寄宿生档案管理制度

PAGE寄宿生档案管理制度一、总则（一）目的为了加强寄宿生档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，确保寄宿生档案的完整性、准确性和安全性，为学校教育教学管理、学生综合素质评价、家校沟通等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体寄宿生档案的管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映寄宿生的实际情况，确保信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集寄宿生在学习、生活、品德等方面的相关资料，保证档案资料的齐全。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，保护寄宿生个人隐私，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理工作，确保档案管理的科学性和系统性。二、档案内容（一）个人基本信息1.入学登记表：包括姓名、性别、出生日期、籍贯、民族、家庭住址、联系电话等基本信息。2.身份证复印件：提供寄宿生本人身份证复印件，确保身份信息准确。3.照片：近期免冠一寸照片若干张，用于档案标识和相关证件制作。（二）学习成绩档案1.学期成绩单：记录寄宿生每学期各学科的考试成绩、平时表现成绩等。2.学业获奖证书：收集寄宿生在学习过程中获得的各类奖项证书，如三好学生、优秀学生干部、学科竞赛获奖证书等。3.学习困难记录：对于学习上存在困难的寄宿生，记录其困难表现、辅导措施及效果等情况。（三）品德行为档案1.品德评语：班主任或生活老师对寄宿生每学期品德表现的综合评价。2.违纪记录：详细记录寄宿生在校期间的违纪行为，包括违纪时间、地点、事件经过、处理结果等。3.志愿服务记录：记录寄宿生参与学校或社会志愿服务活动的情况，如服务时间、服务内容、服务评价等。（四）健康档案1.体检报告：收录寄宿生入学时及在校期间的定期体检报告，包括身体各项指标检查结果。2.疫苗接种记录：记录寄宿生的疫苗接种情况，确保疫苗接种信息完整。3.疾病诊疗记录：详细记录寄宿生在校期间发生的疾病诊断、治疗过程及康复情况等。（五）生活档案1.住宿申请表：记录寄宿生申请住宿的相关信息，包括申请时间、申请理由等。2.宿舍分配记录：明确寄宿生所在宿舍的房间号、床位号等信息。3.生活习惯记录：如个人卫生习惯、作息时间等方面的记录，以便更好地关注寄宿生生活情况。4.家校沟通记录：整理学校与家长之间关于寄宿生生活情况的沟通记录，包括电话沟通、家长会记录、家访记录等。三、档案收集（一）收集责任主体1.班主任负责收集本班寄宿生的学习成绩档案、品德行为档案等相关资料。2.生活老师负责收集寄宿生的生活档案及健康档案中的部分信息，如生活习惯记录、疾病诊疗记录等。3.学校医务室负责提供寄宿生的体检报告、疫苗接种记录等健康档案资料。（二）收集时间1.每学期开学初，班主任应及时收集上学期寄宿生的学习成绩档案、品德评语等资料，并进行初步整理。2.寄宿生在校期间发生的各类事件，相关责任人应在事件发生后及时记录，并在一周内将资料提交至档案管理人员。3.学校定期组织体检后，医务室应在两周内将体检报告整理归档，并移交至档案管理部门。（三）收集要求1.收集的档案资料应真实、完整、清晰，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。2.资料应统一使用A4纸张打印或书写，字迹工整，内容准确。3.对于电子文档资料，应确保格式规范、存储安全，并按照要求进行备份。四、档案整理（一）整理原则1.按照档案内容的类别和时间顺序进行分类整理，确保档案资料条理清晰。2.同一类别的档案资料应按照重要程度和时间先后顺序排列，便于查找和使用。（二）整理方法1.分类编号：对不同类别的档案进行编号，如个人基本信息为A类档案，学习成绩档案为B类档案等，并在每类档案前设置目录清单，注明档案类别、编号、名称、起止日期等信息。2.装订成册：对于纸张较多的档案类别，如学习成绩档案、品德行为档案等，应进行装订成册，并在每册封面注明档案名称、所属学期、寄宿生姓名等信息。3.编制页码：对装订成册的档案进行页码编制，确保页码连续、准确，便于查阅和引用。（三）整理流程1.档案管理人员接收各责任主体提交的档案资料后，首先对资料进行初步审核。2.根据审核结果，对档案资料进行分类整理，按照上述整理方法进行编号、装订、编制页码等操作。3.在整理过程中，如发现档案资料存在问题或不完整的情况，及时与相关责任人沟通，要求补充或更正资料。五、档案保管（一）保管场所1.学校应设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放安全。2.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管方式1.纸质档案保管：将整理好的纸质档案按照类别和编号顺序存放在档案柜中，确保档案存放整齐、有序，便于查找和取用。2.电子档案保管：对于电子档案，应进行分类存储，并建立电子档案索引目录，方便快速检索。同时，定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管期限1.寄宿生在校期间形成的档案资料应长期保管，直至学生毕业离校后[X]年。2.对于已毕业学生的档案，应按照国家档案管理规定进行妥善保管，保管期限为[X]年。（四）档案安全管理1.建立档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案保管场所的安全防范措施。非档案管理人员未经允许不得进入档案保管室。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案数量准确、内容完整、存放安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。3.加强对档案保管设备的维护和管理，定期检查防火、防潮、防虫等设备的运行情况，确保设备正常运行。六、档案利用与借阅（一）利用范围1.学校教育教学管理部门可根据工作需要查阅寄宿生档案，用于学生综合素质评价、教学质量分析、学生管理等工作。2.班主任和生活老师可查阅本班寄宿生档案，以便更好地了解学生情况，开展教育教学和生活管理工作。3.学校其他部门因工作需要，经档案管理部门负责人同意后可查阅相关寄宿生档案。4.家长因了解学生在校情况，可申请查阅其子女的寄宿生档案，但需按照学校规定办理相关手续。（二）借阅流程1.借阅申请：借阅人需填写《寄宿生档案借阅申请表》，注明借阅档案的类别、名称、借阅目的、借阅时间等信息，并签字确认。2.审批流程：申请表提交至档案管理部门负责人，负责人根据借阅申请进行审核，对于符合借阅规定的申请予以批准，并注明批准借阅期限。3.借阅登记：档案管理人员根据批准的申请表，对借阅档案进行登记，记录借阅人姓名、单位、借阅时间、归还时间等信息。4.档案借阅：借阅人凭借阅申请表和有效证件到档案保管室领取档案，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量和内容，并提醒借阅人注意档案保管和保密事项。5.档案归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理人员在收到归还的档案后，应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。（三）利用要求1.档案利用人员应严格遵守档案保密制度，不得擅自将档案内容泄露给无关人员。2.查阅和借阅档案时，应在档案保管室内进行，不得将档案带出保管室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并注明用途。3.档案利用完毕后，应及时归还档案，不得擅自转借他人或延长借阅期限。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立寄宿生档案信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、统计分析等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案录入：将纸质档案中的各类信息按照系统要求进行录入，建立电子档案数据库。录入过程中应确保信息准确无误，并进行严格的审核。2.档案检索：利用信息化管理系统提供的检索功能，方便快捷地查找所需档案信息。可根据档案类别、寄宿生姓名、时间等多种条件进行检索。3.统计分析：通过信息化管理系统对寄宿生档案数据进行统计分析，生成各类报表和分析报告，为学校教育教学管理决策提供数据支持。（三）系统维护与安全管理1.安排专人负责寄宿生档案信息化管理系统的维护和管理，定期对系统进行检查和更新，确保系统正常运行。2.加强对系统的安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权的人员访问系统。定期备份系统数据，防止数据丢失。八、档案管理人员职责（一）档案管理负责人职责1.全面负责寄宿生档案管理工作，制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督档案管理人员的工作，定期检查档案管理工作情况，及时发现和解决问题。3.协调学校各部门之间的档案管理工作，确保档案资料的有效收集、整理和利用。4.负责与上级档案管理部门的沟通与联系，及时了解档案管理工作的最新要求和动态，并组织落实。（二）档案管理人员职责1.按照档案管理制度的要求，负责档案的收集、整理、保管、利用等具体工作。2.认真做好档案资料的审核、分类、编号、装订、存储等工作，确保档案资料的质量和安全。3.建立档案管理台账，记录档案的收进、移出、借阅、利用等情况，做到账目清晰、手续完备。4.按照规定的期限保管档案，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并向上级报告。5.积极为档案利用人员提供服务，协助查阅和借阅档案，解答相关问题，并做好档案利用登记工作。九、监督与考核（一）监督机制1.学校成立档案管理监督小组由学校分管领导、各部门负责人等组成，定期对寄宿生档案管理工作进行检查和监督。2.监督小组应重点检查档案管理制度的执行情况档案收集、整理、保管、利用等环节的工作质量，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.制定档案管理工作考核指标体系，对档案管理人员的工作进行量化考核。考核指标包括档案资料完整性、准确性、安全性，档案管理工作效率，档案