人才档案室工作制度

PAGE人才档案室工作制度一、总则（一）目的为加强公司人才档案室的规范化管理，有效保护和利用各类人才档案资源，为公司的人才选拔、任用、培养、考核等工作提供可靠依据，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司人才档案室的所有工作人员以及涉及档案查阅、借阅、保管等相关活动的公司内部人员。（三）基本原则1.真实性原则：确保档案内容真实、准确、完整，如实反映员工的工作经历、业绩、奖惩等情况。2.保密性原则：严格遵守保密规定，保护档案信息的安全，防止档案内容泄露。3.规范性原则：按照国家有关法律法规和行业标准，规范档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作流程。4.服务性原则：以服务公司发展和员工需求为宗旨，高效、便捷地提供档案相关服务。二、档案管理职责分工（一）档案室管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。2.严格执行档案管理制度，做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。3.按照规定的程序和要求，办理档案的查阅、借阅、归还等手续，对查阅、借阅情况进行登记和统计。4.负责档案信息化建设，将档案信息录入系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平。5.积极开展档案编研工作，根据公司发展需要，编写档案参考资料，为公司决策提供参考依据。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门员工档案材料的收集、整理和初步审核工作，确保档案材料的真实性和完整性。2.按照规定的时间和要求，将本部门整理好的档案材料移交至人才档案室。3.根据工作需要，协助档案室管理人员做好档案的查阅、借阅等相关工作。（三）档案管理部门负责人职责1.全面负责人才档案室的管理工作，制定和完善档案管理制度，确保档案管理工作的规范化和科学化。2.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。3.协调解决档案管理工作中出现的问题，保障档案管理工作的顺利开展。4.定期向上级领导汇报档案管理工作情况，为公司决策提供档案管理方面的建议和意见。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.员工入职时提交的个人简历、学历学位证书、身份证、资格证书、劳动合同等相关材料。2.员工在工作期间形成的各类考核材料、培训记录、奖惩决定、岗位变动通知等。3.员工参加各类社会活动获得的荣誉证书、科研成果、发表的论文等材料。4.其他与员工个人发展和公司相关的重要材料。（二）档案收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门员工的档案材料，确保材料的真实性和完整性。2.收集的档案材料应字迹清晰、格式规范、签字盖章齐全。3.对于不符合要求的档案材料，应及时与相关人员沟通，要求其补充或更正。（三）档案整理方法1.按照档案类别进行分类，如人事档案、培训档案、考核档案、奖惩档案等。2.对每一类档案进行编号，编制档案目录，便于查找和管理。3.将档案材料按照时间顺序或重要程度进行排列，采用A4纸规格进行装订，确保档案整齐、美观。四、档案的归档与保管（一）档案归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的档案材料移交至人才档案室时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案室管理人员对移交的档案材料进行审核，核对档案材料的完整性和准确性，无误后进行归档。3.将归档后的档案按照档案编号顺序放入档案柜中，并在档案柜上标明档案类别和编号范围。（二）档案保管要求1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件，配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（三）档案保管期限1.员工人事档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般为员工离职后[X]年。2.其他各类档案的保管期限根据其重要程度和使用价值确定，一般为[X]年至[X]年不等。3.超过保管期限的档案，经档案管理部门负责人审核批准后，按照规定的程序进行销毁。五、档案的查阅与借阅（一）查阅档案规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，提交至人才档案室。2.档案室管理人员对查阅申请表进行审核，符合规定的予以批准，并安排专人负责陪同查阅。3.查阅档案时，应在指定的查阅地点进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室，档案室管理人员对档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（二）借阅档案规定1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。如因工作需要必须复制、摘抄的，应经档案管理部门负责人批准，并注明出处。4.借阅人员归还档案时，档案室管理人员应认真检查档案的完整性和保密性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、档案的信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立公司人才档案信息管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和准确性，方便公司内部人员查阅和使用档案信息。3.加强档案信息的安全管理，防止档案信息泄露和丢失。（二）档案信息录入要求1.档案室管理人员应按照档案整理的结果，将档案信息准确无误地录入档案信息管理系统。2.录入的档案信息应包括档案编号、姓名、性别、出生日期、学历、职称、工作经历、奖惩情况等基本内容，以及档案材料的详细目录和电子文档。3.定期对录入的档案信息进行核对和更新，确保信息的及时性和准确性。（三）档案信息系统安全管理1.建立档案信息系统安全管理制度，明确系统管理员、操作人员的职责和权限。2.采取必要的安全防护措施，如设置防火墙、安装杀毒软件、定期备份数据等，防止网络攻击和数据丢失。3.严格控制档案信息系统用户的访问权限，对不同级别的用户设置不同的操作权限，确保档案信息的安全。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定工作1.定期对保管期限已满或失去保存价值的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案室管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的内容和实际利用情况，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见，确定哪些档案可以销毁，哪些档案需要继续保存。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清单，详细列出档案的名称、编号、保管期限、销毁原因等内容。（二）档案销毁程序1.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核签字后，报公司主管领导批准。2.批准后的档案销毁清单应一式两份，一份留存档案室作为档案销毁记录，一份交公司财务部门作为资产核销依据。3.档案销毁应在指定的地点进行，由专人负责监销，确保