2026年电气制造公司质量记录保存管理制度

2026年电气制造公司质量记录保存管理制度一、总则（一）目的为规范公司质量记录的保存管理工作，建立标准化、系统化的质量记录全生命周期管控体系，确保质量记录真实、完整、可追溯，为产品质量管控、合规审核、问题追溯及持续改进提供有效依据，保障公司生产经营活动合规有序，依据《中华人民共和国档案法》《质量管理体系要求》等相关法律法规及行业标准，结合公司电气制造生产经营实际需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有质量相关记录的保存管理工作，涵盖产品设计研发、原材料采购、生产制造、检验验证、仓储运输、售后维护、质量管理体系运行等全流程产生的质量记录；包括纸质记录、电子记录及其他载体形式的记录；涉及公司研发部门、采购部门、生产部门、质检部门、仓储部门、销售部门、档案管理部门、法务部门及所有产生、使用、保管质量记录的部门与人员；同时适用于为公司提供质量相关服务的供应商及协作方。（三）核心原则真实完整原则：质量记录的填写、收集、保存需确保真实准确，内容完整无缺，清晰反映相关质量活动的全过程，不得篡改、伪造或遗漏关键信息。全程管控原则：建立“产生-收集-整理-归档-保管-查阅-销毁”全流程质量记录管控机制，每个环节均明确管控要求，确保记录全程可追溯。合规追溯原则：严格遵循相关法律法规及行业标准要求，明确各类质量记录的保存期限，确保记录在规定期限内妥善保管，满足追溯与审核需求。安全保密原则：采取有效防护措施，保障质量记录的存储安全，防止记录丢失、损坏、泄露；对涉及商业秘密、技术机密的质量记录，强化保密管控。实用高效原则：优化质量记录保存管理流程，规范记录分类与标识，提升记录查阅、使用效率，确保记录能有效支撑质量管控与经营决策。二、组织与职责（一）质量记录保存管理领导小组公司成立质量记录保存管理领导小组，由分管质量的高层管理人员担任组长，成员包括质检部门、档案管理部门、研发部门、采购部门、生产部门、销售部门、法务部门负责人。主要职责：审定公司质量记录保存管理中长期规划及年度管控计划；审批质量记录分类目录、保存期限标准及重大记录处置方案；协调解决记录保存管理过程中的重大争议与问题；监督本制度的有效执行；评估质量记录保存管理工作成效。（二）质检部门作为质量记录保存管理的牵头部门，负责组织开展质量记录保存的各项统筹管理工作；牵头制定与修订质量记录分类目录、保存期限标准及管理流程；指导各部门开展质量记录的填写、收集、整理工作；核查各部门质量记录的完整性与规范性；组织开展质量记录保存管理的培训与指导；跟踪质量记录在质量管控中的应用情况，推动记录管理优化。（三）档案管理部门负责质量记录的专业归档与集中保管工作；建立标准化的质量记录存储库房及电子存储系统，配备必要的防护设施；负责质量记录的接收、分类、编号、标识、归档整理；严格执行质量记录保管、查阅、销毁流程；定期对存储的质量记录进行检查、维护，确保记录存储安全；负责电子记录的备份与安全管控，防范数据丢失或损坏。（四）各业务部门（研发、采购、生产等）负责本部门相关质量记录的产生、填写、初步收集与整理工作；确保本部门产生的质量记录真实、完整、规范，符合填写要求；按规定时限将整理后的质量记录提交档案管理部门归档；配合质检部门、档案管理部门开展质量记录核查与优化工作；负责本部门日常使用质量记录的临时保管，确保临时保管期间记录安全。（五）财务部门负责与质量成本、质量审核相关的财务类质量记录的保存管理；配合质检部门、档案管理部门明确财务类质量记录的分类与保存期限；确保相关记录符合财务法规及本制度要求；协助提供质量记录保存管理所需的资金支持。（六）法务部门为质量记录保存管理工作提供法律支持，跟踪相关法律法规更新，确保记录保存管理合规；审核质量记录保存期限、销毁流程等相关规定的合法性；协助处理因质量记录引发的法律纠纷；参与制定质量记录保密管控相关要求。（七）记录操作人员需严格遵守本制度及相关操作规范，熟练掌握质量记录的填写要求与保存规范；如实填写质量记录，清晰标注记录日期、责任人等关键信息；及时收集、整理本岗位产生的质量记录，按要求提交归档；妥善保管临时使用的质量记录，防止丢失或损坏；严格遵守保密规定，不得泄露记录中的敏感信息。（八）供应商及协作方需按公司要求提供与产品质量相关的各类记录（如原材料合格证明、检验报告等），确保提供记录的真实性、完整性；配合公司开展相关质量记录的核查工作；按双方约定妥善保存与公司合作相关的质量记录，满足公司追溯与审核需求。三、质量记录保存全流程管理要求（一）记录产生与填写记录规范：质量记录需使用公司统一规定的格式（特殊情况需自定义格式的，需经质检部门审批）；填写内容需真实、准确、清晰、完整，使用不易褪色的书写工具（纸质记录）或规范的电子录入方式；关键信息（如日期、数据、责任人、结论等）必须填写完整，不得空白或模糊表述；记录有误需修改时，纸质记录需采用划改方式，修改人签字并标注修改日期，电子记录需保留修改痕迹，严禁随意删除或覆盖原始信息。2.责任标识：每份质量记录需明确记录责任人，标注记录产生的日期、相关产品或批次信息，确保记录可精准追溯至具体质量活动。（二）收集与整理收集时限：各业务部门需在质量活动结束后3个工作日内，完成相关质量记录的收集工作；阶段性质量活动的记录，需在阶段结束后5个工作日内完成收集；年度质量体系运行相关记录，需在次年1月15日前完成收集。2.整理规范：各业务部门对收集的质量记录进行分类整理，按记录类型、产品批次、时间顺序等逻辑进行排序；剔除重复、无效记录，补充缺失的关键记录；对纸质记录进行装订，标注整理部门、记录类别、时间范围等信息；电子记录需按统一命名规则命名，建立层级清晰的文件夹分类存储。3.初步核查：各业务部门整理完成后，由部门负责人对记录的完整性、规范性进行初步核查，核查合格后提交档案管理部门归档。（三）归档与保管归档流程：档案管理部门接收各部门提交的质量记录后，进行再次核查，对符合要求的记录办理归档手续，填写《质量记录归档登记表》，明确归档时间、数量、类别等信息；对不符合要求的记录，退回相关部门补充完善后重新提交。2.分类编号：档案管理部门按公司统一的质量记录分类目录，对归档记录进行分类、编号；编号需具有唯一性，包含记录类别、年份、部门等关键信息，便于识别与检索。3.存储管理：纸质记录需存储在专用档案库房，库房需具备防潮、防火、防虫、防盗、防光、防高温等防护措施，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%；电子记录需存储在专用服务器或云存储系统，建立双重备份机制（本地备份+异地备份），定期检查备份数据的完整性与可用性；对重要的质量记录，实行纸质与电子双重归档保管。4.定期维护：档案管理部门每月对存储的质量记录进行一次检查，查看纸质记录是否存在霉变、破损、丢失等情况，电子记录存储系统是否运行正常；对发现的问题及时处理，做好维护记录；每年对质量记录进行一次全面盘点，更新归档台账。（四）查阅与复制查阅审批：公司内部人员因工作需要查阅质量记录的，需填写《质量记录查阅申请表》，经所在部门负责人及档案管理部门负责人审批同意后，方可在档案管理部门指定地点查阅；外部单位（如监管部门、客户、审计机构等）需查阅质量记录的，需提供有效证明文件，经法务部门及公司分管领导审批同意后，由档案管理部门人员陪同查阅。2.查阅规范：查阅人员需严格遵守档案管理规定，不得涂改、勾画、抽取质量记录；查阅纸质记录时，需保持记录整洁，严禁携带食品、饮品等可能损坏记录的物品进入存储区域；电子记录查阅需在专用终端进行，严禁拷贝或传输未经授权的电子记录。3.复制与借阅：因工作需要复制质量记录的，需在查阅申请表中注明复制用途，经审批同意后，由档案管理部门负责复制，复制件需加盖档案管理部门公章；特殊情况下需借阅纸质记录的，需经公司分管领导审批，明确借阅期限，借阅人需签订《质量记录借阅承诺书》，确保记录安全，按期归还；电子记录原则上不允许拷贝，确需拷贝的，需采用加密方式传输，并严格控制访问权限。（五）销毁销毁条件：质量记录保存期限届满，且无继续保存必要的，可按规定流程销毁；因记录载体损坏无法修复且无备份的，经核查确认后可申请销毁；销毁前需对记录进行最终核查，确保不存在未了结的质量纠纷、未完成的审核事项或其他需追溯的情况。2.销毁审批：各业务部门或档案管理部门对符合销毁条件的质量记录，整理形成《质量记录销毁清单》，注明记录名称、类别、数量、保存期限、销毁原因等信息，经部门负责人审核后，提交质量记录保存管理领导小组审批；涉及重要质量记录或大量记录销毁的，需报公司管理层备案。3.销毁实施：经审批同意后，由档案管理部门牵头，联合质检部门、法务部门组成销毁小组，负责质量记录的销毁工作；纸质记录采用粉碎、焚烧等不可逆方式销毁，电子记录采用彻底删除、数据覆盖等方式销毁，确保记录无法恢复；销毁过程需有专人监督，做好《质量记录销毁记录表》，记录销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，相关人员签字确认后归档保存。四、管理要求（一）记录分类与保存期限标准质检部门联合档案管理部门制定《公司质量记录分类目录及保存期限标准》，明确各类质量记录的具体分类、涵盖范围及保存期限：1.产品设计研发类记录（如设计评审记录、技术参数确认记录等）保存期限不少于产品停止生产后5年；2.原材料采购类记录（如供应商资质审核记录、原材料检验报告等）保存期限不少于产品出厂后3年；3.生产制造类记录（如生产工艺参数记录、工序检验记录等）保存期限不少于产品出厂后3年；4.成品检验类记录（如成品全项目检验报告、防爆性能检验报告等）保存期限不少于产品出厂后5年；5.质量管理体系运行类记录（如内部审核记录、管理评审记录等）保存期限不少于3年；6.售后质量类记录（如客户质量反馈记录、维修记录等）保存期限不少于产品质保期届满后2年；7.涉及产品认证、合规审核的质量记录，保存期限不少于认证有效期届满后3年；8.其他质量记录保存期限不少于2年；特殊行业要求或法律法规另有规定的，按更长期限执行。（二）电子记录特殊管控电子质量记录需采用不可篡改的存储格式，建立完善的访问权限管控体系，明确不同岗位人员的访问、修改权限；建立电子记录操作日志，记录所有操作行为（如录入、修改、查阅、删除等），确保操作过程可追溯；定期对电子记录存储系统进行安全检测与升级，防范黑客攻击、病毒入侵等风险；电子记录备份数据需定期进行恢复测试，确保备份有效。（三）保密管控公司建立质量记录保密管控机制，明确保密范围（包括技术参数、商业秘密、客户信息等相关的质量记录）；对涉及保密信息的质量记录，标注“保密”标识，实行分级保管；相关人员需签订《质量记录保密承诺书》，严禁以任何形式泄露保密类质量记录；外部单位查阅保密类记录的，需额外签订保密协议，明确保密责任。（四）培训教育要求人力资源部门联合质检部门、档案管理部门制定质量记录保存管理专项培训计划，定期组织相关人员开展培训；培训内容包括本制度要求、记录填写规范、归档流程、保管要求、保密规定、电子记录管控等；新员工上岗前必须接受专项培训，考核合格后方可独立开展相关工作；定期组织技能考核及案例分析会，提升相关人员的质量记录管理能力。（五）监督检查要求质量记录保存管理领导小组每季度组织一次全流程专项监督检查，重点核查质量记录的真实性、完整性、规范性，归档、保管、查阅、销毁流程的执行情况，电子记录的安全管控情况及保密规定的落实情况；各部门每月开展一次内部自查，及时发现并整改问题；监督检查结果纳入各部门及相关人员的绩效考核，对未按要求执行制度的部门及个人进行问责。五、激励与奖惩（一）激励措施内部激励：对严格执行本制度，在质量记录保存管理工作中表现突出，及时发现重大记录管理隐患、提出有效优化建议或推动记录管理水平显著提升的部门或个人，给予3000-8000元专项奖金；对在记录填写规范、归档及时完整等方面表现优异的团队或个人，给予500-3000元创新奖励；将质量记录保存管理成效纳入各相关部门及员工的绩效考核体系，对表现突出的个人，在评优评先、岗位晋升等方面给予优先考虑。供应商激励：对长期按要求提供真实完整质量记录、配合公司记录核查工作的供应商，给予优先合作权、增加合作份额等优惠政策；每年评选“质量记录管理优质供应商”，给予通报表彰及专项奖励；将供应商质量记录提供情况纳入信用评价体系，作为长期合作的重要依据。（二）惩处措施内部惩处：对存在以下行为的部门、班组或个人，取消相关激励资格，按公司规定予以处罚；造成公司经济损失或声誉损害的，依法追究赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关处理：①填写质量记录弄虚作假、篡改或伪造记录信息的；②未按规定收集、整理、归档质量记录，导致记录丢失、缺失或不完整的；③未按要求保管质量记录，造成记录损坏、霉变、泄露的；④违规查阅、复制、借阅质量记录，或擅自传播、泄露保密类记录的；⑤未按规定流程销毁质量记录，或擅自销毁应保存的质量记录的；⑥拒绝配合监督检查，或隐瞒记录管理问题、弄虚作假的；⑦其他违反本制度及相关规定