驾校教学档案管理制度

PAGE驾校教学档案管理制度一、总则（一）目的为加强驾校教学档案管理，规范教学档案的收集、整理、保管、查阅和利用等工作，确保教学档案的完整性、准确性和安全性，提高驾校教学管理水平，保障驾校教学工作的顺利开展，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于驾校全体教职员工及与教学活动相关的各类档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：教学档案应如实反映驾校教学活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖教学活动各个环节的相关资料，保证档案资料的全面性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类和保管，确保档案管理工作的标准化、规范化。4.保密性原则：对涉及学员个人隐私、驾校商业机密等内容的档案，严格保密，防止信息泄露。二、教学档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善驾校教学档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理驾校教学档案，对各类教学档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的有序存放。3.建立教学档案数据库，实现档案信息的电子化管理，提高档案查阅和利用效率。4.定期对教学档案进行检查、核对，确保档案的完整性和准确性，对破损、褪色等档案及时进行修复或复制。5.负责教学档案的安全保管，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等装置，保障档案的安全。6.按照规定提供教学档案的查阅、借阅服务，做好查阅、借阅登记工作，并对档案的使用情况进行跟踪和监督。7.负责组织开展教学档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。（二）教学部门职责1.负责本部门教学档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交至档案管理部门。2.协助档案管理部门做好教学档案的查阅、借阅等相关工作，提供必要的档案利用信息。3.按照档案管理要求，规范本部门教学文件材料的形成、积累和归档工作，确保教学档案的质量。（三）教练员职责1.负责收集、整理本人在教学过程中产生的各类教学资料，如教学日志、学员培训记录、教学计划等，并及时移交至教学部门。2.严格按照教学档案管理规定使用档案，不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案。3.配合档案管理部门和教学部门做好教学档案的相关工作，如档案查阅、信息核对等。三、教学档案的分类与归档（一）教学管理档案1.驾校教学管理制度、规定、办法等文件。2.教学工作计划、总结、报表等资料。3.教学质量评估方案、评估报告及相关资料。4.教学事故处理记录及相关材料。（二）教练员档案1.教练员基本信息登记表，包括个人简历、学历证书、驾驶证、教练员资格证书等复印件。2.教练员教学质量考核记录，如教学质量排名、学员评价等。3.教练员培训记录，包括参加各类教练员培训的证书、培训总结等。4.教练员奖惩记录。（三）学员档案1.学员报名登记表，包括学员基本信息、报名时间、报名课程等。2.学员培训记录，详细记录学员每次培训的时间、内容、教练员等信息。3.学员考试成绩记录，包括理论考试、实操考试成绩等。4.学员结业证书存根及相关资料。（四）教学资料档案1.理论教学资料，如教学大纲、教案、课件、教材、试题库等。2.实操教学资料，包括实操培训计划、教学场地设施设备资料、实操教学视频等。3.教学研究资料，如教学改革成果、教学经验交流材料等。（五）其他教学档案1.与教学活动相关的会议记录、纪要。2.驾校与学员、教练员签订的各类合同、协议。3.教学活动中产生的照片、录像、音频等资料。四、教学档案的整理与编目（一）整理要求1.教学档案应按照分类标准进行分类整理，保持同一类档案的系统性和完整性。2.对每份档案材料进行核对，确保材料齐全、完整，字迹清晰可辨，签字盖章等手续完备。3.去除档案材料中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损、褪色的材料进行修复或复制。4.按照档案材料的形成时间顺序或重要程度进行排列，同一类档案应按照一定的逻辑顺序排列。（二）编目方法1.编制档案目录，目录应包括档案类别、档案题名、日期、保管期限、档号等内容。2.为每份档案材料编写页号，页号应填写在材料的右上角或右下角，便于查找和核对。3.根据档案目录，建立档案索引，索引应包括档案类别索引、题名索引、日期索引等，方便快速查阅档案。五、教学档案的保管（一）保管期限1.教学管理档案、教练员档案、学员档案等长期保存。2.教学资料档案中的教学大纲、教案、教材等重要资料长期保存，其他资料根据实际情况确定保管期限，一般不少于[X]年。3.其他教学档案根据其重要性和相关性确定保管期限，重要档案长期保存，一般性档案保存[X]年。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和保管期限进行分类存放，并做好标识。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，建立电子档案数据库，对电子档案进行分类、编号、著录等管理，确保电子档案的安全存储和有效利用。3.定期对纸质档案和电子档案进行备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管环境1.档案保管场所应保持清洁卫生，温度适宜，湿度适中，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等，确保档案的安全保管。六、教学档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.驾校内部人员因工作需要查阅教学档案的，应填写《教学档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、归还日期等。3.查阅人员应在指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、污损等。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（二）借阅规定1.驾校内部人员因特殊原因需要借阅教学档案的，应填写《教学档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案管理部门应按照借阅申请表的要求，提供相应的档案资料，并办理借阅登记手续，借阅登记内容与查阅登记内容相同。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、标记、污损等。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请，经同意后方可延期。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案资料，如逾期未还，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。（三）外部人员查阅与借阅1.因工作需要，外部单位或个人查阅教学档案的，应提前与驾校档案管理部门联系，说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并提交单位介绍信或个人身份证明等相关材料。2.档案管理部门应根据外部单位或个人的申请，报驾校主管领导批准后，方可提供查阅服务，并按照内部人员查阅的规定做好查阅登记工作。3.外部单位或个人如需借阅教学档案，应经驾校主管领导批准，并与驾校签订保密协议，明确双方的权利和义务后，方可办理借阅手续。借阅手续与内部人员借阅手续相同。七、教学档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立教学档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、教学部门负责人、相关专业人员等组成，负责教学档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、相关性等因素，对教学档案进行鉴定，确定档案是否已失去保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应填写《教学档案鉴定销毁申请表》，详细说明档案名称、形成时间、保管期限、鉴定理由等，并提交鉴定小组审核。（三）销毁程序1.经鉴定小组审核通过的《教学档案鉴定销毁申请表》，报驾校主管领导批准后，方可进行销毁。2.档案管理部门应按照批准的销毁清单