派出所档案室管理制度

PAGE派出所档案室管理制度一、总则（一）目的为加强派出所档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，为公安工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于派出所档案室的各类档案管理工作，包括但不限于案件卷宗、户籍档案、人事档案、文书档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：派出所档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.安全保密原则：采取有效措施，确保档案的安全和保密，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公安工作和社会公众提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善派出所档案室管理制度，并组织实施。2.集中统一管理各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化。5.开展档案业务培训和指导，提高档案管理人员的业务水平。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、上架等。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，确保档案不受损坏、丢失。4.按照规定的程序和要求，提供档案利用服务，做好档案查阅、借阅登记等工作。5.协助做好档案信息化建设工作，录入档案信息，建立档案数据库。6.保守档案机密，不得泄露档案内容。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案室的要求，及时将应归档的文件材料整理好，移交档案室统一保管。3.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公安机关在办理各类案件过程中形成的案件卷宗，包括立案、侦查、起诉、审判等各个环节的文件材料。2.户籍档案，包括常住人口登记表、居民户口簿、出生证明、死亡证明等。3.人事档案，包括干部履历表、工资档案、考核档案、奖惩档案等。4.文书档案，包括各类公文、通知、报告、会议记录等。5.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.对办理完毕的文件材料，应及时进行整理，按照档案管理要求进行分类、装订，确保文件材料齐全、完整、规范。3.收集档案时，应注意档案的质量，确保档案字迹清晰、纸张完好、签字盖章齐全。（三）整理方法1.按照档案的形成规律和特点，对档案进行分类整理。一般可分为案件档案、户籍档案、人事档案、文书档案等类别。2.对每一类档案，再根据具体内容进行细分，如案件档案可分为刑事案件、治安案件等；户籍档案可分为城镇户籍、农村户籍等。3.整理档案时，应编制档案目录，对档案的编号、名称、日期、保管期限等进行详细登记，便于查找和利用。4.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。四、档案的保管（一）保管场所1.派出所应设立专门的档案室，档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施。2.档案室应保持清洁、通风良好，温度、湿度适宜，确保档案的安全保管。（二）档案装具1.应使用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放。2.档案装具应编号标识，便于查找和管理。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和公安工作实际，确定各类档案的保管期限。一般分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括具有重要历史价值、法律意义和长期查考利用价值的档案。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，短期保管的档案保管期限为15年以下。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.建立档案清查记录，对清查情况进行详细登记，并存档备查。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面审查、历史地、发展地看问题的原则，准确判定档案的价值。2.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合公安工作实际，合理确定档案的鉴定标准。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、档案管理人员和相关业务部门人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断档案的保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。3.征求相关业务部门的意见，确保鉴定结果的准确性和科学性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报经派出所领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.销毁档案时，应进行现场监督，销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的利用（一）利用范围1.公安机关内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.司法机关、行政机关等因办案、工作需要查阅档案。3.其他单位和个人因合法权益需要查阅档案，但需按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.公安机关内部工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案室办理查阅、借阅手续。2.司法机关、行政机关等查阅档案，应出具单位介绍信和相关证明文件，经档案室负责人批准后，方可查阅。3.其他单位和个人查阅档案，应提交有效身份证件和相关证明材料，说明查阅目的和范围，经派出所领导批准后，按照规定办理查阅手续。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案室进行，如需借出档案室，应严格按照规定办理借阅手续，并限期归还。2.查阅档案时，应遵守档案室的规章制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。3.如需复制档案，应经档案室负责人批准，并按照规定进行复制，复制件应与原件核对无误，并加盖档案室印章。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、利用人等进行详细登记。2.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案管理的数字化、网络化。2.提高档案信息的采集、存储、检索、利用效率，为公安工作提供便捷的信息服务。（二）信息录入与维护1.对各类档案进行数字化处理，及时将档案信息录入档案信息管理系统。2.定期对档案信息进行更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。（三）信息安全管理1.加强档案信息安全防护，采取防火墙、加密技术等措施，防止档案信息泄露。2.建立档案信息安全管理制度，规范档案信息的访问、使用