档案室资料保密制度

PAGE档案室资料保密制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室资料的保密管理，确保档案资料的安全与完整，防止资料泄露，维护公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案室所保管的各类档案资料，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、技术资料、客户信息等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保保密工作合法合规。2.预防为主原则：强化保密意识，采取有效措施预防资料泄露事件的发生。3.最小化原则：严格限定知悉范围，确保接触档案资料的人员仅限于工作必需，且知悉范围最小化。4.全程管控原则：对档案资料的收集、整理、存储、查阅、使用、传递、销毁等全过程进行严格管理与监控。二、档案资料的分类与标识（一）分类标准根据档案资料的来源、内容、性质等因素，进行科学合理的分类，如分为行政档案、财务档案、业务档案、技术档案等。（二）标识方法对每类档案资料进行明确标识，标识应包含类别名称、编号、密级等信息，便于识别与管理。例如：行政档案：[行政档案类别代码][具体档案编号][密级标识]财务档案：[财务档案类别代码][具体档案编号][密级标识]三、档案资料的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照规定及时将产生的档案资料移交档案室，确保资料的完整性与准确性。2.对于重要的档案资料，应在收集过程中做好记录，包括资料名称、来源、产生时间、移交时间等。（二）整理规范1.档案室工作人员对收集的档案资料进行分类整理，按照分类标准进行归档，确保档案资料排列有序。2.对每份档案资料进行编号登记，建立档案目录，便于查询与管理。3.对档案资料中的电子文档，应进行规范命名与存储，确保文件的可读性与可追溯性。四、档案资料的存储（一）存储环境1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案资料的存储安全。2.档案室温度应保持在适宜范围，相对湿度应控制在规定标准内，防止档案资料因环境因素受损。（二）存储方式1.纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照类别、编号顺序排列，便于查找与取用。2.电子档案应存储在专用的存储设备中，如服务器、磁盘阵列等，并定期进行备份，备份数据应异地存储，防止数据丢失。3.对存储的档案资料应进行定期检查，发现问题及时处理，确保档案资料的完好。五、档案资料的查阅与使用（一）查阅权限1.严格限定档案资料的查阅权限，根据工作需要，分为不同的查阅级别，如普通查阅、机密查阅、绝密查阅等。2.查阅机密、绝密档案资料，需经公司/组织相关领导审批同意，并在专人陪同下进行查阅。（二）查阅流程1.查阅人员需填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、用途、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审核后，提交至档案室负责人审批。3.档案室工作人员根据审批结果，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅记录，记录内容包括查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅资料名称、归还时间等。（三）使用规定1.查阅人员只能在档案室规定的区域内查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出档案室。2.如需复印或摘录档案资料，需经档案室负责人同意，并按照规定进行登记。3.查阅人员应妥善保管档案资料，不得私自涂改、损毁、丢失档案资料。六、档案资料的传递（一）传递方式1.档案资料的传递应采用安全可靠的方式，如专人送达、机要通信、电子传输等。2.对于机密、绝密档案资料，应采用专人送达方式，并确保传递过程的安全。（二）传递流程1.档案资料传递前，应由传递人员填写《档案资料传递登记表》，注明传递资料名称、接收部门、接收人等信息。2.传递登记表经所在部门负责人审核后，提交至档案室负责人审批。3.档案室工作人员按照审批结果，将档案资料传递给接收人员，并要求接收人员在登记表上签字确认。（三）安全要求1.传递档案资料时，应采取必要的安全措施，如密封包装、加密传输等，防止资料泄露。2.传递人员应严格遵守保密规定，不得擅自将档案资料交予无关人员。七、档案资料的保密措施（一）人员管理1.与档案资料管理相关的工作人员应签订保密协议，明确保密责任与义务。2.定期对工作人员进行保密培训，提高保密意识与技能。3.对涉及档案资料管理的工作人员进行背景审查，确保人员可靠。（二）物理安全1.档案室应安装门禁系统、监控系统等安全设施，限制无关人员进入。2.档案柜应配备必要的锁具，确保档案资料存放安全。（三）信息安全1.对电子档案资料应进行加密存储，设置访问权限，防止数据被非法获取。2.定期对档案资料存储设备进行病毒查杀与安全检查，确保设备安全。八、档案资料的销毁（一）销毁条件1.档案资料超过保存期限，且已无保存价值的，可进行销毁。2.因特殊原因需要提前销毁的档案资料，需经公司/组织相关领导审批同意。（二）销毁流程1.档案室工作人员对拟销毁的档案资料进行清理核对，编制《档案资料销毁清单》，清单内容包括档案资料名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案资料销毁清单》经档案室负责人审核后，提交至公司/组织相关领导审批。3.审批通过后，由专人负责对档案资料进行销毁，销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息。4.销毁完成后，监销人员在《档案资料销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。九、监督与检查（一）监督机制1.建立档案资料保密监督机制，由公司/组织内部审计部门或专门的监督小组负责对档案室资料保密制度的执行情况进行监督检查。2.定期对档案室资料保密工作进行评估，发现问题及时整改。（二）检查内容1.档案资料的收集、整理、存储、查阅、使用、传递、销毁等环节是否符合本制度规定。2.档案室安全设施是否完好，保密措施是否落实到位。3.工作人员是否遵守保密规定，有无违规行为。（三）违规处理1.对违反本制度规定的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.对因违反保密制度导致公司/组织利益受损的，依法追究相关人员的法律责任。