数字档案室系统制度

PAGE数字档案室系统制度一、总则（一）目的为了加强公司数字档案室系统的建设与管理，有效整合和利用档案资源，提高档案管理工作的效率和质量，保障档案信息的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在数字档案室系统的使用、维护及档案管理相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保数字档案室系统的建设与运行合法合规。2.真实性原则：档案信息应真实、准确、完整地反映公司各项业务活动的实际情况。3.安全性原则：采取有效的安全防护措施，保障数字档案信息不被泄露、篡改或丢失。4.便捷性原则：优化系统功能，提高档案查询、利用等工作的便捷性，为公司各项工作提供有力支持。二、数字档案室系统建设（一）系统规划与设计1.根据公司档案管理需求及发展规划，制定数字档案室系统建设的整体规划，明确系统的功能模块、技术架构、数据标准等。2.系统设计应充分考虑与公司现有业务系统的兼容性，实现数据的互联互通和共享。（二）系统选型与采购1.组织相关部门及专业人员对市场上的数字档案室系统进行调研、评估，选择符合公司需求、技术先进、性能稳定、安全可靠的系统产品。2.在采购过程中，严格按照公司采购管理制度执行，签订详细的采购合同，明确系统供应商的服务内容、技术支持、售后服务等条款。（三）系统实施与部署1.由专业的技术团队负责数字档案室系统的实施，确保系统按照规划和设计要求进行安装、调试和配置。2.在系统实施过程中，做好数据迁移、录入等工作，保证档案数据的准确无误导入系统。3.对系统进行全面测试，包括功能测试、性能测试、安全测试等，确保系统稳定运行后正式投入使用。三、数字档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责数字档案室系统的日常管理和维护，制定系统操作规范和流程。2.组织开展档案的收集、整理、分类、编目等工作，并及时录入数字档案室系统。3.对档案信息进行审核，确保档案内容的真实性、准确性和完整性。4.负责数字档案的存储、备份及安全管理，定期检查系统运行情况，及时处理系统故障和问题。5.组织开展档案利用工作，为公司各部门及员工提供档案查询、借阅等服务。6.对公司各部门的档案管理工作进行指导和监督，定期组织档案管理培训和考核。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料齐全、完整，并按照规定时间和要求将档案移交至档案管理部门。2.配合档案管理部门做好数字档案室系统的建设与维护工作，提供必要的业务支持和信息资源。3.严格遵守档案管理规定，正确使用数字档案室系统，不得擅自修改、删除或泄露档案信息。4.根据工作需要，及时向档案管理部门提出档案查询、借阅等申请，并在规定时间内归还档案。（三）员工职责1.积极配合所在部门和档案管理部门做好档案管理工作，及时将个人工作中形成的档案资料整理归档。2.按照数字档案室系统的操作规范和流程，正确使用系统进行档案查询、借阅等操作。3.妥善保管个人账号和密码，不得转借他人使用，如发现账号异常应及时报告。4.爱护档案信息资源，不得故意损坏、篡改或泄露档案内容。四、数字档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等各类载体的档案，包括但不限于纸质档案、电子文件、照片、音频、视频等。2.公司与外部单位签订的合同、协议、往来信函等档案。3.公司员工个人在工作中形成的重要业务文档、科研成果等档案。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门产生的档案进行收集和整理，确保档案资料的及时、完整。2.档案收集应遵循全面、系统、准确的原则，不得遗漏重要档案信息。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行收集和存储，确保文件的可读性和可追溯性。（三）整理原则与方法1.按照档案的形成规律和特点，对收集到的档案进行分类整理，保持档案之间的有机联系。2.采用科学合理的分类方法，如年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，对档案进行分类编号。3.对档案进行编目，编制档案目录、索引等检索工具，便于档案的查询和利用。五、数字档案存储与备份（一）存储设备与环境1.配备专业的存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，确保数字档案有足够的存储空间。2.存储设备应具备良好的性能和可靠性，能够满足公司档案存储的需求。3.数字档案室应具备安全、稳定的运行环境，包括温度、湿度、防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）存储方式与策略1.根据档案的重要性和使用频率，采用不同的存储方式，如在线存储、近线存储和离线存储等。2.制定合理的存储策略，定期对档案进行存储位置调整和清理，确保档案存储的高效性和安全性。3.对存储设备进行定期检查和维护，及时发现和处理存储设备故障，保证档案数据的安全存储。（三）备份管理1.建立完善的备份制度，定期对数字档案进行备份，备份频率根据档案的重要程度和变动情况确定。2.采用多种备份方式，如全量备份、增量备份、差异备份等，确保备份数据的完整性和可恢复性。3.备份数据应存储在与生产数据不同的物理位置，并定期进行异地存储，以防止自然灾害等原因导致的数据丢失。4.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。六、数字档案利用与共享（一）利用权限与流程1.根据档案的密级和使用范围，设定不同的利用权限，确保档案信息的安全。2.员工因工作需要查询、借阅档案时，应填写档案利用申请表，经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对申请进行审核，符合条件的予以办理，并按照规定的时间和方式提供档案利用服务。4.借阅档案应严格遵守借阅期限，按时归还，如需延期应办理续借手续。（二）共享机制1.建立数字档案共享平台，实现公司内部各部门之间档案信息的共享与交流。2.根据工作需要，设定不同的共享范围和权限，确保共享档案信息的安全。3.鼓励各部门积极利用共享平台，提高工作效率，促进公司业务协同发展。（三）利用效果跟踪与反馈1.对档案利用情况进行跟踪，了解档案利用的效果和需求，及时调整档案管理工作。2.建立档案利用反馈机制，收集利用者对档案管理工作的意见和建议，不断改进服务质量。七、数字档案安全管理（一）安全制度与措施1.建立健全数字档案安全管理制度，明确安全管理职责和流程。2.采取防火墙、入侵检测、加密技术等安全防护措施，防止外部网络攻击和数据泄露。3.对数字档案室系统的用户进行身份认证和授权管理，严格控制用户的操作权限。4.定期对系统进行安全漏洞扫描和修复，确保系统的安全性。（二）数据安全保护1.对数字档案数据进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性。2.建立数据安全审计机制，对系统操作和数据访问进行审计，及时发现和处理异常情况。3.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据遭受破坏时能够及时恢复。（三）人员安全管理1.加强对数字档案室系统管理人员和使用人员的安全培训，提高安全意识和操作技能。2.签订保密协议，明确员工在档案安全管理方面的责任和义务，防止内部人员泄露档案信息。3.对离职员工的账号和权限进行及时清理，确保档案信息的安全。八、数字档案室系统维护与升级（一）日常维护1.安排专人负责数字档案室系统的日常维护工作，定期检查系统运行状态，及时处理系统故障和问题。2.监测系统性能指标，如响应时间、吞吐量等，确保系统能够满足公司业务需求。3.对系统日志进行定期分析，及时发现潜在的安全风险和异常操作。（二）升级管理1.根据公司业务发展和技术进步的需要，制定数字档案室系统升级计划。2.在升级前，对升级内容进行详细测