经审工作档案管理制度

PAGE经审工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强经审工作档案管理，确保经审工作档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在经审工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各级经审部门在开展审计监督等相关工作过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。经审工作档案由各级经审部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案内容必须真实反映经审工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则。严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全，防止档案资料泄露。4.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和使用。二、档案管理职责（一）经审部门职责1.负责制定和完善经审工作档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、归档经审工作中形成的各类档案资料。3.负责对经审工作档案进行分类、编号、编目等基础管理工作。4.负责建立经审工作档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.负责对经审工作档案的保管、鉴定、销毁等工作进行监督和指导。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、装订、保管等具体工作。2.严格遵守档案管理规定，确保档案的安全和保密。3.按照规定的程序和要求，及时为档案利用者提供档案查阅、借阅等服务。4.协助经审部门做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.审计通知书、审计工作方案、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等审计文书。2.审计证据材料，包括审计工作底稿、审计取证单、相关证明材料等。3.被审计单位的财务报表、会计凭证、账簿、合同协议等资料。4.审计过程中的会议记录、谈话记录、函件等。5.与经审工作相关的其他文件、资料。（二）收集要求1.经审人员应及时收集在工作中形成的各类档案资料，确保资料的完整性。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法与要求1.分类。根据经审工作档案的内容和性质，分为审计项目档案、审计综合档案等类别。审计项目档案按照审计项目进行分类，一个审计项目的档案作为一个整体进行整理；审计综合档案按照文件内容和时间顺序进行分类。2.编号。对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。审计项目档案编号可采用“年份+项目序号”的方式，如“202301”表示2023年的第一个审计项目；审计综合档案编号可采用“年份+流水号”的方式，如“2023001”。3.编目。编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存。4.装订。将整理好的档案资料按照顺序进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅和保管。对于纸张较大的文件，应进行折叠处理，使其大小与档案封面一致。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.审计项目档案。按照审计项目的性质、内容和范围进行分类，如财务收支审计档案、经济责任审计档案、专项审计调查档案等。2.审计综合档案。按照文件的内容和时间顺序进行分类，如工作计划、工作总结档案，规章制度档案，培训资料档案等。（二）编号规则1.审计项目档案编号。采用“年份+项目序号”的方式，年份用四位数字表示，项目序号用两位数字表示，中间用“”连接。例如，2023年的第一个审计项目编号为“202301”。2.审计综合档案编号。采用“年份+流水号”的方式，年份用四位数字表示，流水号用三位数字表示，中间用“”连接。例如，2023年的第一份审计综合档案编号为“2023001”。五、档案的保管与存储（一）保管期限确定1.审计项目档案的保管期限根据审计项目的重要程度和性质确定，分为永久、长期和短期。永久保管的档案包括：涉及重大违法违纪问题的审计项目档案；对公司/组织发展有重大影响的审计项目档案等。长期保管的档案包括：一般财务收支审计、经济责任审计等项目档案，保管期限为10年。短期保管的档案包括：一般性专项审计调查等项目档案，保管期限为3年。2.审计综合档案的保管期限根据文件的性质和重要程度确定，一般分为永久、长期和短期。永久保管的档案包括：公司/组织重要决策文件、规章制度等。长期保管的档案包括：工作计划、工作总结等文件，保管期限为10年。短期保管的档案包括：一般性通知、简报等文件，保管期限为3年。（二）保管要求1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.根据档案的保管期限，定期对档案进行检查和清理，对到期档案进行鉴定和处理。（三）存储方式1.纸质档案应采用纸质载体进行存储，同时可根据实际需要进行数字化扫描备份，建立电子档案库。2.电子档案应按照规定的格式和存储方式进行存储，存储介质应定期进行备份，防止数据丢失。电子档案应建立严格的访问权限管理制度，确保档案信息安全。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限与程序1.公司/组织内部人员查阅经审工作档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，报经审部门负责人审批。2.经审部门负责人根据查阅申请进行审批，对于涉及重要机密或敏感信息的档案，应严格控制查阅范围和审批权限。3.查阅人员凭审批通过的《档案查阅申请表》到档案管理人员处查阅档案，档案管理人员应按照规定提供档案，并对查阅过程进行监督。4.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案资料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。（二）借阅权限与程序1.公司/组织内部人员借阅经审工作档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，报经审部门负责人审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日。2.经审部门负责人根据借阅申请进行审批，对于涉及重要机密或敏感信息的档案，应严格控制借阅范围和审批权限。3.借阅人员凭审批通过的《档案借阅申请表》到档案管理人员处办理借阅手续，档案管理人员应将档案资料交予借阅人员，并对借阅过程进行登记。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。借阅期满后，应及时归还档案资料。如因特殊原因需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。（三）外部单位查阅与借阅1.外部单位查阅或借阅经审工作档案，应出具单位介绍信，注明查阅或借阅的目的、内容等，经公司/组织分管领导审批同意后，报经审部门负责人审核。2.经审部门负责人根据审核情况，确定查阅或借阅的范围和方式，并安排档案管理人员协助查阅或借阅工作。3.外部单位查阅或借阅档案时，应严格遵守公司/组织的档案管理规定，不得擅自复制、传播档案内容。如需复制档案资料，应经公司/组织同意，并按照规定进行登记和收费。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由经审部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、审计业务骨干等。2.档案鉴定小组定期对到期档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际价值，提出鉴定意见。3.鉴定意见应明确档案的存毁情况，对于需要销毁的档案，应列出档案清单。（二）销毁程序1.经审部门负责人根据档案鉴定小组的鉴定意见，对需要销毁的档案进行审批。2.档案管理人员按照审批意见，对拟销毁的档案进行登记造册，注明档案编号、题名、日期、保管期限等内容。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁后的档案清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的经审工作档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅、借阅和共享，为经审工作提供有力的信息支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备和软件系统，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案库，实现档案的电子化存储。数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理要求。3.建立档案信