建立健全档案制度保存

PAGE建立健全档案制度保存一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集公司/组织在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系和系统性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，负责统筹管理公司/组织的各类档案。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。6.参与公司/组织重大活动和项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的行政管理文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：员工的个人基本信息、劳动合同、薪酬福利、培训记录、考核评价等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务相关资料。4.业务档案：公司/组织在业务活动中形成的各类文件、合同、协议、项目资料等。5.技术档案：技术研发、产品设计、工艺流程、技术标准等方面的档案。6.设备档案：公司/组织的固定资产设备的购置、安装、调试、维修、保养等记录。7.声像档案：照片、录音、录像等反映公司/组织重要活动和事件的声像资料。8.电子档案：以电子数据形式存储的各类档案。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。2.编号方法：采用分类编号法，按照档案分类体系，为每一类档案编制相应的编号。例如，行政档案编号为XZ001，人事档案编号为RS001等。3.编号规则：编号由字母和数字组成，字母表示档案类别，数字表示该类别档案的顺序号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案形成部门应在档案形成后及时将档案移交档案管理部门，不得积压或自行留存。3.对于重要活动、项目等形成的档案，档案管理部门应提前介入，指导相关部门做好档案的收集工作。（二）档案整理1.档案管理部门收到档案后，应按照档案分类标准进行整理。2.整理内容包括：对档案进行分类、编号、编目、装订、装盒等。3.档案应保持原件的完整性，不得随意涂改、损毁或丢失。4.对于破损或褪色的档案，应进行修复或复制，确保档案的可读性。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）档案保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对于重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。4.短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案。5.档案保管期限的确定应按照国家有关档案保管期限表的规定执行。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括：档案的数量、质量、保管状况等。3.对于清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。4.清查盘点结束后，应编制档案清查报告，上报公司/组织领导。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估。4.对于仍有保存价值的档案，应继续保管；对于确无保存价值的档案，应编制档案销毁清单。（二）档案销毁1.档案销毁清单应经公司/组织领导审批后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采取必要的保密措施。3.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等。4.销毁记录应与档案销毁清单一并保存。七、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。2.外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.公司/组织内部员工查阅、借阅档案，应填写档案查阅/借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅/借阅手续。2.外部单位查阅公司/组织档案，应提前向公司/组织提出申请，经公司/组织领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅、借阅档案应在规定的时间内归还，不得擅自转借、复印或带出档案管理部门。（三）利用限制1.涉及公司/组织机密的档案，未经公司/组织领导批准，不得查阅、借阅和利用。2.档案利用应遵守国家有关法律法规和公司/组织的保密制度，不得泄露档案内容。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，为公司/组织的决策和发展提供有力的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案管理信息系统，实现档案的在线录入、分类、编号、存储、检索、借阅等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的信息化设备和专业技术人员，负责档案信息化管理工作。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系