工会档案管理五项制度

PAGE工会档案管理五项制度一、总则（一）目的为加强工会档案管理，确保工会档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工会工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本工会及所属各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。工会档案由工会综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实完整原则。确保档案内容真实、准确、完整，全面反映工会工作的历史面貌。3.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用。4.安全保密原则。采取有效措施确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案收集制度（一）收集范围1.上级工会及党政机关颁发的与工会工作有关的文件、指示、规定等。2.工会会员代表大会、委员会会议、常委会会议等重要会议形成的文件、记录、决议等。3.工会工作计划、总结、报告、统计报表等。4.工会组织建设、会员管理、劳动竞赛、职工维权、文化体育等各项工作活动中形成的文件、资料、记录等。5.工会财务预决算、经费收支、资产管理等方面的文件、报表、凭证等。6.工会与其他单位、组织的往来文件、协议、合同等。7.反映工会工作历史和现状的照片、音像、实物等资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件、资料，并定期移交工会综合档案室。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保文件资料不遗漏、不丢失、不损坏。3.对于重要文件、资料，应在形成后及时收集，并进行登记和整理。（三）收集程序1.各部门收集到的档案材料，应进行初步整理，分类装订成册，并填写档案移交清单。2.档案移交清单应包括档案名称、数量、形成时间、移交部门等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.各部门将整理好的档案材料连同档案移交清单一并移交工会综合档案室。工会综合档案室在收到档案材料后，应进行认真核对和登记，并按照档案管理要求进行整理和归档。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的规范和标准。（二）分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。3.声像档案：按照载体形式、时间、内容等进行分类。4.实物档案：按照实物种类、来源、时间等进行分类。（三）整理方法1.文书档案：对收集到的文件材料进行分类，确定保管期限。按照分类标准进行排列，编写页码。填写卷内文件目录，装订成卷。编制案卷封面，填写案卷题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等信息。按照分类方案进行排列上架。2.会计档案：按照会计档案类别进行整理，将会计凭证、会计账簿、财务报告等分别装订成册。填写会计档案封面，注明档案名称、年度、保管期限、册数等信息。编制会计档案目录，按照目录顺序排列存放。3.声像档案：对照片、音像资料等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。按照时间顺序或内容分类进行排列，编写编号。制作声像档案目录，与声像资料一同存放。4.实物档案：对实物进行清理、登记，注明实物名称、来源、时间、规格等信息。按照实物类别进行排列，存放于专门的实物档案柜中。（四）整理要求1.整理档案应做到分类科学、排列有序、编目准确、装订整齐。2.档案整理过程中，应认真核对文件材料的内容和数量，确保档案的完整性和准确性。3.对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制，保证档案的质量。四、档案保管制度（一）保管场所1.工会综合档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、防虫药品、灭火器、温湿度计等。2.档案柜、档案架应坚固耐用，符合档案存放要求，便于档案的存放和查找。（三）档案存放1.按照档案分类方案进行排列上架，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.档案应直立存放，避免平放或倒置，以防止档案变形损坏。3.对于重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密保管等。（四）档案保管期限1.工会档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映工会工作重大历史事件、重要会议、重要决策、重要人物等具有长远利用价值的档案。长期保管的档案：凡是反映工会工作一般历史事件、重要工作活动过程、重要业务文件等在较长时间内具有利用价值的档案，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映工会工作一般性事务、临时性工作活动等在较短时间内具有利用价值的档案，保管期限为5年至15年。2.档案保管期限的确定，应根据档案的内容、性质、重要程度等因素进行综合判断，并严格按照国家有关规定执行。（五）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并查明原因，追究相关人员的责任。3.对清查结果应进行详细记录，形成档案清查报告，归档保存。（六）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由工会档案鉴定小组负责组织实施。2.档案鉴定小组应根据档案的价值和保管期限，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，经工会领导批准后进行销毁。档案销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。4.档案鉴定工作应形成详细的记录，归档保存。五、档案利用制度（一）利用范围1.工会工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.工会会员因维护自身合法权益需要查阅相关档案。3.其他单位或个人因工作需要查阅、借阅本工会档案，须经工会领导批准。（二）利用方式1.查阅：查阅档案应在工会综合档案室进行，查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：借阅档案须填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经工会领导批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制档案。（三）利用手续1.查阅档案：查阅人员应持有效证件到工会综合档案室办理查阅登记手续，填写查阅登记表，注明查阅档案的名称、数量、查阅时间等信息。查阅人员应在指定地点查阅档案，查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并在查阅登记表上签字确认。2.借阅档案：借阅人员应持有效证件到工会综合档案室办理借阅手续，填写档案借阅申请表，经工会领导批准后，领取档案。借阅人员应在档案借阅申请表上签字确认，并按照规定的借阅期限归还档案。归还档案时，档案室工作人员应认真核对档案的数量、质量和完整性，如发现问题，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（四）利用监督1.工会综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）时间、查阅（借阅）人员、查阅（借阅）档案名称、数量