部门做好教代会档案的收集、整理和利用工作，提供相关线索和信息。三、档案收集（一）收集范围1.教代会筹备阶段形成的文件资料，包括筹备工作方案、组织机构及人员名单、代表选举材料等。2.教代会会议期间形成的各类文件，如会议通知、议程安排、工作报告、提案征集与处理情况报告、决议决定、会议记录、代表发言材料等。3.教代会闭会期间形成的与教代会工作相关的文件资料，如提案跟踪落实情况报告、民主管理工作经验交流材料、教职工反馈意见及处理结果等。4.教代会工作中产生的其他具有保存价值的文件资料，如表彰奖励材料、宣传报道资料等。（二）收集要求1.各部门和人员应按照档案收集范围，及时将教代会工作中形成的文件资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件资料应保持原件完整，并确保其真实、准确、清晰。如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照学校电子档案管理规定进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）收集时间1.教代会筹备阶段的文件资料应在筹备工作结束后及时收集归档。2.教代会会议期间形成的文件资料，会议结束后一周内由会议承办部门负责收集整理并移交档案管理部门。3.教代会闭会期间形成的文件资料，应在形成后一个月内移交档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法教代会档案采用年度类别分类法，即先按年度分开，再在每个年度内按文件类别进行分类。文件类别主要包括：1.会议文件类：包括教代会的各类会议通知、议程、报告、决议、记录等。2.提案材料类：包括提案征集表、提案处理意见、提案跟踪落实情况等。3.代表发言材料类：代表在教代会上的发言稿、书面意见等。4.民主管理工作类：学校民主管理工作的相关制度、办法、经验总结等。5.其他类：不属于上述类别的其他教代会工作文件资料。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件进行修整和折叠，去除金属物，采用线装或胶装方式进行装订，确保文件整齐牢固。2.编页号：对装订后的文件材料编写页号，页号编写位置在文件正面右上角、背面左上角，以固定文件顺序。3.编目：按照分类方案对文件进行分类，编制案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应包括案卷号（年度+类别+流水号）、题名、年度、保管期限、件数、页数等项目；卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.装盒：将整理好的文件材料装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等。五、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应按照整理好的档案分类方案，及时将教代会档案进行归档，确保档案存放有序。2.归档的档案应编制归档说明，对档案的形成过程、主要内容、数量等进行简要介绍，以便于查阅和管理。（二）保管期限教代会档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：教代会的重要决议、决定、工作报告、提案处理结果等具有长远历史价值和查考利用价值的文件材料。2.长期保管：教代会的一般性文件、会议记录、代表发言材料等在较长时间内仍有查考利用价值的文件材料，保管期限为1050年。3.短期保管：教代会的临时性文件、一般性通知等在较短时间内有参考价值的文件材料，保管期限为1当年。（三）保管措施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。3.建立电子档案备份制度，对重要的教代会电子档案进行定期备份，并异地存放，防止数据丢失。六、档案利用（一）利用范围1.学校内部各部门因工作需要查阅教代会档案，以了解学校民主管理工作情况、参考相关文件资料等。2.教代会代表因履行职责需要查阅本人或所在代表团的相关档案材料。3.学校教职工因维护自身合法权益需要查阅与教代会相关的档案资料。4.上级主管部门、其他学校及有关单位因工作交流、学习借鉴等需要查阅教代会档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅教代会档案原件或复印件。查阅时，应填写查阅登记表，注明查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：因特殊情况需要借阅教代会档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：利用者如需复制教代会档案，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定收取复制费用。复制的档案应加盖档案管理部门印章，以保证其有效性。（三）利用登记档案管理部门应建立教代会档案利用登记制度，对每一次利用档案的情况进行详细记录，包括利用时间、利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅的档案内容、归还时间等信息。利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据教代会档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性，同时避免不必要的档案保存，提高档案管理效率。（二）鉴定组织成立由档案管理部门负责人、教代会工作机构负责人及相关业务人员组成的档案鉴定小组，负责教代会档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员直接审查档案内容，根据档案的价值确定其保管期限和是否需要销毁。2.综合分析：结合教代会工作实际，分析档案的形成背景、作用、利用频率等因素，综合判断档案的价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并编制销毁清册。销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、文号、责任者、销毁理由等项目。2.将销毁清册报学校主管领导审批，经