金融档案托管管理制度

PAGE金融档案托管管理制度一、总则（一）目的为加强公司金融档案的管理，确保金融档案的安全、完整与有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及金融业务的各类档案的托管管理，包括但不限于客户资料、交易记录、合同协议、财务报表等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保档案管理活动合法合规。2.完整性原则：全面、系统地收集、整理和保管各类金融档案，保证档案的完整性。3.安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。4.保密性原则：对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，严格保密。5.便利性原则：便于档案的查阅、利用和管理，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善金融档案托管管理制度及相关操作流程。2.组织开展金融档案的收集、整理、归档、保管和销毁等工作。3.建立健全金融档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和便捷查询。4.定期对金融档案进行检查、盘点，确保档案的安全和完整。5.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和责任意识。（二）业务部门职责1.负责本部门金融业务档案的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。3.对本部门产生的金融档案的真实性、准确性和完整性负责。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责金融档案的具体收集、整理、归档、保管和查阅等工作。3.对档案进行分类、编号、编目等，确保档案的有序存放和便于查找。4.做好档案的安全保密工作，防止档案信息泄露。5.及时向档案管理部门负责人汇报档案管理工作情况，提出改进建议。三、档案收集与整理（一）收集范围1.客户开户资料，包括身份证、营业执照、授权委托书等复印件。2.金融交易记录，如交易凭证、对账单、交易合同等。3.各类合同协议，如借款合同、担保合同、委托理财合同等。4.财务报表、审计报告、税务资料等。5.内部审批文件、会议纪要、工作底稿等。6.其他与金融业务相关的文件资料。（二）收集要求1.业务部门应在业务办理完毕后及时收集相关档案资料，并确保资料的真实性、准确性和完整性。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章齐全。3.对于电子文档，应确保其格式规范、存储安全，并与纸质文档内容一致。（三）整理方法1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.对档案进行装订，确保整齐牢固，便于保管和查阅。四、档案归档与保管（一）归档流程1.业务部门将整理好的档案资料移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，审核无误后办理签收手续。3.按照档案分类和编号规则，将档案存入相应的档案柜或电子存储设备。（二）保管期限1.金融档案的保管期限根据国家法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为5年以下，中期保管期限为5年至15年，长期保管期限为15年以上。3.具体档案的保管期限参照相关规定执行。（三）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。3.定期对档案进行盘点，核对档案数量和状态，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，备份存储设备应异地存放，防止数据丢失。5.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自出借、销毁档案。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅金融档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密或敏感信息的档案，查阅申请需经公司高层领导审批。3.外部机构或个人因司法调查、审计等原因需要查阅档案的，应出具相关证明文件，并经公司法律合规部门审核同意后，按照规定程序查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、用途及查阅期限等。2.申请表经审批后，档案管理人员根据申请提供相应的档案，并在查阅登记本上记录查阅人姓名、部门、查阅时间、档案名称等信息。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后办理归还手续。（三）利用管理1.公司内部人员利用金融档案开展工作时，应严格按照规定使用档案，不得擅自篡改、损毁档案。2.如需将档案用于对外提供服务或合作项目，应经公司相关部门审核批准，并签订保密协议。3.档案管理部门应定期对档案的查阅和利用情况进行统计分析，评估档案的利用价值，为档案管理工作提供参考。六、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，实行专人专管，严格保密。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.查阅和利用档案时，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。4.禁止在非保密场所谈论、传播档案内容。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装监控设备、防盗报警装置等，确保库房安全。2.定期对档案保管设施进行检查和维护，确保其正常运行。3.对档案管理人员进行安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。4.制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够及时有效地保护档案安全。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且无继续保存价值的。2.因其他原因需要销毁的档案，如档案内容已失效、重复或错误等。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对达到销毁条件的档案进行清理和造册，填写档案销毁申请表。2.申请表经档案管理部门负责人审核、公司高层领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底，并在销毁记录上签字确认。4.销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人等信息，保存期限与原档案保管期限相同。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对金融档案托管管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案的完整性和安全性等。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部检查1.积极配合国家有关部门、监管机构的检查，如实提供档案资料，接受监督检查。