档案双人出入库制度

PAGE档案双人出入库制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的安全与完整，规范档案出入库流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工涉及的各类档案的出入库管理。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案在出入库过程中不发生丢失、损坏、泄密等情况。2.双人操作原则：所有档案的出入库必须由两名指定人员共同进行，以保证操作的准确性和监督性。3.规范流程原则：严格按照规定的程序进行档案出入库操作，确保流程清晰、有序。二、档案管理人员职责（一）档案主管职责1.全面负责公司档案管理工作，制定和完善档案管理制度。2.监督档案双人出入库制度的执行情况，定期进行检查和评估。3.协调解决档案出入库过程中出现的问题，对违规行为进行处理。（二）档案管理员职责1.负责档案的日常整理、分类、编号、上架等工作。2.按照双人出入库制度的要求，与指定人员共同完成档案的出入库操作。3.对档案出入库情况进行详细记录，建立档案出入库台账。4.协助其他部门查询和利用档案，提供必要的档案信息服务。（三）指定出入库人员职责1.与档案管理员共同承担档案出入库的具体操作任务。2.严格遵守档案出入库流程，确保操作准确无误。3.对档案的安全负责，在出入库过程中注意保护档案的完整性和保密性。三、档案出入库流程（一）档案入库流程1.档案整理：档案形成部门或个人按照档案分类标准对档案进行整理，确保档案资料齐全、完整，编号清晰。2.申请入库：档案整理完成后，档案形成部门或个人填写《档案入库申请表》，注明档案名称、数量、形成时间、保管期限等信息，并提交给档案主管审核。3.审核批准：档案主管对《档案入库申请表》进行审核，确认档案符合入库要求后签字批准。4.双人核对：档案管理员与指定出入库人员根据批准的《档案入库申请表》，共同对档案进行核对，包括档案的名称、数量、编号、内容等，确保准确无误。5.入库登记：核对无误后，档案管理员在档案管理系统中进行入库登记，记录档案的入库时间、存放位置等信息，并更新档案库存台账。6.上架存放：档案管理员与指定出入库人员将档案按照规定的存放位置上架存放，确保档案排列整齐、便于查找。（二）档案出库流程1.申请出库：使用部门或个人因工作需要查阅或借用档案时，填写《档案出库申请表》，注明档案名称、数量、用途、预计归还时间等信息，并提交给档案主管审核（如需归还，应明确归还时间）。2.审核批准：档案主管对《档案出库申请表》进行审核，根据档案的密级、保管期限等情况，决定是否批准出库。对于涉及重要机密或特殊用途的档案，应严格控制出库，并报相关领导审批。3.双人核对：档案管理员与指定出入库人员根据批准的《档案出库申请表》，共同到档案存放地点核对档案，确保档案的名称、数量、编号等与申请表一致。4.出库登记：核对无误后，档案管理员在档案管理系统中进行出库登记，记录档案的出库时间、领取人、用途等信息，并更新档案库存台账。5.档案交接：档案管理员与指定出入库人员将档案当面交接给领取人，领取人在《档案交接清单》上签字确认。6.归还入库：档案使用完毕后，领取人应按照约定时间及时将档案归还。档案管理员与指定出入库人员共同对归还的档案进行核对，确认档案完整无损后，在档案管理系统中进行归还登记，并将档案上架存放。如发现档案有损坏、丢失情况，应及时查明原因并追究相关人员责任。四、档案出入库记录与台账管理（一）记录要求1.档案管理员应详细记录每一次档案出入库的情况，包括出入库时间、档案名称、数量、编号、领取人/归还人、用途/归还情况等信息。2.记录应使用统一的格式和规范的文字，确保内容准确、清晰、完整。3.记录应及时更新，不得拖延或遗漏。（二）台账管理1.建立档案出入库台账，对档案的出入库情况进行全面、系统的记录和管理。2.台账应按照档案类别、保管期限等进行分类登记，便于查询和统计。3.定期对台账进行核对和盘点，确保账实相符。如发现账实不符情况，应及时查明原因并进行调整。五、档案安全与保密措施（一）安全措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，确保档案存放环境安全可靠。2.档案出入库过程中，应注意轻拿轻放，避免档案受到损坏。3.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和排除安全隐患。（二）保密措施1.严格遵守国家有关档案保密的法律法规和公司保密制度，对涉及公司机密的档案进行严格管理。2.档案管理人员和指定出入库人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案出入库过程中，严禁无关人员在场，防止档案信息泄露。4.对档案的查阅、借用等情况进行严格登记，跟踪档案的流向，确保档案不被非法使用或泄露。六、监督与检查（一）内部监督1.档案主管定期对档案双人出入库制度的执行情况进行检查，包括档案出入库流程的规范性、记录的完整性、台账的准确性等。2.各部门负责人应协助档案主管做好本部门档案管理工作的监督，确保本部门档案出入库符合规定要求。（二）外部审计1.公司内部审计部门定期对档案管理工作进行审计，检查档案双人出入库制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.接受上级主管部门或相关监管机构的监督检查，积极配合并提供有关档案管理工作的资料和信息。七、违规处理（一）违规行为界定1.未按照双人出入库制度进行操作，擅自单人进行档案出入库。2.在档案出入库过程中，因操作不当导致档案丢失、损坏、泄密。3.违反档案安全保密规定，私自将档案带出公司或泄露档案信息。4.不按照规定填写档案出入库记录或台账，记录虚假信息。（二）处理措施1.对于违反档案双人出入库制度的行为，视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处理。2.因违规行为给公司造成经济损失或不良影响的，应依法追究相关人员的责任，并要求其赔偿相应损失。3.构成犯罪的，移交