销售科档案管理制度

PAGE销售科档案管理制度一、总则（一）目的为加强销售科档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于销售科在业务活动中形成的各类档案，包括销售合同、客户资料、市场调研报告、销售报表、宣传资料等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：销售科档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映销售业务活动的实际情况，不得篡改或伪造。3.完整性原则：全面收集、整理销售业务活动中形成的各类档案，确保档案资料的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业机密和客户隐私的档案，严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门及人员设置设立销售科档案管理室，配备专职档案管理人员，负责销售科档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责收集销售科在业务活动中形成的各类档案资料，确保档案的齐全完整。按照档案分类标准，对收集到的档案进行整理、分类、编号，编制档案目录。2.档案保管负责档案的保管工作，确保档案的安全存放。定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案进行修复和复制，延长档案的使用寿命。3.档案查阅与利用负责办理档案查阅、借阅手续，按照规定提供档案资料。对查阅、借阅档案的人员进行登记，记录查阅、借阅的时间、内容、用途等信息。监督查阅、借阅人员的行为，确保档案的安全和完整。4.档案统计与分析定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制档案统计报表。对档案管理工作进行分析总结，提出改进措施和建议，不断提高档案管理水平。5.档案信息化管理负责建立销售科档案管理信息系统，将档案资料录入系统，实现档案的信息化管理。定期对档案管理信息系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。利用档案管理信息系统，为档案的查阅、利用提供便利条件。（三）销售业务人员职责1.在业务活动中及时形成和积累各类档案资料，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.协助档案管理人员做好档案的整理、分类、编号等工作，提供必要的档案信息。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，不得擅自查阅、借阅、复印档案资料。如需查阅、借阅档案，应按照规定办理手续。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.销售合同：包括销售订单、销售协议、采购合同等，以及与销售合同相关联补充协议、变更协议等。2.客户资料：客户基本信息、联系方式、信用状况、交易记录等。3.市场调研报告：市场分析报告、竞争对手分析报告、行业动态报告等。4.销售报表：销售业绩报表、销售费用报表、销售利润报表等。5.宣传资料：产品宣传册、促销活动方案、广告策划书等。6.其他资料：与销售业务相关的会议纪要、往来信函、电子邮件、传真等。（二）档案收集要求1.销售业务人员应在业务活动结束后及时将形成的档案资料移交档案管理部门，确保档案资料的及时性和完整性。2.档案资料应真实、准确、完整，不得涂改、伪造或擅自销毁。3.档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，符合档案管理的要求。（三）档案整理方法1.分类：按照档案的性质、内容、时间等因素进行分类，可分为销售合同类档案、客户资料类档案、市场调研报告类档案、销售报表类档案、宣传资料类档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的编号方式。3.编目：编制档案目录，档案目录应包括档案编号、档案名称、档案日期、档案来源、档案保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，便于查阅。4.装订：对档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装的方式。四、档案的保管（一）档案保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全存放。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）档案保管期限1.永久保管：对涉及公司核心机密、重要权益、长期保存价值的档案，实行永久保管。2.定期保管：对一般的档案，根据其重要程度和保存价值，确定保管期限，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、20年等。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案进行修复和复制，延长档案的使用寿命。3.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员不得擅自进入档案库房。五、档案的查阅与利用（一）档案查阅与借阅范围1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，可查阅与本人工作相关的档案资料。2.公司外部人员因特殊原因需要查阅档案的，须经销售科负责人批准，并办理查阅手续。（二）档案查阅与借阅手续1.查阅、借阅档案时，查阅、借阅人员应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、编号、查阅时间、查阅用途等信息。2.《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》经部门负责人签字批准后，交档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.档案管理部门根据查阅、借阅人员的申请，提供相应的档案资料，并做好查阅、借阅登记工作查阅、借阅登记应包括查阅、借阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容、归还时间等信息。4.查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案资料，如需延期，应办理延期手续。（三）档案查阅与利用要求1.查阅、借阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅、借阅人员不得擅自将档案资料带出档案库房或转借他人。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。3.档案管理人员应监督查阅、借阅人员的行为，确保档案的安全和完整。查阅、借阅工作结束后，档案管理人员应对档案资料进行清点、核对，确认无误后归档。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门会同销售科相关人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、性质、时间等因素，综合考虑档案的历史价值、现实价值和法律价值，确定档案的存毁。（二）档案销毁1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经销售科负责人审核，报公司主管领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁清册应包括档案名称、编号、数量、销毁时间、销毁地点等信息。3.档案销毁方式可采用焚烧、粉碎、电子数据删除等方式，但应确保销毁彻底，无法恢复。七、档案的信息化管理（一）档案信息化管理系统建设1.建立销售科档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能。2.档案管理信息系统应与公司其他信息系统进行集成，实现信息共享，提高工作效率。（二）档案数字化录入1.对纸质档案进行数字化录入，录入内容应包括档案编号、档案名称、档案日期、档案来源、档案保管期限、档案内容等信息。2.档案数字化录入应确保录入数据的准确性和完整性，录入完成后应进行核对和校验。（三）档案信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。