办事处档案室管理制度

PAGE办事处档案室管理制度一、总则（一）目的为加强办事处档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于办事处各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：办事处档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：归档的档案必须是真实反映工作实际情况的原始材料。3.完整性原则：保证档案内容的全面、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善办事处档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理办事处各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。4.指导各部门兼职档案员开展档案管理工作，组织档案业务培训。5.积极推进档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。（二）部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照档案室的要求，定期将整理好的档案移交档案室，并办理交接手续。3.协助档案室开展档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.办事处各类文件、通知、报告、请示、批复等公文材料。2.工作计划、总结、统计报表、会议记录、纪要等工作资料。3.合同、协议、招投标文件、项目文档等业务档案。4.人事档案、工资档案、培训档案等员工个人档案。5.财务档案、审计档案、税务档案等财务相关档案。6.其他具有保存价值的文件、资料和实物。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和可追溯性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息检索。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制卷内目录和案卷目录。2.业务档案：根据业务类型和项目阶段进行分类整理，建立项目档案专卷。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定进行整理，建立个人档案袋。4.财务档案：按照会计档案管理办法进行整理，分年度、类别装订成册。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应使用符合标准的档案柜、档案盒等装具，确保档案存放有序、便于查找。2.档案盒应标明档案类别、年度、保管期限、起止日期、盒号等信息。（三）档案存放1.按照档案类别、保管期限等进行分类存放，建立档案存放索引，便于快速查找。2.对重要档案和电子档案应采取备份存储措施，防止数据丢失。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映办事处主要职能活动和历史面貌的重要文件、资料，如年度工作报告、重要会议记录、合同协议等，应永久保存。长期保管的档案：保管期限为16年至50年，主要包括一般性业务文件、重要项目文档等。短期保管的档案：保管期限为15年以下，如一般性的通知、简报等。2.档案保管期限的划定应严格按照国家有关规定执行，如有特殊情况需变更保管期限，应经档案室审核并报办事处领导批准。（五）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，做到账实相符。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等，对清查中发现的问题应及时采取措施进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，报办事处领导审阅。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照档案保管期限的规定，对已满保管期限的档案进行鉴定。2.以维护档案的历史真实性和完整性为出发点，确保鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考档案的形成背景、工作需要等因素，综合判断档案是否仍需保存。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、密级等内容，并经档案鉴定小组全体成员签字确认。3.将《档案销毁清册》报办事处领导审批，批准后由档案室负责组织实施销毁。4.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。销毁过程中应指定专人监销，并在《档案销毁清册》上注明销毁方式、时间、地点等信息，监销人签字后存档。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.办事处内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.涉及机密档案查阅的，需经办事处保密工作领导小组批准，并严格按照保密规定进行查阅。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，注明查阅内容、目的等，经办事处领导批准后，由档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅要求1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注、污损等。2.如需复印或摘录档案内容，应经档案室同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案室，由管理人员核对无误后办理归还手续。（三）利用登记档案室应对档案的查阅和利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、利用方式等，以便统计和分析档案利用情况。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立办事处档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务质量。（二）数字化扫描1.对具有保存价值的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于200dpi，图像格式为PDF或TIFF。2.扫描过程中应确保图像清晰、完整，无黑边、白边、偏斜及模糊不清等现象。（三）数据录入与挂接1.将扫描后的档案图像进行数据录入，建立电子目录，确保目录信息与纸质档案一致。2.将电子档案与对应的纸质档案进行挂接，实现档案信息的快速检索和关联查询。（四）系统管理与维护1.安排专人负责档案信息管理系统的日常维护和