档案室资料出入制度

PAGE档案室资料出入制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室资料的管理，确保资料的安全与完整，规范资料的出入流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案室资料出入的部门、人员及相关活动。（三）基本原则1.安全保密原则：确保资料在出入过程中不发生丢失、损坏、泄露等情况，严格保护公司/组织的机密信息。2.规范有序原则：明确资料出入的流程、手续及要求，使各项操作有章可循，保证工作的规范化和有序化。3.高效便捷原则：在确保安全保密和规范有序的前提下，尽量简化流程，提高工作效率，满足公司/组织业务开展对资料使用的需求。二、资料出入管理职责（一）档案室管理部门职责1.负责制定和完善档案室资料出入制度，并监督制度的执行情况。2.负责档案室的日常管理工作，包括资料的整理、归档、存储等，确保资料存放有序、易于查找。3.负责审核资料出入申请，办理资料出入登记手续，对出入资料进行清点、核对，确保资料数量准确、状态完好。4.定期对档案室资料出入情况进行统计和分析，向上级领导汇报资料管理工作情况。（二）资料使用部门职责1.根据工作需要，提前向档案室管理部门提交资料出入申请，明确所需资料的名称、数量、用途、使用期限等信息。2.负责安排专人领取和归还资料，确保领取和归还过程中资料的安全与完整。3.按照规定的使用期限使用资料，不得擅自转借、转让、涂改、损毁资料，如需延长使用期限，应提前办理续借手续。4.使用完毕后，及时将资料归还档案室，并配合档案室管理部门进行清点和核对。（三）资料申请人职责1.如实填写资料出入申请，确保申请信息真实、准确、完整。2.对申请资料的使用负责，严格按照申请用途使用资料，不得擅自改变资料用途或泄露资料内容。3.在资料使用过程中，如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时向档案室管理部门报告，并承担相应责任。三、资料出入申请与审批（一）申请1.资料使用部门或个人如需从档案室借阅资料，应填写《资料出入申请表》，详细注明资料名称、编号、数量、使用目的、预计使用期限等内容。2.申请表应由申请部门负责人签字确认，并加盖部门公章。如涉及机密资料，还需注明密级及保密要求。（二）审批1.档案室管理部门收到申请后，应及时进行审核。审核内容包括申请资料的必要性、使用期限的合理性、申请人的资格及权限等。2.对于一般性资料的借阅申请，由档案室管理部门负责人审批；对于重要资料、机密资料或涉及多个部门的资料借阅申请，需报公司/组织分管领导审批。3.审批通过后，档案室管理部门应在申请表上签署审批意见，并通知申请人办理资料领取手续。四、资料领取与归还（一）领取1.申请人凭审批通过的《资料出入申请表》到档案室领取资料。领取时，应与档案室管理人员共同核对资料的名称、数量、编号、版本等信息，确保资料准确无误。2.档案室管理人员应向申请人详细介绍资料的使用注意事项，如资料的保管要求、归还期限等，并要求申请人在《资料出入登记表》上签字确认。3.对于重要资料或机密资料，档案室管理人员应采取必要的安全措施，如提供专门的存储设备、要求申请人签署保密协议等，确保资料在领取过程中的安全。（二）归还1.资料使用完毕后，申请人应按照规定的归还期限及时将资料归还档案室。归还时，应确保资料的完整性和可用性，如有损坏或丢失，应按照相关规定进行赔偿。2.档案室管理人员在接收归还资料时，应认真核对资料的名称、数量、编号、版本等信息，与《资料出入登记表》进行比对，确认无误后，在登记表上注明归还日期，并由双方签字确认。3.对于逾期未归还的资料，档案室管理人员应及时催还。如申请人因特殊原因无法按时归还，应提前办理续借手续。对于无故逾期不还的，档案室管理部门有权采取相应措施，如暂停其资料借阅权限、追究其责任等。五、资料查阅与复印（一）查阅1.因工作需要查阅档案室资料的，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等内容。申请表应由申请部门负责人签字确认。2.档案室管理人员根据申请进行审核，对于符合查阅条件的，安排申请人在档案室指定地点查阅资料。查阅过程中，申请人应遵守档案室的相关规定，不得擅自将资料带出档案室、不得在资料上涂改、标记等。3.如需摘录或复制资料内容，申请人应提前向档案室管理人员提出申请，经批准后方可进行。摘录或复制的内容应符合相关法律法规和公司/组织的保密要求。（二）复印1.申请人如需复印档案室资料，应填写《资料复印申请表》，注明复印资料的名称、编号、数量、用途等内容。申请表应由申请部门负责人签字确认。2.档案室管理人员根据申请进行审核，对于符合复印条件的，按照规定的复印份数进行复印。复印过程中，应确保复印件清晰、完整，与原件内容一致。3.复印完成后，档案室管理人员应在申请表上注明复印份数、日期等信息，并由申请人签字确认。复印件应加盖档案室公章或骑缝章，以确保其有效性。六、资料传递与交接（一）内部传递1.公司/组织内部各部门之间如需传递档案室资料，应填写《资料传递申请表》，注明传递资料的名称、编号、数量、传递部门、接收部门等内容。申请表应由传递部门负责人签字确认。2.档案室管理部门根据申请进行审核，对于符合传递条件的，安排专人负责资料的传递工作。传递过程中，应确保资料的安全与完整，避免资料丢失、损坏或泄露。3.资料传递完成后，传递人员应与接收部门人员共同核对资料的名称、数量、编号等信息，并在《资料传递登记表》上签字确认。接收部门应及时将资料妥善保管，并按照规定使用。（二）外部交接1.因工作需要将档案室资料交接给外部单位或个人的，应填写《资料外部交接申请表》，注明交接资料的名称、编号、数量、交接对象、交接原因、交接期限等内容。申请表应由申请部门负责人签字确认，并报公司/组织分管领导审批。2.审批通过后，档案室管理部门应与外部交接对象签订资料交接协议，明确双方的权利和义务，包括资料的保管责任、归还期限、保密要求等。3.在资料交接过程中，应安排专人负责监交，确保资料交接的准确性和完整性。交接完成后，交接双方应在《资料外部交接登记表》上签字确认，并将交接协议及相关资料存档。七、资料安全与保密（一）安全措施1.档案室应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设备，确保资料存储环境安全可靠。2.对档案室的资料应进行定期盘点和清查，及时发现和处理资料的损坏、丢失等情况。3.加强对档案室工作人员的安全意识教育，提高其安全防范能力，防止因人为疏忽导致资料安全事故的发生。（二）保密要求1.严格遵守国家有关保密法律法规和公司/组织的保密制度，对档案室资料的内容严格保密，不得泄露给无关人员。2.档案室工作人员应签订保密协议，明确其保密责任和义务。在工作中，应严格遵守保密规定，不得擅自将资料带出档案室或在非工作场所谈论资料内容。3.对于涉及机密资料的出入，应采取更加严格的保密措施，如限制查阅人员范围、使用专门的保密设备等，确保机密资料的安全。八、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织应建立健全档案室资料出入监督机制，定期对资料出入情况进行检查和评估。2.档案室管理部门应加强对自身工作的监督，确保资料出入流程规范、手续齐全、操作准确。同时定期对资料使用部门和个人的资料使用情况进行跟踪检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.资料出入申请与审批手续是否齐全、合规，审批意见是否明确。2.资料领取与归还过程是否符合规定，资料数量、状态是否准确无误，归还期限是否遵守。3.资料查阅与复印是否按照申请进行，摘录或复制内容是否符合要求，复印件是否加盖有效印章。4.资料传递与交接是否规范，交接手续是否完备，交接记录是否准确。5.资料安全与保密措施是否落实到位，有无资料泄露或安全事故发生。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门或个人限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。2.对于违反资料出入制度的行为，应视情节轻重给予相应的处罚，