招标办档案管理制度

PAGE招标办档案管理制度一、总则（一）目的为加强招标办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在招标工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于招标办在招标活动中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：招标办档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映招标活动的全过程，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善招标办档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理招标办的各类档案，进行分类、编号、整理、装订和保管。3.建立档案检索系统，编制档案目录和索引，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁。5.负责档案的安全保密工作，采取必要的防护措施，确保档案的安全。6.组织开展档案的信息化建设，推进档案管理的现代化。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在招标活动中形成的各类文件、资料、记录等的收集、整理和归档工作，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.对本部门形成的档案进行分类、编号，确保档案的规范和完整。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责,严格遵守档案管理制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管、查询、借阅等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并向上级报告。4.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平和工作能力。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.招标项目的立项文件、审批文件、核准文件等。2.招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。3.招标活动中的会议记录、纪要、决议等。4.与招标项目相关的往来函件、传真、电子邮件等。5.合同文本、协议、补充协议等。6.验收报告、结算凭证等。7.其他与招标活动有关的文件、资料、记录。（二）收集要求及时间1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在招标活动中形成的各类文件、资料、记录，并进行初步整理。2.项目完成后[X]个工作日内，各部门应将整理好的档案移交档案管理部门。3.档案管理部门应在收到移交档案后的[X]个工作日内，完成档案的审核、分类、编号、装订等工作，并进行归档。（三）归档程序1.档案形成部门将收集整理好的档案移交档案管理部门时，应填写《档案移交清单》，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。对不符合要求的档案，应退回档案形成部门进行补充或修正。3.审核通过的档案，按照档案分类方案进行分类，编制档案编号，并进行装订。4.将装订好的档案放入档案柜中，并在档案柜上标明档案类别、编号等信息，建立档案存储索引。四、档案的分类与编号（一）分类方法招标办档案按照招标项目的类别、阶段和文件性质进行分类，具体分类如下：1.项目前期文件：包括项目立项、审批、核准等文件。2.招标文件：包括招标公告、招标文件、答疑文件等。3.投标文件：包括投标单位的投标文件、资格证明文件等。4.评标文件：包括评标报告、评标记录、评委意见等。5.中标文件：包括中标通知书、中标合同等。6.合同执行文件：包括合同变更协议、验收报告、结算凭证等。7.其他文件：包括与招标项目相关的往来函件、会议记录、纪要、决议等。（二）编号规则档案编号采用“年度+项目类别+流水号”的形式，具体规则如下：1.年度：采用公元纪年，取四位数字，如“20XX”。2.项目类别：根据档案分类方案，用两位字母表示，如“XQ（项目前期文件）”、“ZB（招标文件）”等。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，如“0001”、“[具体流水号]”等。例如：2023年第5个招标项目的招标文件，编号为“2023ZB0005”。五、档案的保管（一）保管期限招标办档案的保管期限根据档案的重要性和性质分为永久、长期和短期三种，具体如下：1.永久保管：涉及重大招标项目、具有重要历史价值和法律意义的档案，如项目立项文件、审批文件、中标合同等，应永久保管。2.长期保管：对招标活动有一定参考价值，保管期限为[X]年的档案，如招标文件、投标文件、评标报告等，应长期保管。3.短期保管：只在短期内有利用价值，保管期限为[X]年的档案，如与招标项目相关的往来函件、会议记录等，应短期保管。（二）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案应按照类别和编号顺序存放，便于查找和管理。3.对电子档案，应进行备份存储，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）档案库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.严格控制档案库房的出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.定期对档案库房进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。4.做好档案库房的安全防范工作，配备必要的消防器材和防盗设备，确保档案库房的安全。六、档案的查询与借阅（一）查询程序1.内部人员因工作需要查询档案时，应填写《档案查询申请表》，注明查询的档案名称、编号、查询目的等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.将《档案查询申请表》提交档案管理部门，档案管理人员根据申请内容进行查询，并提供相关档案资料。3.查询人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。查阅过程中应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、圈划、批注等。4.查询结束后，查询人员应将档案资料归还档案管理部门，并在《档案查询登记表》上签字确认。（二）借阅程序1.因工作需要借阅档案时，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅的档案名称。编号、借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。2.将《档案借阅申请表》提交档案管理部门，档案管理人员根据申请内容进行审核，并办理借阅手续。借阅人应在《档案借阅登记表》上签字确认。3.档案管理人员根据批准的借阅期限，将档案提供给借阅人，并告知借阅人档案的保管要求和注意事项。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序办理。5.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如需延期借阅，应重新办理借阅手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要性、历史价值和现实利用价值等因素，对到期档案进行全面审查，确定档案的存毁。具体鉴定标准如下：1.永久保管的档案：对招标活动具有重大影响、涉及重要权益、具有长期历史价值和法律意义的档案，应永久保管。2.长期保管的档案：对招标活动有一定参考价值，在较长时间内仍需保存的档案，应长期保管。3.短期保管的档案：只在短期内有利用价值，保管期满后可销毁的档案，应短期保管。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定后，提出档案销毁清单，报档案管理部门负责人审核。2.档案管理部门负责人审核通过后，报单位主管领导批准。3.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁时应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立招标办档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、录入，形成电子档案，并进行分类、编号、存储。2.档案信息系统建设：建立档案管理信息系统，包括档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，实现档案管理的信息化。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息系统的数据安全。（三）信息化管理