合同档案与纠纷制度

PAGE合同档案与纠纷制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同档案管理，有效预防和妥善处理合同纠纷，维护公司合法权益，保障公司经营活动的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经营活动中签订的各类合同及相关档案资料，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、档案管理及纠纷处理应严格遵守国家法律法规和行业标准。2.全面管理原则：涵盖合同从签订前的评审到签订、履行、变更、终止全过程的档案管理及纠纷应对。3.责任明确原则：明确各部门及人员在合同档案管理与纠纷处理中的职责。4.预防为主原则：注重合同风险的事前防范，减少纠纷的发生。二、合同档案管理（一）合同签订前的档案准备1.合同文本审查业务部门负责提供合同初稿，法律合规部门对合同文本进行合法性、合规性审查，重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在潜在风险。财务部门对合同涉及的财务条款进行审核，如付款方式、结算周期、费用标准等，确保公司财务利益得到保障。其他相关部门根据业务需要对合同涉及的专业内容进行审查，如技术部门对技术合同的技术条款进行审核。2.相关资料收集收集与合同签订有关的各类资料，包括对方主体资格证明文件（营业执照、资质证书等）、授权委托书、信用状况证明等。整理业务背景资料，如项目可行性研究报告、市场调研报告等，为合同签订提供充分依据。（二）合同签订过程中的档案记录1.合同审批流程记录详细记录合同审批过程中各部门的意见及审批结果，形成审批文件，与合同文本一并归档。2.签订仪式记录如有合同签订仪式，应记录仪式的时间、地点、参与人员等信息，留存相关照片或视频资料。（三）合同履行过程中的档案管理1.履行情况记录业务部门负责记录合同履行过程中的各项事宜，包括货物交付、服务提供、款项收付等情况，形成详细的履行记录。定期对合同履行情况进行检查和评估，发现问题及时记录并采取措施解决。2.变更记录合同履行过程中如有变更事项，应签订书面变更协议，并将变更协议及相关说明文件及时归档。记录变更的原因、内容、时间等信息，确保合同档案的完整性。（四）合同终止后的档案管理1.终止原因记录详细记录合同终止的原因，如履行完毕、协商解除、不可抗力等。2.终止手续办理记录记录合同终止手续的办理过程，包括双方的交接清单、结算文件等。3.档案整理与归档合同终止后，对合同档案进行全面整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订，移交公司档案管理部门存档。（五）合同档案的保管与查阅1.保管要求公司档案管理部门应设置专门的合同档案保管场所，配备必要的保管设备，确保合同档案的安全与完整。按照档案管理的期限要求，对合同档案进行妥善保管，定期进行检查和清点，防止档案损坏、丢失或泄密。2.查阅流程内部查阅：公司员工因工作需要查阅合同档案，应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。外部查阅：因特殊情况需要向外部单位或个人提供合同档案查阅的，应经公司分管领导批准，并办理相关手续，确保档案信息安全。三、合同纠纷处理（一）纠纷预防机制1.合同风险评估在合同签订前，对合同可能存在的风险进行全面评估，制定风险应对措施，降低纠纷发生的可能性。2.合同培训定期组织公司员工进行合同法律法规及业务知识培训，提高员工的合同意识和风险防范能力。3.沟通协调机制建立良好的内部沟通协调机制，加强各部门之间在合同签订、履行过程中的信息共享与协作配合，及时解决出现的问题。（二）纠纷发现与报告1.业务部门在合同履行过程中如发现可能引发纠纷的迹象，应及时向公司领导和相关部门报告，并提供详细情况说明。2.法律合规部门定期对合同履行情况进行检查，发现纠纷隐患及时通知业务部门，并协助开展调查工作。（三）纠纷处理流程1.纠纷受理公司领导接到纠纷报告后，应及时决定是否受理，并指定牵头处理部门和人员。受理纠纷后，牵头处理部门应制定详细的处理方案，明确处理目标、步骤和责任人。2.调查取证牵头处理部门组织相关人员对纠纷情况进行调查取证，收集合同文本、履行记录、往来函件、证人证言等证据材料。法律合规部门协助进行法律分析，提供法律意见和建议。3.协商解决首先尝试与对方进行协商解决，通过友好沟通，寻求双方都能接受的解决方案。协商过程中，应保持冷静、理性，充分听取对方意见，维护公司合法权益。4.第三方介入如协商不成，根据纠纷情况和需要，可以考虑引入第三方机构进行调解或仲裁。选择合适可靠的第三方调解机构或仲裁机构，按照其程序要求参与调解或仲裁活动。积极配合第三方工作，提供相关证据和资料，争取有利的处理结果。5.诉讼解决若其他方式均无法解决纠纷，经公司领导批准，可依法向人民法院提起诉讼。法律合规部门负责组织诉讼工作，委托专业律师代理诉讼案件。及时向公司汇报诉讼进展情况，根据法院要求和律师建议，做好各项应对工作。（四）纠纷处理结果的执行与反馈1.纠纷处理结果生效后，相关部门应按照结果要求及时执行，确保公司权益得到实现。2.牵头处理部门负责对纠纷处理结果进行总结和反馈，分析纠纷产生的原因，提出改进措施和建议，防止类似纠纷再次发生。四、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对合同档案管理和纠纷处理情况进行审计监督，检查制度执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.法律合规部门对合同签订、履行及纠纷处理过程中的法律风险进行监督，确保公司行为合法合规。（二）考核制度1.将合同档案管理和纠纷处理工作纳入各部门及相关人员的绩效考核体系，明确考核指标和标准。