公司法务档案管理制度

PAGE公司法务档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司法务档案管理，规范法务档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保法务档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥法务档案在公司运营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及各部门涉及法务工作形成的各类档案，包括但不限于合同文件、诉讼与仲裁文件、法律咨询文件、合规审查文件等。（三）管理原则1.集中统一管理原则法务档案由公司法务部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实完整原则档案内容应真实反映法务工作实际情况，确保档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.分类科学原则按照法务工作的类别和特点，对档案进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露，维护公司合法权益。二、档案管理职责（一）法务部门职责1.负责制定和完善法务档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门法务档案的收集、整理、归档工作。3.负责法务档案的集中统一保管，确保档案的安全和完整。4.按照规定提供法务档案的查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。5.定期对法务档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。（二）各部门职责1.负责本部门法务文件材料的收集、整理，并定期移交法务部门归档。2.配合法务部门做好法务档案的查阅、借阅等相关工作。3.严格遵守公司法务档案管理制度，确保本部门形成的法务文件材料符合归档要求。三、档案收集（一）收集范围1.合同类包括各类业务合同、租赁合同、采购合同、销售合同、技术合同等，以及合同的洽谈记录、意向书、补充协议等相关文件。2.诉讼与仲裁类起诉状、答辩状、证据材料、庭审记录、仲裁申请书、仲裁裁决书等法律文书。3.法律咨询类法律咨询函、法律意见书、律师工作报告等。4.合规审查类合规自查报告、合规审查意见、风险评估报告等。5.其他法务文件公司涉及的知识产权文件、劳动法律事务文件、行政法律事务文件等。（二）收集要求1.各部门应在法务工作完成后及时将相关文件材料收集齐全，确保文件的完整性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应确保其真实性、完整性和可读性，并按照规定进行备份和存储。四、档案整理（一）分类标准1.合同类档案按照合同的业务类型、签订时间等进行分类。2.诉讼与仲裁类档案按照案件性质、审理阶段等进行分类。3.法律咨询类档案按照咨询事项、咨询时间等进行分类。4.合规审查类档案按照审查对象、审查时间等进行分类。5.其他法务文件根据文件性质进行分类。（二）整理方法1.对收集到的文件材料进行分类排序，剔除重复、无效的文件。2.按照文件的形成时间顺序或重要程度进行编号，确保编号的唯一性。3.编制文件目录，注明文件名称、编号、日期、来源等信息，便于查找和检索。4.对于纸张破损、字迹模糊的文件，应进行修复或复制，确保档案的质量。五、档案归档（一）归档时间各部门应在每年[具体时间]前将上一年度形成的法务文件材料移交法务部门归档。对于重大法务事项，应在事项结束后[规定时间]内及时归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的法务文件材料编制移交清单，一式两份，双方签字确认。2.法务部门对移交的档案进行核对、检查，确保档案符合归档要求。3.将符合要求的档案按照分类标准进行装订、编目，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、年度、保管期限等信息。4.建立法务档案总目录，记录档案的存放位置、编号等信息，便于查询和管理。六、档案保管（一）保管期限1.合同类档案一般保管期限为[X]年，重要合同的保管期限为[X]年。2.诉讼与仲裁类档案保管期限至案件终结后[X]年。3.法律咨询类档案保管期限为[X]年。4.合规审查类档案保管期限为[X]年。5.其他法务文件根据文件性质和实际需要确定保管期限。（二）保管设施1.法务部门应设置专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度、湿度适宜，符合国家有关档案保管的标准要求。（三）档案保管要求1.档案应按照分类顺序存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对于电子档案，应定期进行备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失或损坏。4.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自将档案带出档案库房或泄露档案信息。七、档案利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅法务档案的，应填写《法务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交法务部门审批。2.法务部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容、归还时间等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案，应经法务部门负责人批准，并按照规定办理复制手续。（二）借阅1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅法务档案的，应提交正式的借阅申请函，注明借阅目的、借阅期限等信息，并提供相关证明材料。2.法务部门对借阅申请进行严格审核，报公司分管领导批准后，方可办理借阅手续。3.借阅档案时，借阅人员应填写《法务档案借阅登记表》，注明借阅档案名称、编号、借阅时间、归还时间等信息，并签字确认。借阅期限一般不得超过[规定天数]，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于其他非借阅目的。4.借阅期满，借阅人员应按时归还档案。法务部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.法务部门定期对保管期限已满的法务档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由法务部门负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。2.档案鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应编制《法务档案销毁清单》。（二）销毁1.《法务档案销毁清单》经公司分管领导批准后，由法务部门组织实施销毁工作。2.销毁档案时