加强完善制度档案还管理

PAGE加强完善制度档案还管理一、总则（一）目的为加强公司制度档案管理，确保制度档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥制度档案在公司管理中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在制度档案管理方面的相关活动。（三）定义制度档案是指公司在各项管理活动中形成的具有保存价值的各类规章制度、管理办法、操作流程、实施细则等文件资料。（四）管理原则1.集中统一管理原则：制度档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：制度档案应如实反映公司管理活动的实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理公司各项制度文件，确保档案资料的齐全完整。4.保密性原则：对涉及公司机密的制度档案，应严格保密，防止信息泄露。二、制度档案的收集与整理（一）收集范围1.公司制定的各类规章制度、管理办法、操作流程、实施细则等正式文件。2.制度文件的修订稿、征求意见稿、会议纪要等相关资料。3.上级主管部门颁发的与公司相关的制度文件及公司对其的贯彻执行情况记录。4.公司内部各部门在执行制度过程中形成的补充规定、实施办法等文件。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责制度文件的收集工作，确保文件及时、准确地收集齐全。2.制度文件应采用纸质和电子两种形式保存，电子文件应按照统一的命名规则进行命名，确保文件名清晰反映文件内容和版本信息。3.对于重要制度文件的修订过程，应详细记录修订原因、修订内容、征求意见情况等，形成完整的修订记录。（三）整理方法1.分类整理：按照公司管理职能和制度类别，对制度档案进行分类，如行政管理类、财务管理类、人力资源管理类等。2.编号编排：为每一份制度档案编制唯一的编号，编号应体现制度类别、年份和顺序号，便于查找和管理。3.目录编制：根据分类整理结果，编制制度档案目录，目录应包含文件编号、文件名、版本号、生效日期、修订日期、保管期限等信息。4.装订成册：对于纸质制度档案，应按照一定顺序进行装订，确保文件整齐、牢固。三、制度档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门收集整理好的制度档案，应定期移交至公司档案管理部门。2.档案管理部门对移交的制度档案进行核对、验收，确认无误后办理归档手续。3.归档后的制度档案应按照分类和编号顺序上架存放，便于查找和利用。（二）保管期限1.公司制度档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的制度档案主要包括公司的基本管理制度、重大决策文件等。长期保管的制度档案一般为有效期较长的管理制度，保管期限为[X]年。短期保管的制度档案为有效期较短的临时性制度或已失效的制度文件，保管期限为[X]年。2.档案管理部门应根据制度档案的性质和重要程度，确定其保管期限，并在档案目录中注明。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.制度档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.定期对制度档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对于电子制度档案，应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。四、制度档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅制度档案，应填写《制度档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的制度档案，查阅人应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自复印、拍照或传播档案内容。3.公司外部人员查阅制度档案，须经公司主管领导批准，并由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写《制度档案查阅申请表》，详细注明查阅目的、查阅内容等信息。查阅申请表应经所在部门负责人签字同意。2.将申请表提交至档案管理部门，档案管理人员根据查阅权限进行审核。3.审核通过后，档案管理人员为查阅人提供相应的制度档案，并在《制度档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并在登记表上签字确认。（三）借阅规定1.公司内部员工因工作需要借阅制度档案，应填写《制度档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的制度档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换页张。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应责任。五、制度档案的修订与废止（一）修订程序1.制度执行过程中，如发现制度存在缺陷或与实际情况不符，各部门应及时提出修订建议。2.修订建议应提交至公司相关职能部门，由职能部门组织相关人员进行研究论证。3.根据论证结果，职能部门起草制度修订稿，并征求公司内部各部门及相关人员的意见。4.对征求到的意见进行整理分析，对修订稿进行修改完善，形成制度修订草案。5.制度修订草案经公司决策层审议通过后，发布实施，并按照本制度规定进行归档管理。（二）废止程序1.因公司业务调整或制度更新，部分制度不再适用时，由相关部门提出废止建议。2.废止建议应提交至公司档案管理部门，档案管理部门对拟废止的制度进行审核确认。3.经审核确认后，发布制度废止通知，并将废止的制度档案从档案库中清理出来，单独存放，以备查考。六、制度档案的信息化管理（一）建立制度档案管理系统1.公司应建立完善的制度档案管理系统，实现制度档案的电子化存储、检索、借阅等功能。2.制度档案管理系统应与公司办公自动化系统相衔接，确保制度文件的及时发布和更新。3.在制度档案管理系统中，应设置权限管理模块，根据员工的岗位职责和查阅权限，分配不同的系统操作权限。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将制度档案的纸质文件内容录入制度档案管理系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对制度档案管理系统中的数据进行维护，包括数据备份、数据清理、数据更新等，保证系统数据的准确性和完整性。3.随着公司制度的不断修订和完善，档案管理人员应及时更新制度档案管理系统中的相关数据，确保系统数据与实际制度文件保持一致。七、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对各部门制度档案管理情况进行监督检查，检查内容包括制度档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节。2.监督检查可采取定期检查和不定期抽查相结合方式，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将制度档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门制度档案管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括制度档案的完整性、准确性、规范性、及时性等方面，具