2026年交通设备公司合同法律审查管理制度

2026年交通设备公司合同法律审查管理制度一、总则（一）制定目的为规范公司合同法律审查管理行为，确保各类合同合法合规、条款严谨、权利义务清晰，有效防范合同签订与履行中的法律风险、经济风险，保障公司资产安全与合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合交通设备行业特点（含原材料采购、设备销售、定制研发、工程配套、展会合作等合同场景），特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有合同的法律审查全流程管理，涵盖合同起草、审查、修改、审批、签订、履行跟踪、争议处理、档案归档等环节。合同类型包括但不限于：采购合同、销售合同、定制设备合同、研发合作合同、工程施工合同、展会服务合同、劳动合同、保密协议、战略合作协议等。涉及公司各业务部门、法务部门、财务部门、审计部门、行政部门及相关经办人员、合作方，均需严格遵守本制度。（三）核心原则合法合规原则：合同审查全程符合法律法规及行业规范，杜绝无效合同、违法条款，确保合同签订与履行合法合规。权责对等原则：明确合同各方权利义务，确保条款公平公正，避免权责失衡导致公司利益受损。风险防控原则：重点排查合同主体、条款内容、履行方式等方面的风险，提前制定防控措施，防范法律纠纷与经济损失。全程管控原则：覆盖合同全生命周期，实现合同起草、审查、履行、归档等环节的全程法律管控与可追溯。高效适配原则：结合交通设备行业业务特点，优化审查流程，平衡审查严谨性与业务办理效率，保障业务顺利推进。（四）制度效力本制度为公司合同法律审查管理的核心依据，各相关部门及人员需严格遵照执行。若与公司原有合同管理、合规管理制度冲突，以本制度为准；若国家法律法规、行业规范更新，本制度将同步修订完善。二、组织机构与岗位职责（一）合同法律审查领导小组由公司总经理任组长，法务负责人、财务负责人任副组长，成员包括各业务部门、审计部门、行政部门负责人。主要职责：审批本制度及合同审查相关方案；审定重大合同（高金额、高风险）的审查意见与签订方案；协调解决合同审查与履行中的重大法律问题；监督合同法律审查流程的合规性；审批合同争议处理方案。（二）各部门岗位职责法务部门：牵头负责合同法律审查全流程管理，制定合同审查标准与指引；负责各类合同的合法性、合规性、严谨性审查，出具书面审查意见；协助业务部门起草、修改合同文本，优化合同条款；参与重大合同谈判，提供现场法律支持；负责合同争议的法律处理（协商、仲裁、诉讼等）；建立合同审查台账，跟踪合同履行法律风险；组织合同法律知识培训与宣导；负责合同法律档案的归集与归档。业务部门：作为合同发起与履行的责任部门，负责收集合作方资质材料，核实合作方主体资格与履约能力；根据业务需求起草合同初稿，确保合同内容符合业务实际；提交合同审查材料，配合法务部门开展审查工作，落实审查意见；负责合同履行的跟踪与管理，及时上报履行过程中的风险与问题；配合法务部门处理合同争议，提供相关证据材料；负责本部门合同相关资料的初步归集与提交。财务部门：配合合同法律审查工作，审核合同中的价款、付款方式、结算条款、税务约定等财务相关内容，评估财务风险；核查合作方财务资质与信用状况；跟踪合同款项支付与结算，确保符合合同约定与财务制度；配合法务部门提供合同财务相关证据，参与合同争议财务维度的处理。审计部门：监督合同法律审查全流程，核查审查流程的合规性、审查意见的落实情况；开展合同审查专项审计，排查审查失职、违规签订合同等问题；跟踪合同履行的合规性与真实性，审计合同款项支付、结算等环节；对审计发现的问题提出整改意见，跟踪整改落实情况，出具审计报告。行政部门：协助法务部门开展合同管理工作，负责合同文本的打印、装订、盖章等事宜，严格执行合同盖章审批流程；协助归集合同档案资料，配合法务部门做好档案保管；负责合同相关办公物资的保障与管理。合同经办人员：作为合同业务的直接责任人，负责核实合作方基础信息与资质，确保材料真实有效；起草合同初稿，确保内容完整、表述清晰，符合业务需求；及时提交合同审查申请及相关材料，跟进审查进度；严格按审查通过的合同文本签订合同，负责合同履行的具体对接；及时上报合同履行中的异常情况，配合处理合同争议与档案归档。三、合同法律审查流程（一）审查申请与材料提交申请发起：业务部门完成合同初稿起草后，由经办人员填写《合同法律审查申请表》，注明合同名称、类型、合作方、合同金额、履行期限、业务背景、申请审查事项等信息，经部门负责人审核签字后，提交至法务部门。材料提交：提交审查申请时，需同步附以下材料：（1）合同初稿（纸质版及电子版）；（2）合作方资质材料（营业执照、资质证书、授权委托书等）；（3）合作方信用与履约能力证明材料（财务报表、过往合作记录等，重大合同需提供）；（4）业务相关支撑材料（招标文件、报价单、谈判纪要等，如有）；（5）其他需补充的材料（法务部门要求提供的额外材料）。（二）分级审查流程常规合同审查：单次合同金额低于规定标准、风险等级较低的常规合同（如小额采购合同、普通服务合同），由法务部门专人负责审查。法务部门在收到完整审查材料后3个工作日内完成审查，出具《合同法律审查意见书》，明确审查意见（通过、修改后通过、不予通过）及修改建议，反馈至业务部门。重点合同审查：单次合同金额介于规定标准之间、风险等级较高的重点合同（如大额销售合同、定制设备合同），由法务部门负责人牵头审查。法务部门在收到材料后5个工作日内完成审查，出具审查意见书；审查通过后，报财务部门审核财务条款，财务部门在2个工作日内出具审核意见，最终由业务部门负责人、法务负责人联合审批。重大合同审查：单次合同金额高于规定标准、风险等级极高的重大合同（如战略合作协议、大额工程合同、涉外合同），经法务部门、财务部门、审计部门联合审查后，出具联合审查意见；由合同法律审查领导小组审议，审议通过后报总经理审批。法务部门需在收到材料后7个工作日内完成初步审查，联合审查及审议流程在5个工作日内完成。（三）审查意见落实与复核意见落实：业务部门收到审查意见后，需在规定时限内按意见修改合同文本，补充相关材料；对审查意见有异议的，可与法务部门沟通协商，达成一致后修改完善；若无法达成一致，需提交合同法律审查领导小组审议决定。复核归档：业务部门完成修改后，提交法务部门复核；法务部门在1-2个工作日内完成复核，复核通过的，出具《合同法律审查复核通过通知书》；复核未通过的，退回业务部门继续修改。审查及复核相关文件由法务部门归集归档，作为合同签订的依据。（四）合同签订与盖章合同经法律审查复核通过后，由业务部门经办人员按公司印章管理规定办理盖章手续；签订合同时，需核对合作方签字盖章信息，确保与资质材料一致；合同签订后，业务部门需在3个工作日内将签订完成的合同副本提交至法务部门、财务部门备案。四、合同法律审查核心内容（一）主体资格审查重点审查合作方是否具备合法主体资格，核实营业执照、统一社会信用代码、相关资质证书（如生产许可证、行业认证证书）等材料的真实性、有效性与有效期；审查合作方法定代表人身份证明、授权委托书（如有），确认签字盖章的合法性；核查合作方信用状况与履约能力，避免与无资质、信用不良或无履约能力的主体签订合同。（二）条款合法性审查审查合同条款是否符合《民法典》等相关法律法规要求，杜绝违法违规条款（如无效免责条款、霸王条款、违反强制性规定的条款）；审查合同签订方式、生效条件是否合法，确保合同成立且有效；审查知识产权归属、保密义务、竞业限制等条款，符合相关法律规定，保障公司知识产权与商业秘密安全。（三）内容完整性审查审查合同是否包含核心必备条款：（1）当事人基本信息（名称、住所、联系方式等）；（2）合同标的（产品、服务、工程等，明确规格、型号、数量、质量标准等）；（3）价款或报酬（金额、计价方式、付款时间、付款方式等）；（4）履行期限、地点与方式（交付时间、交付地点、验收标准、履行流程等）；（5）违约责任（违约情形、赔偿方式、违约金标准等）；（6）争议解决方式（协商、仲裁、诉讼，明确管辖地或仲裁机构）；（7）合同生效、变更、解除、终止的条件与流程；（8）其他必备条款（如不可抗力、保密条款、补充协议效力等）。（四）权利义务审查审查合同各方权利义务是否明确、对等，避免权利义务失衡；明确双方核心责任（如质量保证责任、售后服务责任、保密责任等），确保责任划分清晰；审查免责条款的合法性与合理性，避免过度免责或不合理限制公司权利。（五）风险点排查针对交通设备行业特点，重点排查以下风险：（1）采购合同中的质量标准、验收流程、退换货条款风险；（2）销售合同中的交付周期、安装调试、质保条款风险；（3）定制设备合同中的技术参数、研发进度、知识产权归属风险；（4）工程合同中的工期、质量验收、工程款结算风险；（5）合作方履约能力不足、信用违约风险；（6）合同条款模糊、表述不清导致的争议风险；（7）税务、环保、安全等合规风险。五、合同履行跟踪与争议处理（一）履行跟踪管理业务部门负责跟踪合同履行进度，定期核对履行情况（如货物交付、服务提供、款项支付等），确保按合同约定履行；建立合同履行台账，记录履行关键节点、异常情况及处理结果。履行过程中发现合作方违约、履行困难或其他异常情况，业务部门需立即上报部门负责人及法务部门，同时收集相关证据材料；法务部门协助分析风险，制定应对措施，指导业务部门与合作方沟通协商。合同变更、解除需经法律审查，按原合同审查审批流程办理；业务部门提交变更或解除申请及相关材料，法务部门审查其合法性与合理性，出具审查意见，审批通过后方可执行变更或解除手续，并签订补充协议或解除协议。（二）争议处理合同争议发生后，优先由业务部门与合作方协商解决，法务部门提供法律支持，协助制定协商方案，审核协商协议。协商不成的，按合同约定的争议解决方式处理（仲裁或诉讼）；法务部门负责牵头处理，收集整理证据材料，委托律师（如有）参与仲裁或诉讼；业务部门、财务部门等配合提供相关材料，协助处理争议。争议处理结束后，法务部门编制《合同争议处理报告》，记录争议情况、处理过程、结果及经验教训，上报合同法律审查领导小组，同时归集相关材料归档。六、风险防控与责任追究（一）风险防控措施资质管控：建立合作方资质审核机制，对合作方实行分级管理，留存合格合作方名录，定期更新信用信息；重大合同合作方需进行实地考察，核实履约能力。文本管控：法务部门制定各类标准合同文本（如标准采购合同、销售合同），业务部门优先使用标准文本；非标准文本需经严格法律审查，确保条款严谨合规。培训管控：定期开展合同法律知识培训，覆盖合同起草、审查、履行、争议处理等内容，提升相关人员的法律意识与业务能力；针对交通设备行业典型合同案例进行剖析，强化风险防控意识。台账管控：法务部门建立合同审查总台账，业务部门建立履行台账，实现合同全生命周期可追溯；定期开展合同风险排查，重点排查高风险合同、逾期未履行合同，及时预警并处置风险。（二）责任追究对在合同法律审查与管理过程中存在以下违规行为的部门或个人，公司将根据情节轻重给予警告、罚款、降职、开除等处分；造成公司经济损失或品牌声誉损害的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：未按规定提交合同法律审查，擅自签订合同或变更合同条款的；隐瞒合作方真实信息、伪造资质材料，导致合同签订存在重大风险的；未落实合同审查意见，擅自修改审查通过的合同文本，导致风险发生的；合同审查失职，未发现重大违法违规条款或风险点，导致公司损失的；合同履行跟踪不到位，未及时上报异常情况，导致违约风险扩大或公司损失的；争议处理过程中，隐瞒证据、拖延处理或擅自与合作方达成协议，损害公司利益的；泄露合同涉密信息（如未签订的条款、商业秘密、争议处理方案等），导致公司竞争劣势或损失的；监督检查人员未履行监督职责，纵容违规行为，