地名普查档案管理制度

PAGE地名普查档案管理制度一、总则（一）目的为加强地名普查档案管理，确保地名普查档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥地名普查档案在经济社会发展中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在地名普查工作中形成的各类档案的管理，包括文件材料、图表、数据、照片、音像等。（三）基本原则1.集中统一管理原则。地名普查档案由专门的档案管理部门或指定专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。地名普查档案应如实反映地名普查工作的全过程，数据准确、内容真实。3.安全保密原则。加强档案的安全保护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。4.方便利用原则。建立健全档案利用制度，便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本公司/组织地名普查档案管理制度并组织实施。2.负责地名普查档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整、准确和安全。3.建立地名普查档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.开展档案编研工作，编写地名普查档案参考资料，为地名管理和社会发展提供服务。5.指导和监督各部门地名普查档案的形成、积累和整理工作，对不符合要求的档案提出整改意见。（二）各部门职责1.负责本部门地名普查文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案，确保档案的安全。4.积极配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识和技能。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、归档、保管和统计等工作。3.严格遵守档案管理制度，保守档案机密，确保档案安全。4.积极开展档案编研工作，为档案利用提供优质服务。5.定期参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.地名普查工作中形成的各类文件材料，包括普查方案、工作计划、通知、报告、总结等。2.地名调查登记表、地名标准化处理记录、地名标志设置记录等。3.地名照片、音像资料，包括普查现场照片、地名标志照片、相关视频等。4.地名数据文件，包括电子表格、数据库文件等。5.与地名普查工作有关的其他材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签署齐全，符合档案整理要求。3.对电子文件应进行备份，确保数据的安全。备份存储介质应妥善保管，定期进行检查和维护。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类。按照地名普查工作的流程和内容，将档案分为综合管理类、地名调查类、地名标准化处理类、地名标志设置类、数据成果类、照片音像类等类别。2.编号。对每一类档案进行编号，编号应科学合理、便于记忆和检索。3.装订。对纸质文件材料进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页、不压字。4.编目。编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限、密级等内容。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在地名普查工作结束后，及时将整理好的档案移交档案管理部门。2.移交档案时，应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、日期等信息，并双方签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，对不符合归档要求的档案，应退回原部门重新整理。（二）保管期限地名普查档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案主要包括地名普查工作中形成的重要文件、数据、图表等，对地名管理和社会发展具有长期保存价值的档案。2.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括地名调查登记表、地名标准化处理记录等。3.短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括地名普查工作中形成的一般性文件材料。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份。备份存储介质应异地存放，确保数据的安全。同时，应建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编目、存储和检索。3.照片、音像档案应按照不同类别进行整理和存储，照片应冲印成纸质照片并装册，音像资料应刻录成光盘并标注相关信息。（四）档案保管期限的鉴定与调整1.档案管理部门应定期对地名普查档案的保管期限进行鉴定，根据档案的实际价值和历史意义，确定档案的保管期限是否需要调整。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务人员和专家组成鉴定小组进行。鉴定小组应认真审查档案的内容，综合考虑档案的形成背景、历史价值、现实利用情况等因素，提出鉴定意见。3.经鉴定需要调整保管期限的档案，应填写档案保管期限调整审批表，报公司/组织领导审批后，按照新的保管期限进行管理。五、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅地名普查档案。2.上级主管部门、相关政府部门及其他单位因工作需要查阅地名普查档案。3.社会公众因学术研究、文化交流等需要查阅地名普查档案。（二）利用方式1.查阅。本公司/组织内部人员查阅地名普查档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案。2.借阅。因工作需要借阅地名普查档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，到期应及时归还。3.复制。因工作需要复制地名普查档案的，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期。（三）利用审批1.本公司/组织内部人员查阅、借阅地名普查档案，由所在部门负责人审批。2.上级主管部门、相关政府部门及其他单位查阅地名普查档案，应出具单位介绍信，经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织领导审批。3.社会公众查阅地名普查档案，应提交有效身份证件和相关证明材料，经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织领导审批。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称、数量、期限等信息。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，保守档案机密，不得泄露档案内容。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的地名普查档案，应按照国家有关保密规定进行管理，采取加密存储、限制访问等措施，确保档案信息安全。3.查阅、借阅涉及保密内容的档案，应严格履行审批手续，查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案管理部门。（二）安全管理1.档案管理部门应加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等，确保档案库房的安全。2.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和排除安全隐患。对存储电子档案的设备，应定期进行杀毒、维护，确保数据安全。3.档案管理人员应严格遵守档案管理操作规程，不得违规操作，防止档案损坏、丢失。（三）应急处置1.制定档案安全应急预案，明确档案安全事故