工会福利档案管理制度

PAGE工会福利档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司工会福利档案管理，确保工会福利工作的规范化、科学化、制度化，保障员工合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会组织的各项福利活动及相关福利档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映工会福利工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与工会福利相关的各类资料，确保档案的完整性。3.保密性原则：对涉及员工个人隐私的福利信息严格保密。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理。二、档案管理职责（一）工会委员会职责1.负责制定和修订工会福利档案管理制度。2.指导和监督工会福利档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.对重要的工会福利档案进行审核和审批。（二）工会工作人员职责1.具体负责工会福利档案的日常收集、整理、分类、编号等工作。2.确保档案的安全保管，定期检查档案的完整性和安全性。3.根据工作需要，及时提供档案资料的查阅和利用服务。（三）员工职责1.积极配合工会工作人员做好福利档案相关信息的提供和反馈工作。2.妥善保管个人福利相关资料，如有变更及时通知工会。三、档案内容（一）员工基本信息档案1.员工个人基本情况，包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、入职时间、所在部门等。2.员工家庭情况，如家庭成员姓名、关系、联系方式等。（二）工会福利政策档案1.国家及地方有关工会福利的法律法规、政策文件。2.公司工会制定的福利政策、实施细则及相关规定。（三）福利申请与审批档案1.员工福利申请表，包括申请福利的种类、理由、金额等。2.各级审批意见及相关证明材料。（四）福利发放记录档案1.每次福利发放的时间、对象、金额、方式等详细记录。2.福利发放的凭证，如签收单、转账记录等。（五）福利活动档案1.工会组织的各类福利活动方案、计划。2.活动的通知、宣传资料、照片、视频等记录。3.活动参与人员名单、活动效果评估等资料。（六）福利资金档案1.工会福利资金的来源、预算、决算情况。2.资金使用的审批文件、报销凭证等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.工会工作人员应定期主动收集与工会福利相关的各类资料，确保档案的及时形成。2.员工应按照要求及时提交个人福利申请及相关证明材料。3.对于外部获取的与工会福利有关的文件、资料，应及时进行收集。（二）整理方法1.按照档案内容的类别进行分类，如上述档案内容中的各项类别。2.对每份档案资料进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.编制档案目录，清晰反映档案的类别、编号、名称、日期等信息。4.对档案资料进行装订、装盒，便于保管和查阅。五、档案归档与保管（一）归档流程1.整理好的档案资料由工会工作人员定期移交档案管理人员。2.档案管理人员按照档案管理制度进行审核，符合要求的进行归档。3.在归档过程中，对档案资料进行进一步的核对和补充，确保档案的准确性和完整性。（二）保管方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，不同类别的档案之间保持一定的间距，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。（三）保管期限1.员工基本信息档案、工会福利政策档案等长期保存。2.福利申请与审批档案、福利发放记录档案等保存期限为[X]年。3.福利活动档案、福利资金档案等根据实际情况确定合理的保管期限，但至少保存[X]年。（四）档案清查1.定期对工会福利档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、保管状况等。3.对清查中发现的问题及时进行处理，如补充缺失资料、修复损坏档案等。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.工会工作人员因工作需要可查阅相关档案资料，但应遵守档案查阅规定。2.员工本人可查阅与其个人福利相关的档案信息，如福利申请记录、发放记录等。3.其他部门或人员因工作需要查阅工会福利档案的，需经工会委员会批准，并办理查阅手续。（二）查阅流程1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等信息。2.申请表经所在部门负责人或相关领导签字同意后，提交工会委员会审批。3.工会委员会批准后通知档案管理人员提供查阅服务，并做好查阅记录。4.查阅人应在规定的地点和时间内查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。（三）档案利用1.工会可根据档案资料进行福利工作的统计分析、总结经验，为制定合理的福利政策提供依据。2.在涉及员工福利纠纷或其他需要证明福利情况的事项时，档案资料可作为有效凭证。七、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及员工个人隐私的福利信息严格保密，未经员工本人同意，不得向任何第三方透露。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自传播档案内容。3.在档案查阅过程中，对查阅人进行保密提醒，防止信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如监控设备、消防器材等。2.制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够及时保护档案安全。3.对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案丢失、损坏或泄露。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立工会福利档案信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.将纸质档案资料进行数字化扫描，形成电子档案。2.建立电子档案数据库，对档案信息进行分类录入、存储和管理。3.开发档案信息化管理软件，实现档案的在线查阅、借阅申请、审批等功能。（三）信息化管理要求1.确保电子档案的真实性、完整性和安全性，采用加密存储、备份等技术手段。2.定期对电子档案进行维护和更新，保证数据的准确性。3.加强对档案信息化管理系统的操作培训，提高档案管理人员的信息化技能。九、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且确无继续保存价值的。2.档案因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复的。3.其他经工会委员会认定需要销毁的档案。（二）销毁流程1.由档案管理人员提出档案销毁申请，填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。2.申请经工会